Методология Lean: что это, кому и как использовать. Разбираемся на примерах

Суть метода Lean

Lean manufacturing — это система управления, в основе которой лежат такие принципы, как создание ценности продукта, устранение потерь и постоянное совершенствование. Проще объяснить, что такое Lean на конкретных примерах.

❌ Обычное производство, на котором не используют метод Lean. Утром работники завода в течение часа распределяют задачи, устанавливают, кто с каким оборудованием работает. Каждый день 30–50 минут у них уходит на то, чтобы найти нужные детали на складе. Из-за этого производительность падает, один работник за смену выпускает 10 единиц товара. Сотрудникам приходится надолго покидать рабочее место, чтобы найти детали, из-за этого у них нет возможности следить за оборудованием, в результате увеличивается количество дефектов.

✔️ Производство, на котором используют метод Lean. Каждый вечер ответственный сотрудник составляет задачи на следующий день, распределяет оборудование между работниками. Утром они получают готовое задание, сразу приступают к работе. На заводе внедрили систему хранения деталей и автоматизацию их поиска. Теперь сотрудники тратят 5 минут, чтобы найти нужную деталь. Один работник за смену выпускает 12 единиц товара. Скорость выпуска продукции увеличилась на 20%, уровень брака снизился на 17%.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Lean (бережливое производство) часто называют методологией, хотя конкретных наборов готовых действий у этого метода нет. Это скорее философия, чьим принципам можно следовать, используя определенные инструменты. Но выстраивать систему Lean приходится самостоятельно, поскольку для каждой компании она уникальна.

Поскольку метод называют бережливым производством, может показаться, что его следует использовать, если компания производит какой-то товар на заводе. Но это не так. Философия используется для создания цифровых продуктов и программного обеспечения, ее внедряют финансовые компании, банки, образовательные и медицинские учреждения. Концепция подходит для сферы обслуживания и специалистов технической поддержки.

К примеру, если нужно внедрить бережливое производство для службы доставки ресторана, руководители изучают все операции, находят, что можно оптимизировать. Допустим, работа службы доставки выглядит так:

1. Оператор принимает заказ.
2. Кухня получает заказ, ставит его в очередь. 
3. Повар готовит блюда.
4. Блюда готовы, заказ ожидает доставщика.
5. Доставщик забирает и отвозит заказ.
6. Доставщик получает деньги от клиента.

В результате анализа становится понятно, что второе и четвертое действия увеличивают срок доставки товара, поэтому их нужно оптимизировать. Для этого есть определенные инструменты, о которых мы расскажем дальше.

Цели Lean

Lean внедряют, чтобы выпускать продукт, который нравится клиенту, при этом сокращая потери. Это главная цель данной философии. Потери — это действия, которые никак не отражаются на ценности продукта. Например, к потерям относят брак или лишние действия сотрудников. 

Помимо основной цели, есть и другие:

1. Выпускать столько товара, сколько нужно покупателям на практике. Не больше и не меньше.
2. Добиться высокого качества товара и отсутствия брака. 
3. Обеспечить быструю доставку товара до конечного потребителя.
4. Использовать складские помещения небольшой площади.
5. Эффективно использовать все виды ресурсов.
6. Привлечь всех сотрудников к разработке ценного продукта.

То есть задача метода в том, чтобы всеми усилиями создать ценный продукт и устранить то, что мешает получить такой продукт. К примеру, минимизировать брак, не хранить большие запасы товара, не переплачивать за аренду склада.

Принципы Lean

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Принципы бережливого производства простые, но за ними стоит система тщательного планирования бизнес-процессов и их постоянного улучшения. Основные принципы:

1. Понять, в чем ценность продукта для потребителя. Это значит, что нужно изучить запросы потребителей, чтобы усовершенствовать производство под них. Допустим, покупателям важно отсутствие брака. Значит, следует усовершенствовать технологию выпуска продукции и процесс контроля качества таким образом, чтобы минимизировать брак. 
2. Проанализировать все действия и устранить ненужные, которые не помогают сделать продукт ценным. Необходимо детально изучить каждое действие на всех этапах создания продукта и оптимизировать их. Допустим во время анализа оказывается, что сотрудники тратят много времени на оформление упаковки: наклеивают штрих-коды, стикеры, вручную маркируют товар. Значит, маркировку лучше автоматизировать, а стикеры и вовсе убрать, если это не отразится на ценности.
3. Создать непрерывный поток работы. Все производственные процессы нужно выстроить по принципу конвейера, чтобы сотрудники работали быстро и слаженно, не было простоев из-за задержки сырья или других сбоев в работе.
4. Учитывать желания потребителей. Не стоит выпускать продукцию с огромным запасом. Тогда она будет лежать на складе, придется тратить лишние деньги на аренду. Пока товар не продается, денежные средства заморожены, так как они не возвращаются в компанию в виде выручки.
5. Совершенствовать процесс работы. Выстраивать процесс работы по методу Lean необходимо постоянно. Эту концепцию должны изучать все сотрудники вашей компании, чтобы применять ее в работе.

