Повышение эффективности управления: 10 советов

Время прочтения: мин.

Эффективность работы бизнеса во многом зависит от грамотно выстроенной системы управления. Многие руководители задаются вопросом: «Как сделать так, чтобы мои сотрудники работали еще продуктивнее и не было проблем во внутренних бизнес-процессах компании?»

Необходимо начать с поэтапного внедрения несложных, но грамотно продуманных изменений в организации управления. Для этого следует ознакомиться с понятием «эффективность управления».

В этой статье подробно разберем, что такое эффективность управления предприятием и персоналом и как ее можно повысить, а также поделимся действенными практическими советами по эффективному управлению.

Настройка эффективного управления внутри компании

Эффективность управления компанией и персоналом актуальна на любой стадии развития бизнеса. Если компания находится на самом старте, важно правильно организовать ее структуру, набрать сотрудников, построить эффективную систему планирования целей.

Если бизнес уже давно функционирует, но сталкивается с проблемами, руководители должны в первую очередь обращать внимание именно на структуру управления. К сожалению, лишь небольшая часть менеджеров склонна переделывать принципы управления компанией. Вместо этого многие пытаются «наладить» оборудование, перестраивают организацию производственного процесса, вводят новые технологии или занимаются продажами. Однако видимого результата это не дает. Все потому, что чаще всего при серьезных проблемах необходимо изменять именно логику управления бизнесом.

Чтобы не допустить такого исхода, вам нужно либо сразу же внедрять принципы эффективного управления сотрудниками, либо с помощью поэтапной реконструкции повышать эффективность управления, когда это необходимо.

О тех советах, которые могут помочь повысить эффективность менеджмента, мы поговорим немного позже. Сперва необходимо расширить области знаний и понять, что же такое система управления компанией и чем она отличается от эффективной системы управления.

Понятия и критерии управления бизнесом

Управление может различаться с точки зрения эффективности и за счет этого приобретать новый смысловой оттенок.

Управление — это структурированный порядок действий, установленный руководителем, в результате которого достигается поставленная цель бизнеса или компании.

Однако сам по себе термин «управление» не означает то, что компанией управляли грамотно. Руководитель может контролировать все процессы, но делать это неверно, допускать множество ошибок и так и не достигнуть поставленных стратегических целей. А если цель не достигнута, это означает, что как такового управления не было.

Эффективное управление — успешное поэтапное развитие бизнеса, которое со временем позволяет достигнуть конкретных количественных и качественных показателей.

Другими словами, как раз «эффективное управление» и отражает видимые успехи деятельности компании того или иного уровня, благодаря тактическим или стратегическим решениям руководителя. Если видна положительная динамика развития бизнеса, значит, управление считается эффективным.

Из этого можно сделать вывод, что руководителю следует стараться повысить эффективность управления своего предприятия. Добиться такого результата достаточно сложно, тем не менее вполне реально.

Как повысить эффективность управления бизнеса: что нужно знать?

Повышение эффективности управления — индивидуальный процесс. Каждый бизнес работает в своей уникальной нише, со своей внутренней структурой, а также внешней средой и конкурентами.

Чтобы повысить эффективность, необходимо:

либо проанализировать, в чем заключается проблема на этом этапе развития бизнеса и постепенно пытаться устранить ее;
либо заранее, перед запуском компании, продумать эффективную модель управления персоналом и бизнес-процессами.

Однако такой подход не всегда оказывается верным и результативным. Неправы будут те, кто задумывается о перестроении системы ведения бизнеса исключительно в моменты появления явных проблем. Повысить эффективность управления можно даже в компаниях, где все работает хорошо, прибыль идет и отсутствуют трудности.

И как раз в этом случае можно воспользоваться более общими, универсальными советами, которые помогут на любой стадии развития бизнеса повысить эффективность управления и, как следствие, показатели финансовой деятельности предприятия.

