Процесс инициации проекта: что это и в чем польза для бизнеса

Время прочтения: мин.

Для того чтобы проект достиг своих целей, одних технических знаний и новаторских идей недостаточно. Важно правильно пройти через все этапы проектного цикла. Среди них особое значение имеет инициация проекта – первый этап управления. Это как фундамент для дома: если он крепкий, дом будет стоять уверенно. Именно в самом начале вы четко определяете, что хотите достичь, какие задачи встанут перед вами и какими будут первые шаги.

В статье расскажем, что из себя представляет инициация проекта и почему без нее будет сложно выстроить проектное управление. Обсудим разницу между гибким и жестким подходами к инициации, чтобы вы смогли сделать правильный выбор для своего проекта.

Пять этапов управления проектом

Любой проект проходит свой путь от старта до финиша. Этот путь часто называют жизненным циклом проекта.

Жизненный цикл в рамках проекта включает в себя несколько ключевых этапов управления, благодаря которым проект развивается организованно и достигает своих целей. С помощью этого подхода можно избежать лишних трат и убедиться, что проект соответствует изначальным ожиданиям.

В основе управления проектами лежит модель из пяти этапов. Она поможет создать структуру всех процессов: от начальной точки до достижения необходимых результатов.

Этап 1. Инициация

На этапе инициации проекта необходимо поставить перед собой главные цели и задачи. На этой стадии проекта вы формируете идею о том, какой продукт хотите создать. Задаетесь вопросом: «Какой результат нас удовлетворит?». Это помогает оценить возможности и четко обозначить направление для дальнейшей работы.

Этап 2. Планирование

В период планирования вы разрабатываете подробный план: рассчитываете бюджет проекта, планируете сроки, распределяете ресурсы для работы и организуете управление ими. Важно также определить, как вы будете измерять достижения проекта. Хорошее планирование – залог успеха.

Этап 3. Реализация

На этом этапе вы приступаете к действиям. Назначаете исполнителей и воплощаете в жизнь все, что было запланировано. В реализации проекта очень важны эффективное управление командой, временем и ресурсами.

Этап 4. Контроль

Параллельно с реализацией ведете наблюдение за процессом. Сравниваете фактические результаты с планом. Это помогает анализировать уровень рисков, вовремя замечать и исправлять недочеты в процессе работы и адаптироваться к изменениям.

Этап 5. Завершение

На финальном этапе анализируете всю работу. Происходит оценка достижений, менеджер делится выводами с остальными участниками. Это лучший момент, чтобы задать вопросы: что получилось хорошо и какие направления работы можно усовершенствовать, чтобы получить лучшие результаты.

Для успешного управления проекта важен каждый этап. Внимание к деталям помогает избежать рисков и достичь желаемых результатов.

Далее более подробно разберем, почему так важен этап инициации, какие задачи он решает и из каких процессов состоит.

Почему этот этап управления проектом так важен

Фаза инициации проекта является очень важной, так как именно здесь менеджер вместе с командой закладывают основы для работы всего будущего проекта. Этот момент дает возможность всем участникам прийти к единому видению того, что именно они хотят достичь.

Правильное начало помогает решить проблемы, которые могут возникнуть в управлении проектом в дальнейшем. Например, снижается риск недопонимания между членами команды или неправильного распределения задач и ресурсов.

Цели и задачи инициации проекта

Инициация проекта – это база для дальнейшей работы всей команды. Рассмотрим, какие цели у данной фазы проекта и что за задачи стоят перед компанией на старте.

Цели инициации

Создание общего понимания проекта среди всех участников.
Официальное документирование начала работы над проектом.
Определение и распределение ролей и ответственности в команде.
Анализ основных характеристик проекта, таких как бюджет и сроки.
Распределение ключевых ролей.
Определение следующих этапов управления проектом.

Задачи, которые необходимо решить на стадии инициации

Убедиться, что проект актуален.
Определить конечную цель проекта и его границы.
Выяснить ожидания и интересы всех ключевых представителей.
Назначить руководителя проекта и уточнить его полномочия.
Оценить уровень рисков и установить ограничения.

Особое внимание следует уделить выбору менеджера проекта, который будет согласован с заказчиком. Также важно определение зоны его ответственности.

На старте нужно проанализировать внешние и внутренние ограничения, которые могут повлиять на проект и подсветить особенности.