Эти принципы Lean позволят разрабатывать конкурентоспособный продукт, помогут снизить затраты, улучшить продуктивность работы сотрудников.

Виды потерь

В соответствии с принципами бережливого производства нужно добиться увеличения ценности продукта. Если покупателю важно получить товар как можно быстрее, значит, ценность заключается в том, чтобы максимально сократить скорость доставки.

В философии Lean есть понятие потери. Это все то, что негативно влияет на ценность продукта или снижает доходы вашего бизнеса. Например, компания долго доставляет товар из-за непродуманной системы логистики. Это и есть потеря.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Всего существует 8 видов потерь:

1. Перепроизводство. Чтобы сократить количество продукции, которую не раскупили пользователи, необходимо учитывать спрос. К примеру, не выпускать товар крупными партиями. Этот вид потери тесно переплетается со следующим.
2. Лишние запасы. Накопление товаров приводит к увеличению затрат на его хранение. Это может быть оправдано только в периоды повышенного спроса. Допустим, завод производит искусственные елки, в ноябре и декабре ожидается повышенный спрос, поэтому в эти месяцы выпускают большие партии изделий. Но производить елки с запасом с февраля по октябрь — это не рационально.
3. Ожидания. Сюда включают простои, связанные с поломкой оборудования или недостаточной автоматизацией цеха. 
4. Транспортировка. Это проблемы на всех этапах транспортировки сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. Когда поставщик материала задерживает партию на неделю, это и есть проблемы с транспортировкой. 
5. Лишние движения. Это потери, связанные с временными затратами из-за лишних действий сотрудников. Рабочий тратит 20 минут в день на поиск нужных деталей, он делает лишние движения, которые не несут ценности.
6. Брак. Бракованная продукция приводит к убыткам, так как ее необходимо заменить или отремонтировать. Еще это ущерб для репутации бизнеса. Поэтому компаниям важно продумывать, как минимизировать брак.
7. Ненужная обработка. Это неэффективная обработка продукции, которая может приводить к финансовым потерям. Например, компания использует устаревшее оборудование для создания металлических корпусов. Из-за старого оборудования на производстве увеличиваются отходы, растет себестоимость готового товара. 
8. Неиспользованный потенциал команды. Сотрудники могут предлагать интересные идеи об улучшении рабочих процессов. Стоит рассматривать процессы с их точки зрения, это поможет улучшить технологию производства.

Первые семь видов потерь выделил Тайити Оно, который считается основателем концепции бережливого производства. Последний вариант после проведения исследований добавил Джеффри Лайкер. 

Инструменты бережливого производства

Lean — это набор методик, с помощью которых удается добиться снижения потерь и увеличения ценности продукта. Эти методики позволяют минимизировать одну или сразу несколько потерь.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Кайдзен

Философия Lean зарождалась в Японии и Америке, поэтому многие инструменты носят японские названия. Кайдзен (Kaizen) — это постоянное улучшение всех процессов с целью сокращения расхода времени и других ресурсов. Кайдзен применяется, чтобы минимизировать потери, связанные с лишними движениями, и увеличить производительность команды. 

Кайдзен предполагает, что все участники процесса должны работать слаженно, продуктивно. Для этого сотрудников следует обучать и мотивировать, развивать их самодисциплину и проактивность, выстраивая систему корпоративной культуры. 

Вот, что об этом говорит Джеффри Лайкер, автор книги «Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира»: 

«Сотрудникам нужна определенная автономия, которая позволяет им почувствовать, что они контролируют свою работу. Нет более эффективных факторов мотивации, чем сложные задачи, требующие напряжения сил, а также постоянная оценка прогресса, обратная связь и, время от времени,  награда».

