Рабочие встречи: как проводить эффективно и оптимизировать время

Зачем нужны рабочие совещания и встречи

Рабочие встречи – это встречи, которые проводят, чтобы обсудить вопросы, решить бизнес-задачи.

Возможные цели совещания:

• планирование проекта;
• презентация проекта;
• обсуждение проблемы;
• генерация идей;
• информирование вашей команды;
• встречи для принятия решений.

Зачем проводить рабочие встречи:

• Выслушать и ответить вопросы. Одной из задач деловой встречи может быть снижение тревоги у команды или клиента и объяснение непонятных пунктов.
• Обменяться опытом или идеями. Часто встречи проводят в формате мозгового штурма, особенно при обсуждении новых проектов.
• Мотивировать команду. На удаленке деловые встречи могут сплотить коллектив. Встречи создают, чтобы мотивировать сотрудников и укреплять рабочие отношения.

Виды встреч

Можно выделить несколько типов встреч:

• Мозговой штурм. На таких встречах команда генерирует идеи при работе над новым проектом или варианты для решения задачи и проблемной ситуации.
• Стратегическая сессия. Обсуждения каких-либо стратегических вопросов, касающихся будущего компании или решение глобальной проблемы.
• Регулярные собрания. На регулярных встречах обсуждают текущие дела компании. Ежедневные встречи или стендап – план и задачи на день. Еженедельные или ежемесячные – обновление статуса задач. Встречи позволяют согласовывать цели и задачи, информировать команду, предоставлять отчетность.

Подробнее о видах совещаний и их задачах читайте в журнале Compass.

Переговоры с клиентами, партнерами. Для встреч с клиентом существуют онлайн и офлайн-форматы. Что делать, чтобы такая встреча была продуктивной, без манипуляций с обеих сторон, писали в этой статье.

Проблемы встреч и совещаний

При организации встречи ее создатель всегда закладывает только благие намерения: решить задачу, выслушать варианты. Но по ходу обсуждения что-то идет не так, и команда не приходит к результату. Разберем, что мешает делать встречи эффективными.

Встречи затягиваются

Собирались на короткий созвон или собрание в переговорке, но получилась конференция на два часа. На протяжении долгих встреч сотрудники не решают другие свои задачи, а их рабочее время идет. Можно попробовать посчитать стоимость встречи, как мы это делали в статье про эффективные созвоны с командой. Примерно мы оценили часовую встречу с пятью коллегами в 15 000 рублей.

{{cta_op_banner}}

У встреч нет конкретной цели

Когда вы проводите встречи без цели, то собеседники могут перескакивать с темы на тему и так не решить ничего конкретно. Отсутствие четких задач и ожиданий делает встречи пустыми и безрезультатными.

Встречи проводятся слишком часто

Для проведения встречи нужен повод, для обсуждения нужно время. Не все поводы требуют собраний, что-то можно решить в переписке. Обсуждение каждого вопроса – это время сотрудников и деньги компании.

Правила встречи

Сформулируем действия, которые может предпринять организатор встречи, чтобы сделать деловые совещания эффективными.

До начала встречи

Обозначьте тему и поставьте цель

Тема и цель должны быть понятна перед началом совещаний. В теме встречи можно прописать название проекта, в цели – для чего собирается команда.

Нужно определить, какой будет результат встречи. Так вы поймете, была ли она эффективна. Например, вариант решения проблемы, концепция для проекта, согласование сделки.

Составьте план встречи

Следующий секрет эффективных встреч – четкий план. Совещание должно быть регламентировано и идти по структуре, обозначенной организатором. Желательно прописать план с конкретными временными слотами.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Установите время деловой встречи

Кстати о тайминге, нужно ограничить время собрания. Оптимально, в зависимости от масштаба темы для обсуждения – 30-90 минут. Далее есть вероятность, что сотрудники начнут терять фокус, да и в целом у участников есть и другие задачи на день.

Если это стратсессия, которая касается многих вопросов, то лучше разбить проблему на несколько тем и организовать рабочие встречи с перерывами в несколько часов или разнести по дням. Одна встреча – одна тема и цель.

В виртуальных переговорных корпоративного мессенджера Compass можно сделать постоянную ссылку, которая будет всегда доступна всем участникам. Таким образом, для регулярных встреч не нужно каждый раз создавать новую ссылку. В конференциях могут принимать участие более 1000 человек, и это не только сотрудники, но и приглашенные участники – клиенты, подрядчики.

С другой стороны, возможен и формат коротких встреч, например, на 15 минут. Они актуальны, когда возникла ситуация, которая требует срочного решения, реакции. Что-то где-то не работает, произошел сбой. Во время этих встреч важно, чтобы вопрос обсуждался быстро и предметно. Для большей результативности встречи можно заранее попросить участников предложить свои варианты.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Определите состав участников

Неважно, что вы организуете, официальные встречи с партнерами или рядовые собрания в переговорке с коллегами, все должны заранее знать время и повестку встречи.