Совет 1: Уделите важное внимание стратегии и миссии компании

С теоретической точки зрения планирование может быть:

глобальным — на уровне создания стратегии развития бизнеса (в долгосрочной перспективе);
тактическим (задачи на уровне каждого отдела и сотрудника).

Руководитель на старте бизнеса должен определить миссию компании, ее глобальную цель, прописать стратегию развития по годам — хотя бы ориентировочно. Затем перейти к тактическому или операционному планированию на ближний срок. То есть, разбить глобальные цели на задачи, а задачи — на подзадачи.

Самое важное — сделать так, чтобы каждый сотрудник четко знал не только свою зону ответственности и текущие задачи, но и понимал общую миссию компании. Можно также создать определенную корпоративную культуру, правила, которые сплотили бы коллектив вокруг интересов компании и повысили бы эффективность работы и конечный результат.

Таким образом, каждый сотрудник будет чувствовать себя частью большого механизма и понимать, ради чего он должен стараться. Как следствие, сотрудник начнет работать более продуктивно.

Совет 2: Создайте гибкую систему управления

Второе и самое важное правило повышения эффективности управления бизнеса на этапе планирования — это создание простой и гибкой структуры управления.

Четко продумайте иерархию бизнеса: сколько будет отделов, какую функцию выполняет каждый, сколько в нем будет специалистов, какого класса, с какими компетенциями. Главная задача руководителя — не «нагромоздить» лишних внутренних структур, отделов или правил, которые впоследствии в значительной степени мешали бы быстро переориентировать бизнес.

Рынок — это динамическая, крайне нестабильная среда. И выживают в ней только те компании, которые умеют быстро адаптироваться к изменениям и показывают хороший результат работы. Большая и «неповоротливая» структура бизнеса не способствует развитию его гибкости.

Сюда же относится и ранний подбор персонала. Нет смысла «раздувать» штат сотрудников с самого начала. Все стоит делать постепенно и нанимать только тех специалистов, которые будут действительно нужны для выполнения текущих задач.

Совет 3: Определите четкие полномочия для каждого сотрудника

Каждый руководитель должен следить за тем, как эффективно проходит процесс работы рядовых сотрудников. Все ли подчиненные находятся на своем месте в соответствии со своими профессиональными навыками и компетенциями? Не осталось ли лишних кадров?

Чтобы решить этот вопрос, можно в индивидуальном порядке пообщаться с каждым сотрудником и определить его четкую зону ответственности. Главный приоритет — понять, какие задачи компании совпадают с его квалификацией и профессиональным опытом.

Также следует убедиться в том, что все трудовые обязанности распределены равномерно. Не допускайте возможности перекладывания поставленных задач с одних сотрудников на других (самовольно). Это отрицательно скажется на моральном состоянии коллектива, вашей репутации и сведет на нет все труды по выстраиванию внутренней системы управления.

Совет 4: Постоянно повышайте профессиональную квалификацию ключевых кадров

Чем более профессиональны ваши сотрудники — тем более продуктивно протекают все бизнес-процессы внутри предприятия. Поэтому каждому руководителю следует поддерживать и развивать высокий уровень компетенций и навыков своих подчиненных.

Можно создать целую систему постоянного совершенствования кадров, развития их инициативы, обучения или даже творчества.

Например, некоторые компании сотрудничают с университетами, колледжами или другими частными образовательными учреждениями и регулярно отправляют своих работников на повышение квалификации или на курсы профессиональной переподготовки. Все это необходимо, в том числе для их более быстрого и качественного карьерного роста.

При этом существуют более простые и бюджетные варианты. Можно устраивать совместные чтения и обсуждения книг или профессиональной литературы по теме маркетинга, управления командой и работе мозга. Следует выделить 3-4 недели на одну книгу и раз в неделю обсуждать ту или иную ее часть. Этот управленческий метод станет хорошим инструментом для повышения эффективности работы и получения новых знаний.