Хейдзунка

Этот термин с японского языка переводится как «выравнивание». В рамках философии Lean он предполагает выравнивание количества товара. Суть в том, чтобы изготавливать такой объем продукции, который нужен потребителям. Например, если в течение месяца компания распродает 500 000 единиц товара, не стоит производить товар в большем объеме, и хранить его на складе. 

Хейдзунка позволяет бороться с перепроизводством и лишними запасами с помощью анализа спроса или предварительного сбора данных о заказах. Этот инструмент актуален не только на производстве, но и при продаже товаров или предоставлении услуг. Например, салон красоты может установить стандартное время оказания услуги, что поможет правильно распределить нагрузку на мастеров, но при этом получится принять всех клиентов.

Карта потока создания ценности

VSM (Value stream mapping) — блок-схема, список или таблица, с помощью которых удается визуализировать весь процесс выпуска и реализации продукции. Например, на карте обозначают процессы закупки сырья, производства, логистики, отгрузки товара оптовому покупателю. 

Это позволит разложить процесс работы на небольшие этапы, на каждом составить список операций. Такая визуализация необходима, чтобы проанализировать всю цепочку действий, найти ошибки, которые можно исправить.

Картирование потока или VSM-карту используют, чтобы найти процессы, которые не влияют на ценность продукта, а затем оптимизировать их. А также минимизировать потери на каждом этапе выпуска и реализации продукции. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Защита от ошибки

Poka Yoke или «защита от ошибки» — метод, который ориентирован на то, чтобы избежать ошибок в процессе работы, сократить количество дефектов. Poka Yoke защищает от ошибок, связанных с человеческим фактором. Это ошибки, которые основаны на:

• невнимательном отношении сотрудников;
• рассеянности и незнании;
• игнорировании стандартов работы.

Чтобы сократить количество ошибок, внедряют автоматизацию проверки брака, совершенствуют маркировку деталей, упрощают продукт или процесс его сборки, применяют технологические регламенты и контролируют их соблюдение.

Канбан

Канбан — это доска, с помощью которой любой процесс разбивают на этапы, что позволяет визуализировать работу и управлять ею. Канбан-доски используют, чтобы планировать нагрузку, этапы выпуска продукции, закупку сырья.

Например, мы используем канбан-доски для отслеживания процесса выпуска обеденных столов. Нам нужен определенный комплект деталей для создания одного стола:

• 4 ножки;
• столешница;
• 8 болтов M5 х 16 мм;
• 8 болтов М5 х 12 мм;
• 16 гаек M5 Nuts.

Чтобы в течение одной смены создать 30 столов, нужно выпустить 240 болтов M5 х 16 мм и 240 болтов М5 х 12 мм. Если выпустить 300 болтов одного вида и 180 — другого, 30 столов создать не получится. Придется ждать, пока рабочие выпустят недостающее количество деталей, а это уже издержки. 

Чтобы избежать таких ошибок, используют канбан-доски. Для этого необходимо создать карточку, в которой будут указаны 240 болтов М5 х 12 мм, и еще одну карточку с заданием на выпуск 240 болтов М5 х 16 мм. Как только оператор сделает один набор болтов, он перемещает карточку в раздел «Готово» на канбан-доске, берет в работу следующую карточку. 

Именно это помогает выпускать ровно столько деталей, сколько нужно, чтобы получить готовый комплект для создания стола и сократить объемы незавершенного производства. Подробнее узнать об инструменте канбан можно в нашей статье. 

Такой подход, как в нашем примере, позволяет производить товар «точно вовремя», JIT: just-in-time, что является еще одним инструментом концепции. Этот метод также называют вытягивающим производством.

5S и 6S

Система 5S (5 Steps) — 5 шагов, которые направлены на устранение большинства потерь: дефектов, длительного ожидания, переработки, лишних запасов и движений, ожидания. Вот эти шаги:

1. Сортировка. Стоит убирать некоторые инструменты, детали, оборудование, которые не пригодятся в течение месяца. Если есть предметы, которые лежат, занимают место, но совсем не нужны, их выбрасывают. Если что-то может пригодиться, это убирают на склад.
2. Соблюдение порядка. Все инструменты или детали должны лежать на определенном месте. Так получится быстро находить предмет, в тот момент, когда он срочно нужен. Это позволит снизить потери времени. На складе для этого используют зонирование и маркировку.
3. Содержание рабочего места в чистоте. Это особенно важно для производственного процесса, так как покрытое пылью и маслом оборудование быстро выходит из строя. 
4. Стандартизация порядка. Чтобы добиться результата, первые три шага нужно периодически повторять. Можно сделать гайды и чек-листы для сотрудников, чтобы они не забывали о новых правилах.
5. Непрерывное совершенствование и самодисциплина. Чтобы сотрудники продолжали охотно наводить порядок на рабочем месте, такой подход стоит внедрять мягко и постепенно. Тогда сотрудники не будут саботировать процесс. Для мотивации можно использовать премирование или систему оценок. 