Выбирайте только тех, чье присутствие действительно необходимо. Нужно сделать рассылку или скинуть в чат тему, цели и план, дать доступ к документам. Готовиться к встрече должен не только организатор, но и участники. Это позволяет сократить время совещания, ведь все необходимые предложения или отчеты уже будут под рукой.

Также можно спросить, обсуждения каких вопросов в рамках темы хотели бы затронуть участники. Это поможет заранее скорректировать план и время деловой встречи.

Во время встречи

Модерируйте встречу

Чтобы встреча была продуктивной, ей нужен модератор и секретарь. Это может быть один человек, например, организатор, а может быть кто-то из состава участников:

• Модератор. Формулирует цель, представляет план и участников. Обозначает правила. Например, на удаленных встречах участники могут использовать функцию «поднятие руки», чтобы не перебивать друг друга.

События встречи нужно контролировать: смотреть за временем обсуждения, вовлекать в разговор, возвращать к теме, пресекать споры или долгие дискуссии, подводить итоги.

• Секретарь. Проведение деловых встреч нужно фиксировать. Секретарь ведет протокол, отмечает принятые решения, договоренности, идеи, задачи, итоги.

В конце встречи и после

Подведите итоги

В конце встречи подведите итоги:

• выводы по теме;
• поставленные задачи;
• установленные дедлайны.

Получите обратную связь

Когда встреча прошла, нужно отправить всем итоги уже в формате отдельного документа и попросить об обратной связи по теме обсуждения и самой встрече. Первый фидбэк позволит увидеть, как участники поняли свои задачи, а второй – сделать деловые встречи эффективными и структурированными.

Приглашаем подписаться на телеграм-канал команды Compass. Мы рассказываем о том, как мы оптимизируем процессы, чтобы задачи решались быстро и эффективно, а также анализируем кейсы успешных компаний и предпринемателей, чей опыт вдохновляет.

От каких встреч можно отказаться или как изменить подход

Какие встречи можно убрать из рабочей рутины без вреда для компании и как найти другой подход.

Встречи для информирования

Цель встречи – рассказать о новостях компании, проинформировать сотрудников. Вместо этого можно разослать всем информационное письмо. Оно не прервет работу команды, каждый может ознакомиться в удобное время.

Еще удобнее выложить новости в общий чат в корпоративном мессенджере. Можно попросить поставить реакцию, что команда прочитала пост. Возникшие вопросы можно написать под сообщением. Если их накопилось действительно много и информация требует разъяснения, тогда принятые решения и ответы на вопросы можно объяснить и дать на отдельной встрече.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Встречи со всей командой

Часто встречи проводятся для всех сотрудников, потому что всем полезно знать или вдруг кто-то пригодится. На деле же большинство участников совещания откровенно скучают, занимаются своими делами и, главное, не решают рабочие задачи.

Ограничивайте количество участников и приглашайте только тех, чье мнение и решение сейчас важно. Остальным можно потом отправить решения, принятые на встрече.

Ежедневные встречи

Цель этих встреч – узнать о прогрессе по проектам, согласовать задачи. Вместо этого можно ввести практику отчетов и рефлексии о дне.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Собираться или созваниваться тоже можно, но, например, раз в одну-две недели или когда нужно обсудить проблемную ситуацию, или есть реальная повестка.

Советы по проведению продуктивных встреч

Дадим еще несколько советов, чтобы сделать встречи более продуктивными.

Используйте вопросы

Чтобы встреча была эффективной, больше спрашивайте:

• Открытые вопросы – вовлекают в разговор. Как вы считаете, почему такой вариант будет полезен? Что скажете на это замечание?
• Закрытые вопросы – участникам нужно четко ответить на вопрос. Все согласны с дедлайном на 26 февраля?
• Уточняющие вопросы – совещание должно приносить пользу всем, быть понятным и прозрачным. Поэтому важно уточнять сомнительные моменты сразу. Уточните, пожалуйста, что значит неутвержденные сроки?

Проявляйте эмпатию и слушайте

Проявляйте эмпатию и развивайте эмоциональный интеллект. Это поможет проводить рабочие встречи в комфортной для всех атмосфере и управлять эмоциями участников.

Записывайте интересные идеи

Чтобы сэкономить время и сделать обсуждение более конструктивным, организатору часто приходится возвращать всех участников встречи к изначальной теме. Но иногда так можно упустить действительно интересную мысль. Записывайте такие идеи, а после встречи можно сделать пометку, что к этому стоит вернуться. Возможно, в дальнейшем это станет следующей темой.

Заключение

Рабочие встречи необходимы бизнесу для принятия решений, обсуждения вопросов, планирования и, в общем, для сплочения команды. Проведение эффективных встреч требует подготовки. Совещание должно быть структурированным и насыщенным, а главное – оно действительно должно быть нужно.

Важно держать баланс, ведь порой бесконечные созвоны или собрания в переговорных только мешают работе. Иногда вместо того, чтобы тратить время на встречу, можно просто собрать фидбэк от коллег в чате.