Совет 5: Правильно структурируйте рабочую информацию

Зачастую большая часть корпоративной информации — это неструктурированный контент, который постоянно теряется, а на его поиск тратится большое количество времени. В рамках повышения эффективности управления можно оптимизировать и попытаться грамотно структурировать всю рабочую информацию. Это поможет повысить скорость выполнения любых задач и выстроить качественную среду взаимодействия сотрудников.

Сделать это можно с помощью корпоративных инструментов общения. Например, функционал мессенджера Compass позволяет наиболее удобно хранить и структурировать всю рабочую информацию (документы, файлы, картинки или сообщения), а также быстро искать нужные материалы. В Compass можно:

безопасно хранить большой объем информации в хранилище данных;
находить любое сообщение или документ за пару секунд с помощью удобного поиска по чатам;
организовать обсуждение в комментарии под конкретным сообщением, нейтрализуя возможный «хаос» в общем чате.

Совет 6: Разработайте обоснованную систему KPI

Мотивация — главная сила, которая позволяет сотрудникам работать качественно, быстро и эффективно в рыночных условиях. Задача руководителя — выстроить четкую, прозрачную и адекватную систему поощрений и санкций по отношению к сотрудникам, чтобы они были заинтересованы работать и развиваться. Существует два основных типа мотивации:

Нематериальная

Хорошо зарекомендовавшая себя система мотивации — словесная похвала. Любой человек хочет услышать как минимум одобрение со стороны вышестоящих менеджеров касательно своих рабочих результатов и личного прогресса. Каждый хочет стараться и получать от этого какую-то моральную и материальную отдачу. Поэтому всегда следует хвалить сотрудников за хороший результат, а в случае ошибок не запугивать, а предоставлять подчиненному качественную обратную связь. Это сильно повысит эффективность работы.

Материальная

Премии, подарки или повышение заработной платы за качественную и эффективную работу. Обычно серьезные бонусы выдаются на основе заранее выстроенной, прозрачной системы KPI — ключевых показателей эффективности деятельности сотрудника.

Такую систему следует выстраивать самостоятельно. Она будет зависеть от типа бизнеса, его специфики, количества сотрудников, отделов и т. д. В интернете есть масса шаблонов и прочих ресурсов для выстраивания системы KPI с учетом специфики конкретных бизнесов.

Данная система крайне важна, поскольку она поможет мотивировать «лучших» сотрудников стать еще эффективнее, а всех остальных заставит работать усерднее и качественнее, чтобы получить дополнительные материальные бонусы или одобрение со стороны руководства.

Совет 7: Создайте систему четких целей для сотрудников

Каждый сотрудник должен составлять примерный план на месяц, исходя из его компетенций и текущих задач. Этот план разбивается на неделю и каждый день. Если найти верный инструмент и правильно подойти к делу, то этот совет окажется намного проще, чем кажется.

Команда корпоративного мессенджер Compass рекомендует следовать нескольким простым шагам:

создайте чат целей для каждого сотрудника, в которых он будет ставить личные цели на месяц и неделю;
разбивайте более глобальные цели на задачи, которые можно выполнить в течение дня;
выделяйте на 1 задачу не более 2 часов, чтобы не терялся фокус;
ежедневно с утра каждый сотрудник должен прописать свой план на текущий день в совершенном времени, а в конце рабочего дня следует отметить: что было сделано, а что нет и по каким причинам.

Это позволит руководителю со стороны наблюдать за персоналом в целом и эффективностью работы каждого члена коллектива. Менеджер будет всегда в курсе, насколько хорошо работают его подчиненные, а сами сотрудники в то же время смогут следить за своим прогрессом и ожидать повышения своих навыков. Такая система является универсальной. Она будет мотивировать их каждый день улучшать показатели своей деятельности.

В итоге с помощью такого метода можно:

справедливо регулировать нагрузку для разных сотрудников;
быстрее заметить потенциал «сильных» и перспективных кадров;
четко увидеть «аутсайдеров», которые только тормозят развитие бизнеса.