Есть и более глубокий инструмент — 6S, у которого на один шаг больше. Этот шаг — создание привычки или соблюдение динамического порядка. Это означает, что в процессе работы необходимо постоянно поддерживать порядок: сортировать вещи, поддерживать чистоту и системность на складе или на рабочем месте в течение дня. То есть наводить порядок не после окончания рабочего дня, а в процессе работы.

Всеобщий уход за оборудованием

TPM (Total Productive Maintenance) — это всеобщий уход за оборудованием, который предполагает постоянный контроль техники и инструментов. Он помогает не допустить, чтобы из-за поломки техники остановилось производство или увеличилось время выпуска продукции. Такой инструмент используют только на производстве.

В таблице мы собрали все виды потерь и инструменты, которые помогают их устранить.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Для кого подходят методы бережливого производства

Философия Lean подходит всем компаниям, но ее принципы и инструменты в первую очередь используют на производстве. Методика всеобщего ухода за оборудованием пригодится на заводе или в столярной мастерской, но ее не смогут использовать в digital-агентстве. 

Компании, которые не связаны с производством, могут использовать эту философию, применяя часть инструментов: 5S и канбан, кайдзен и VSM-карты. Каждой компании придется разрабатывать свой способ внедрения бережного производства, подстраивая имеющиеся инструменты под свой тип бизнеса.

Преимущества и недостатки Lean

Преимущества метода бережливого производства:

• сокращение потерь времени, финансовых затрат;
• повышение эффективности и продуктивности сотрудников;
• рост ключевых финансовых показателей;
• сокращение количества дефектов;
• увеличение качества продукции;
• минимизация воздействия на окружающую среду;
• увеличение лояльности клиентов.

Недостатки метода:

• если нужно менять оборудование, внедрять автоматизацию, проводить обучение сотрудников, это влечет за собой новые расходы;
• если сократить площадь складских помещений, из-за задержек в поставках могут появиться проблемы с выпуском продукции, поэтому надо тщательно контролировать поставки;
• сотрудники могут сопротивляться применению новых правил, изменению условий труда;
• при масштабировании бизнеса нужно будет заново разрабатывать систему и подбирать инструменты для новых филиалов компании.

История и примеры использования методологии Lean

Философия появилась благодаря компании Toyota, где пытались найти золотую середину между производительностью и желаниями потребителей. Команда компании под руководством Тайити Оно начала заниматься совершенствованием процесса производства автомобилей. 

В результате Тайити Оно представил концепцию производственной системы Toyota. Эту идею многократно дорабатывали, так появилась философия Lean, и сейчас ее используют компании из разных ниш во всем мире: для управления проектами и производством, для бизнеса из сферы услуг, торговли и т. д.

{{cta_banner}}

Компания Directum

Мэри и Том Поппендик впервые использовали Lean при разработке продукта. Свой опыт они описали в книге «Lean Software Development». Их примеру последовали многие разработчики, в том числе и отечественные. Компания Directum поделилась в своем блоге процессом внедрения Lean и Agile.

В течение месяца команда перестраивала процессы, адаптируя под себя принципы Lean. Для этого сотрудники произвели следующие изменения:

• уточнили и согласовали требования к продукту;
• создали на канбан-доске отдельную колонку, куда добавляли приоритетные задачи;
• усилили взаимодействие между всеми членами команды;
• улучшили качество проверки кода с помощью парного программирования и других инструментов;
• сократили время спринтов;
• стали регулярно собирать фидбек у всех членов команды и т.д.

В результате команда получила положительную обратную связь от заказчика, который остался доволен продуктом. Также удалось спрогнозировать скорость разработки, уменьшить количество ошибок.