Благодаря эффективной инициации все этапы жизненного цикла проекта будут протекать более гладко и организованно. Правильно поставленное начало значительно повышает шансы проекта на успех.

Процессы фазы инициации проекта

В менеджменте принято последовательно развивать проект. При этом каждый шаг может уточнять предыдущие решения. На начальном этапе важно выполнять ключевые процессы проекта, чтобы установить правильное направление работы.

Шаг 1. Создание Устава проекта

Первым и главным шагом является создание Устава проекта. Этот документ – своего рода «паспорт», где фиксируются цели проекта, ожидаемые результаты, определяются ключевые участники и их роли. Устав подчеркивает связь проекта с общей стратегией организации, объясняет, зачем проект нужен, что он в себя включает и кто за него отвечает.

Шаг 2. Анализ заинтересованных сторон

Далее следует анализ всех, кто может оказать влияние на проект или будет заинтересован в его результатах. Это могут быть как внутренние, так и внешние инициаторы проекта. Понимание их интересов, ожиданий и возможного влияния на проект помогает определить, кто из них имеет ключевое значение, и наладить с ними эффективное взаимодействие.

Шаг 3. Организация стартового совещания

На этом этапе организуется встреча всех ключевых участников проекта. Цель совещания – официально запустить проект, убедиться, что все имеют единое видение проекта. Команда обсуждает и согласовывает детали, утверждает проектные документы. Это важно для того, чтобы каждый знал свои обязанности и был готов к совместной работе.

Каждый шаг важен для успешного старта проекта. Они помогают всем понять задачи и цели, а также создают крепкую базу для работы вместе над проектом.

Участники этапа инициации проекта

Инициация проекта – процесс, который требует командных усилий. В нем участвует множество людей, каждый из которых вносит свой вклад в создание фундамента для успеха проекта. Рассмотрим подробнее роль участников этого процесса:

Менеджер проекта стоит у руля на старте. Его миссия — разработать основной план, ясно обозначить, к чему проект стремится, и установить связь между всеми членами команды. Project менеджеру необходимы качества и навыки для эффективного общения. Кроме того, он должен хорошо понимать цели проекта.

Спонсор проекта — это люди или компании, которые финансируют проект. Их вклад переходит за рамки финансов. Они также принимают участие в установке приоритетов. Вместе с менеджером проекта спонсор определяет ключевые требования и ожидания к продукту.

Заинтересованные стороны охватывают широкий спектр лиц или групп. Они оказывают влияние на проект и на всех, кто заинтересован в его результатах. Среди них могут быть как клиенты и партнеры, так и общественные организации. Важно учитывать их интересы и потребности, потому что именно эти люди помогают сформировать поддержку проекта на разных стадиях.

Команда проекта состоит из профессионалов различных специализаций. Это могут быть разработчики, дизайнеры, аналитики. Их уникальные знания и опыт необходимы для стратегического планирования проекта и решения технических задач.

Удачный старт проекта требует правильного сочетания интересов участников и хорошей коммуникации между ними. Это помогает создать команду, готовую работать над достижением целей проекта.

Гибкая и жесткая инициация проектов: какую выбрать

Выбор между гибкой и жесткой инициацией проекта зависит от специфики задач. Однако следует обратить внимание и на условия работы. Разберемся, в чем отличие этих подходов и как определиться с выбором.

Гибкий подход

Гибкая инициация подразумевает быструю адаптацию к изменениям. Она идеально подходит для проектов, где требуется оперативно реагировать на новые идеи и предложения. В таком подходе к управлению легко изменять планы и цели в зависимости от обстоятельств и при этом не терять общего направления работы.

Для внедрения гибкой инициации существуют Agile-доски. Они представляют собой визуальное пространство, где каждая инициатива отображается в виде отдельной карточки. В такой карточке содержится вся ключевая информация о предложении: описание, ответственные лица, сроки и так далее.

Пример мягкого подхода

Предположим, у нас есть стартап, который разрабатывает информационный продукт – мобильное приложение для учета личных финансов. В процессе инициации проекта появилось несколько предложений по функционалу: интеграция с банковскими счетами, аналитика расходов, создание бюджетов и планирование финансовых целей.

Каждое предложение оформляется в виде отдельного тикета на Agile-доске.

