Моделирование бизнес-процессов: как правильно выстроить работу компании

Время прочтения: мин.

Деятельность компании состоит из множества бизнес-процессов, которые связаны друг с другом в единый механизм. Сам по себе бизнес в любой области не может просто так взять и неожиданно начать работать слаженно и эффективно. Продуктивность работы зависит от настройки и грамотной разработки бизнес-процессов, а также ориентации бизнеса на высокий результат.

Поэтому, если руководитель намерен получить результат, ему обязательно следует регулярно анализировать, дорабатывать, а иногда даже перестраивать системы и некоторые процессы внутри фирмы. Управление бизнес-процессами точно можно улучшить и осуществить с помощью специальных методов, таких как моделирование.

В статье подробно разберем, что такое моделирование бизнес-процессов. Узнаем, зачем и почему бизнес-процессы важно моделировать, какие преимущества это дает, какие задачи и цели позволяет достичь. Подробнее рассмотрим виды, стадии, а также инструменты моделирования бизнес-процессов.

Что такое моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — это методология, которая позволяет оптимизировать и улучшать работу организации с помощью создания упрощенных и абстрактных моделей разных бизнес-процессов*. Такие модели должны наглядно показывать последовательность операций, количество объектов и взаимосвязь элементов в целом.

В процессе моделирования компании могут определить свои слабые места, находить риски, оптимизировать бизнес-процессы и повышать общую эффективность деятельности. Основной принцип заключается в разложении громоздких технологических процессов на маленькие составные элементы. Например, на какие-то события, материалы, данные и т.д.

Детальное описание элементов и частей разных бизнес-процессов позволяет в любой ситуации более глубоко понять их сущность, выявить потенциал для их улучшения, применения в других сферах бизнеса.

Модель представляет собой текстовое, схематическое, графическое представление внутренних процессов работы бизнеса и логической взаимозависимости между ними. Такие адекватные модели могут и должны отображать:

актуальное положение процессов — то, как происходит сейчас;
их желаемое положение после внесения доработок, корректировок — то, как будет после, результат.

Есть несколько условных способов создания, построения и визуализации картины процессов в рамках системного моделирования: таблицы, схемы, сценарии развития, диаграммы описания и так далее. Какой именно метод описания бизнес-процессов выбрать — зависит от предпочтений, задач фирмы и того, сколько объектов нужно исследовать.

Приведем простую аналогию, которая позволит лучше узнать саму сущность и принципы моделирования бизнес-процессов.

Зачем моделировать бизнес-процессы

Если правильно промоделировать бизнес-процесс, это может помочь повысить эффективность его работы и оптимизировать деятельность всей фирмы. В этом и кроется основная функция моделирования и его практическая польза.

Если рассматривать бизнес не как что-то единое и цельное, а разложить его работу на составные части, то можно будет увидеть некоторое количество проблем. Они на первый взгляд могут быть понятны или вообще незаметны, но на самом деле сильно влияют на работу компании.

После самого процесса моделирования необходимо разработать план по улучшению и внедрить изменения для успешного повышения эффективности работы всех процессов. Проще говоря, создание модели существующих взаимодействующих процессов часто помогает компаниям понять, как они функционируют на самом деле. В том числе найти решения, которые способствуют улучшению процесса работы.

Если обобщить, то моделирование бизнес-процессов предприятия в основном требуется для того, чтобы:

визуализировать данные о внутренней деятельности в удобном формате — упрощение восприятия, описания;
посмотреть на определенный бизнес-процесс или продукт более детально, под другим углом, увидеть его слабые и сильные стороны;
установить правила, нормы, условия реализации процесса — регламентация;
сделать прогноз бюджета бизнеса, отдельного проекта, понять, как реорганизовать ресурсы и снизить возможные отклонения от сметы;
распределить зоны полномочий между разными участниками процесса — корректировка ролей;
получить возможность сбалансировать сырьевые и товарные запасы;
заметить потребность в ресурсах и другие проблемы в обозримом будущем — стратегическое планирование.

Виды и способы моделирования процессов бизнеса

Теперь более точечно рассмотрим само моделирование бизнес-процессов: каким оно бывает, как именно применяется, как его использовать. Начнем с описания самого основного — подходов и видов моделирования бизнес-процессов.

Выделяют следующие виды моделирования бизнес-процессов:

1. Функциональное моделирование бизнес-процессов

Функциональное моделирование подразумевает деление большого бизнес-процесса на функции, задачи и операции. В этом подходе каждая функция или задача представляется в виде отдельного элемента, который связан с другими частями самого процесса.