Совет 8: Введите практику организации стратегических встреч

Один из способов повышения качества и эффективности ведения бизнеса — дать каждому члену команды понимание, куда компания движется в ближайшее время.

Ведь если актуальные цели развития известны только «верхушке» руководства, то у сотрудников не будет мотивации, драйва и той самой идеи или большой цели, ради которой необходимо трудиться.

Чтобы исправить это, руководитель должен постоянно поддерживать связь со своим коллективом и делиться актуальными новостями. Сделать это можно с помощью стратегических сессий. На общих сборах можно четко описать текущую стадию развития компании, ее приоритеты, амбиции. Подобные встречи следует проводить 1 раз в месяц.

С мессенджером Compass, любая важная информация со стратсессий будет удобно структурирована и не потеряется благодаря определенным тематическим чатам, которые можно создать заранее специально для целей планерок. В них все работники смогут общаться друг с другом и делиться фидбеком после встреч, распределять новые обязанности, а также заранее обсуждать тематики ближайших стратсессий.

Таким образом, каждый член коллектива будет четко видеть актуальные цели и приоритеты деятельности организации, а также сможет лично ощутить, что делает важный вклад в развитие компании в настоящее время.

Совет 9: Генерируйте новые идеи

Стратегическое планирование на 5-10 лет вперед, которое проводится во время запуска бизнеса — лишь условный ориентир. Из-за динамичности рынка и непредсказуемости внешних факторов невозможно четко следовать намеченному плану более, чем 1-2 года.

Поэтому, чтобы повысить эффективность управления компанией, руководителю следует быть в курсе рыночной ситуации, следить за всеми изменениями (риски, потенциальные финансовые потери) и генерировать новые идеи по улучшению рыночного положения компании.

Самое важное: постоянно корректировать планы и цели развития всей компании, исходя из текущей ситуации на рынке. Руководитель должен ежегодно пересматривать стратегию развития и работы бизнеса с учетом успехов и неудач прошлого отчетного периода.

Совет 10: Всегда помните о конкурентах

Конкурентный анализ — важный элемент любого бизнеса. Директору следует понимать текущее положение конкурентов и потенциальную опасность, которую можно ожидать от них.

Компании, которые забывают о своих конкурентах, со временем теряют долю рынка, уровень продаж и, что важно — прибыль. Все потому, что большая часть конкурирующих компаний ведут ожесточенную борьбу и пытаются забрать себе часть клиентов. Если вовремя не проанализировать потенциальные агрессивные шаги конкурентов и не предпринять защитных действий, это может привести к плачевным результатам.

Поэтому чтобы сделать предприятие более эффективным, крупным компаниям следует создать специальный отдел конкурентной аналитики. Он будет следить за основными конкурентами на всех уровнях (знать ключевые фишки, особенности ведения бизнеса, количество клиентов, поставщиков, примерные издержки, каналы связи конкурентов и т. д.).

Это позволит в целом сделать бизнес более гибким во всех аспектах. Руководитель будет осведомлен о текущем конкурентном положении своей компании и вовремя сможет принять решение об определенных защитных или атакующих действиях по отношению к конкурентам.

Подведем итог

Каждый руководитель хочет построить крепкий бизнес с эффективной системой управления. Наличие такой системы позволит компании контролировать и улучшать работу своих сотрудников, а также большую часть бизнес-процессов.

Повышения эффективности управления можно добиться не только с помощью долгих, сложных и затратных аналитических сессий и поиска корня проблемы, но и при помощи простых и действенных советов. Они должны быть ориентированы на достижение целей и положительно влиять на общую структуру бизнеса или какие-то его частные элементы (например, части производства).

Они позволят не только исправить уже имеющиеся проблемы, но и повысить прибыль, выручку, рентабельность, объем продаж и прочие деловые показатели эффективности бизнеса, даже если кажется, что у компании все хорошо.