Далее команда проводит голосование и обсуждение. Это нужно для определения функций, которые будут наиболее востребованы среди пользователей программы.

Помимо этого, используются скоринговые модели, чтобы оценить инициативы по ряду параметров: затраты на разработку продукта, потенциальная привлекательность для пользователя, ожидаемый эффект от внедрения проекта.

После анализа и обсуждения команда приходит к выводу, что на первом этапе стоит сосредоточиться на разработке аналитики расходов и создании бюджетов, так как эти функции оценили как наиболее важные и привлекательные для целевой аудитории.

Интеграция с банковскими счетами и планирование финансовых целей откладываются на более поздние этапы разработки продукта.

Такой подход позволяет не только выбрать наиболее значимые для реализации идеи, но и гибко адаптироваться, эффективно управлять процессом и оперативно пересматривать приоритеты и ресурсы проекта.

Гибкая инициация проекта упрощает управление проектными инициативами и делает планирование более эффективным.

Жесткий подход

Жесткий подход к инициации проектов характеризуется строгим планированием и управлением. Этот метод подходит в случае, когда необходимо четко соблюдать заданные инструкции и быстро принимать решения, которые исходят от руководителя.

Особенности жесткого подхода

Управление таймлайном проекта. В рамках жесткого подхода вводится строгий график с четко определенными сроками для каждого этапа и задачи. Это позволяет держать все под контролем и не допускать задержек в ходе управления проектом.

Централизованное управление. Решения принимаются и исходят от высшего руководства. Это обеспечивает единую стратегическую линию и минимизирует риски отклонений от плана.

Единый реестр проектов. Все проектные инициативы регистрируются в едином реестре, где им присваивается статус «Инициация». Это позволяет проще организовать управление процессом, отслеживать текущее состояние каждого проекта и обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации.

Карточка проектной инициативы. Разрабатывается план, в котором для каждой инициативы создается отдельная карточка. Онс содержит всю важную информацию: основные параметры, приоритеты работы, список ответственных лиц. Это централизует управление проектом и делает процесс его реализации прозрачным для всех участников.

Документооборот. Возможность собирать материалы в специальных папках или настроить автоматическую привязку документов к конкретному проекту облегчает работу с документацией. К тому же все данные становятся доступным для любого участника проекта.

Пример жесткого подхода

Допустим, компания запускает проект по внедрению новой системы учета рабочего времени. Принятие решения о запуске проекта ложится на руководство компании.

Для каждой стадии работы над проектом создается бизнес-процесс с определенными задачами и ответственными.

Вся информация, включая технические документы, требования к продукту и план проекта, собирается в едином реестре проектов. Для удобства документы автоматически распределяют по соответствующим папкам.

Такой подход позволяет четко следовать утвержденному плану и обеспечивает эффективное взаимодействие всех участников проекта. Это особенно важно для выполнения задач, которые требуют точного соблюдения инструкций и коротких сроков на исполнение.

Какой из способов выбрать

Выбор между гибким и жестким подходами к инициации проекта зависит от специфики задачи и условий работы.

Гибкий подход лучше подходит для проектов, где требуется быстрая адаптация к изменениям и нет необходимости устанавливать четкие требования с самого начала проекта.

Жесткий подход предпочтительнее, когда проект имеет строго заданные рамки, сроки и бюджет.

Подходы к инициации проекта не обязательно использовать в чистом виде. Жесткий и гибкий методы управления можно сочетать. Например, можно начать с планирования и установки конкретных целей и рамок. Далее, когда дело доходит до деталей управления, дать команде больше свободы для адаптации и инноваций. Это сочетание создает одновременно и четкую структуру, и пространство для новых идей.

Таким образом, выбор подхода должен базироваться на целях проекта, его масштабе и динамике изменений в процессе выполнения проекта.

Заключение

Старт проекта определяет его будущее. Это момент, когда закладывается фундамент для всех следующих шагов в управлении. Успешная инициация помогает всей команде понять, куда двигаться дальше, какие задачи предстоит решить и какие ресурсы потребуются в ходе управления проектом.

Этот этап не просто дает старт проекту, но и формирует его дальнейшую судьбу. От того, насколько грамотно и продуманно будет проведена инициация, зависит успех всего предприятия. Поэтому к подготовке начального этапа проекта следует подходить со всей ответственностью.