Для интерпретации и описания этого вида моделирования часто используют блок-схемы, чтобы понаблюдать, как именно процесс работает технически, как элементы процесса взаимосвязаны между собой.

2. Имитационное моделирование

Имитационное моделирование бизнес-процессов позволяет сосредотачиваться на создании модели, которая в теории имитирует течение процесса в разных условиях. Изменения функций процесса и его свойства обязательно анализируются в динамике.

Например, в авиационной индустрии имитационное моделирование может использоваться для общего анализа данных и для того, чтобы оптимизировать процессы посадки и вылета самолетов, учитывая различные факторы. Такие как погода, загруженность аэропорта и прочее.

3. Объектно-ориентированное моделирование

В этом подходе бизнес-процессы можно рассмотреть как совокупность объектов, взаимодействующих друг с другом для достижения определенных целей. Каждый бизнес-процесс — это набор объектов, имеющий свои атрибуты и качества. Они могут быть связаны друг с другом, и объектно-ориентированное моделирование описывает такие связи.

Самые распространенные способы моделирования своих бизнес-процессов

Все описанные виды должны быть реализованы при помощи одного из трех основных способов моделирования процессов бизнеса:

‍Текстовое представление бизнес-процессов. Процесс описывается текстом в форме свободного изложения, без структуры и стандартов. Этот вариант моделирования и описания самый простой. Здесь не нужны определенные навыки. Однако минус заключается в том, что на выходе вы получаете большой и неструктурированный текст описания процесса, в котором будет сложно разобраться другому человеку.‍
Формат таблиц. Все данные должны заносится в Excel, Google Sheets или специализированную программу. Они уже обладают определенной структурой и наглядностью. Однако информация в таблицах чересчур формализована, у нее нет гибкости. У вас не получится отразить разные границы процесса, ответвления, сценарии развития, компоненты процесса и так далее.‍
Формат блок-схем — графическое моделирование. Самый универсальный, наглядный и удобный формат. Бизнес-процесс и логика его работы разбивается по шагам в формат блок-схемы. В ней можно описать текстом и фиксировать графически самые мелкие ответвления того или иного действия. Кроме того, виден порядок операций.

Приведем пример графического описания бизнес-моделей: схема бизнес-процесса.

Как происходит моделирование: пошаговый алгоритм

Процесс моделирования включает в себя ряд этапов, каждый из которых должен выполняться последовательно, в рамках определенного алгоритма. Чтобы сделать эффективную модель процесса бизнеса, следует пройти следующие стадии:

1. Изучение текущего состояния процесса

Проводится анализ текущего состояния и этапа выполнения бизнес-процесса. Стадия включает в себя поиск информации: определение целей и задач процесса, включая логику его работы, выявление необходимых ключевых ресурсов, средств, границ. Это исходная или стандартная бизнес-модель, которая и будет лежать в основе группы будущих улучшений.

2. Анализ полученной информации

Второй этап — это раскрытие и дополнение процесса. Необходимо провести поиск и идентификацию ограничений, повторяющихся операций, переходов. Таким образом, в этот момент мы уточняем, детализируем «стандартную» модель, раскрываем неочевидные детали, функции и фиксируем потребности в изменениях.

На этом этапе анализа можно выделить более эффективные бизнес-процессы и пока отложить их в сторону. Важно в первую очередь заняться наиболее «проблемными» местами.

3. Разработка желаемой модели

На этом этапе происходит построение модели оптимизированного бизнес-процесса. Исходя из данных, полученных ранее, на основе мнения экспертов и аналитиков, создается новая модель, в которой устраняются выявленные проблемы.

4. Тестирование обновленной модели

Новая модель тестируется в реальных условиях, выполняет все функции и внедряется в деятельность компании. После этого при необходимости следует провести ее оценку и выявить результаты бизнес-деятельности.

5. Доработка новой модели

В случае, если во время реальной эксплуатации модели появились недочеты или ошибки, она дорабатывается еще больше с учетом новых данных, изменений внешних условий, требований и поставленных целей компании.

Инструменты и методы моделирования бизнес-процессов

Сегодня на рынке программного обеспечения можно найти десятки сервисов и платформ для моделирования и проектирования бизнес-процессов: от базовых графических редакторов, позволяющих визуализировать алгоритм для пользователей, до комплексных приложений с инструментами аналитики, конструкторами и прочими особенностями.

Каждый инструмент ориентирован на определенные виды и стадии моделирования бизнес-процессов. Основное, что нужно помнить постоянно — модель должна полностью соответствовать целям проекта и быть применима в рамках вашего бизнеса, сферы деятельности и системы работы.