Компания «Ашан»

Систему бережливого производства внедряют и в супермаркетах, только в этой и во многих других сферах Lean называют бережливым менеджментом. В компании «Ашан Ритейл России» использовали несколько инструментов бережливого управления: 5S — 5 шагов, стандартизацию и визуализацию. 

Например, для сотрудников создали инструкции, чтобы всегда перед глазами были схемы, как необходимо правильно хранить товар в холодильной камере или сортировать его на складе. Это позволяет избежать повторяющихся вопросов о том, как нужно правильно выполнять рутинные действия. А еще это помогает быстрее находить нужный товар на складе, чтобы в торговом зале не было пустых полок.

Инструкция по внедрению Lean

Чтобы внедрить философию Lean, сделайте эти 7 действий:

1. Изучите, в чем ценность продукта или услуги для клиента. Стандартные варианты: качество продукта и скорость доставки, но могут быть и другие. Например, красивая упаковка, длительная гарантия или дополнительные услуги.
2. Проанализируйте общие процессы компании, например, с помощью VSM-карты.
3. Найдите потери — любые действия, которые не приводят к увеличению ценности продукта.
4. Продумайте, как их сократить, какие инструменты можно применять.
5. Подумайте, как можно улучшить действия, создающие ценность для ваших клиентов. К примеру, как еще больше сократить время доставки.
6. Выстройте новую систему работы, проведите обучение для сотрудников, подготовьте для них вспомогательную информации: чек-листы, инструкции, схемы.
7. Постоянно анализируйте процессы и совершенствуйте действия по сокращению потерь.

Внедрять концепцию следует таким образом, чтобы не вызвать отторжения у персонала. Расскажите команде, как стать участниками системы Lean и почему это важно. Поделитесь полезными знаниями о том, как эта философия влияет на работу других компаний и как такое мышление пригодится в жизни. Таким образом сотрудники начнут понимать, зачем им менять свое привычное поведение. 

Очень важно заинтересовать людей участвовать в улучшениях, мотивировать и повышать их вовлеченность в этот процесс. Чтобы увеличить вовлеченность сотрудников, используйте советы из наших статей про вовлеченность и сфокусированность. Познакомиться с пошаговой инструкцией по созданию прозрачного общения в команде можно здесь.

Книги для изучения

Список книг, которые помогут разобраться в методе бережливого производства:

1. «Бережливое производство», Дэниел Джонс и Джеймс Вумек
2. «The Lean Six Sigma Pocket Toolbook: A Quick Reference Guide to 100 Tools for Improving Quality and Speed», Джордж Майкл
3. «Канбан и точно вовремя на Toyota: Менеджмент начинается на рабочем месте», Японская Ассоциация менеджмента
4. «Философия Lean», Эндрю Штайн
5. «Бережливое производство для руководителей», Филипп Семенычев

Итоги

1. Что такое бережливое производство (Lean) — это подход к управлению, в основе которой лежат такие принципы как создание ценности продукта, устранение потерь и постоянное совершенствование. 
2. Потери в этой методологии управления — это все, что не добавляет ценности продукту. Например, это задержки в поставках сырья, сломанный станок, отсутствие систематизации на складе, из-за чего сотрудники долго ищут нужный товар.
3. Чтобы внедрить философию, используют такие инструменты: kaizen, хейдзунка, карта потока создания ценностей, система 5S и 6S, канбан-доски, poka yoke, быстрая переналадка. 
4. Как внедрить Lean: самый важный шаг — определить ценности для потребителя. Его ценности необходимо изучить и проанализировать, ни в коем случае нельзя придумывать ценности за клиента. Дальше следует продумать, что сделать для улучшения процессов, которые влияют на ценность продукта. И составить план, чтобы понимать, почему стоит стремиться сократить определенные потери и как именно это реализовать. 
5. Оптимизация процессов должна происходить постоянно, что означает: невозможно один раз в году устранить потери, а после об этом забыть. Проводить анализ и совершенствовать рабочий процесс лучше регулярно, циклами. Тем самым можно добиться, чтобы философия давала результат через непрерывное улучшение деятельности организации.
6. Для каких проектов подходит? Эта методология эффективна для компаний из разных отраслей, которые хотят устранять потери и минимизировать риски. Только каждой компании придется разрабатывать свою стратегию их устранения, подстраивая имеющиеся инструменты под свой тип бизнеса. Это может быть сложно, зато эффективно.