Есть множество инструментов и методов моделирования бизнес-процессов. Большая часть из них объединяется единым термином — нотация*.

Рассмотрим основные и самые часто встречающиеся методы или нотации бизнес-моделирования:

1. Flow Chart Diagram — Диаграмма потока данных. Этот метод моделирования представляет бизнес-процессы, которые функционируют внутри компании, в виде последовательности шагов и действий, соединенных стрелками. Каждый элемент внутри процесса графически отображается определенным символом. Метод является универсальным и помогает показать логику действий и решений в рамках процесса.

2. VAD — Диаграмма цепочки добавленной ценности. VAD используется для анализа и графической интерпретации всех бизнес-процессов с точки зрения добавленной стоимости. В рамках моделирования выявляются ключевые этапы, последовательности действий, в том числе продаж, которые приносят наибольшую ценность для клиентов, а впоследствии — в отношении самой компании.

3. IDEF — Integrated Definition. IDEF — это сложный метод моделирования, который состоит из набора более мелких нотаций или методов — IDEF0, IDEF1, IDEF2 и так далее. Каждый из них используется в своей уникальной ситуации и нужен для моделирования и анализа бизнес-процессов больших компаний.

Если описать метод в более широком формате, то можно сказать, что сама модель содержит графические схемы. Они строятся по определенным правилам, благодаря которым команда может быстро вникнуть в суть процесса.

4. BPMN — Business Process Model and Notation. BPMN — нотация, которая представляет собой графический язык для обработки и моделирования бизнес-процессов организации от самого начала до конца. Нотация позволяет стандартизировать и визуализировать различные аспекты процессов, включая потоки данных, участников, события и задачи внутри системы.

‍5. Сети Петри. Это графический процессный метод для моделирования параллельных и распределенных систем, бизнес-процессов и действий. Позволяет анализировать и предсказывать поведение отдельных элементов внутри бизнес-процесса, например, на схеме.

Для того, чтобы реализовать все эти методы на практике, понадобится система моделирования бизнес-процессов. Есть много разных сервисов, которые используются в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов. Например, популярные Bizagi Process Modeler, MS Visio, Business Studio и так далее.

Как не совершить лишних ошибок в моделировании бизнес-процессов

Большая часть ошибок, которые допускаются в процессе работы и прохождения этапов моделирования бизнес-процессов, связаны:

с недостаточным пониманием самой сути процесса, который необходимо моделировать;
с недостатком опыта и уровня теоретических знаний о самом моделировании.

Недостаток знаний по любому из этих пунктов приведет к тому, что созданная модель будет работать некорректно. Она не позволит масштабировать бизнес и может только навредить компании в дальнейшем.

Если фирма начинает заниматься моделированием без постановки задач и четкого понимания, это не принесет ожидаемого результата. Необходимо четко выстроить ряд целей моделирования. В противном случае процессы не начнут работать эффективно, прибыль и прочие показатели компании не увеличатся. Новая модель может оказаться непонятной как для руководства, так и для персонала.

Чтобы решить этот вопрос, например, можно обратиться за помощью к профессионалам — специалистам, которые обладают опытом и умеют моделировать бизнес-процесс, хорошо понимают внутренние системы подразделений компании. Это особенно актуально, если руководство никогда до этого не занималось моделированием и слабо разбирается в этом процессе.

При этом, если вы уверены, что обладаете достаточными теоретическими знаниями, а также четко понимаете, как именно работает ваш бизнес, моделированием в конкретных ситуациях можно заняться самостоятельно.

Хотя в любом случае при моделировании бизнес-процессов часто могут возникать трудности. Представим четыре рекомендации, исполнение которых поможет вам избежать проблем в процессе моделирования:

Подведем итоги

Построение модели бизнес-процессов — полезный метод, который позволяет эффективно анализировать, улучшать и проводить оптимизацию бизнес-процессов фирмы для достижения стратегических целей и повышения автоматизации процессов и ее конкурентоспособности.

В ходе процесса моделирования важно рассматривать организацию как единую систему, в которой взаимосвязаны и взаимозависимы различные структурные и организационные процессы. Для этого необходимо уметь раскладывать каждый процесс на составляющие, искать в них взаимозависимости, строить схемы, выделять обозначения, понятия, анализировать их и оперировать ими. В том числе учить этому сотрудников.

Другими словами, моделирование бизнес-процессов может помочь создать организованный подход к построению бизнес-процесса, а также позволит повысить эффективность работы компании. Но для этого важно уметь обращаться с моделями: выстраивать структуру модели, необходимо правильно интерпретировать и анализировать ее. Такой подход даст заметный конечный результат.