Microsoft Teams: обзор функций, тарифов и недостатков корпоративной платформы

Время прочтения: мин.

Microsoft Teams — корпоративная платформа с чатами, встречами, заметками и видеозвонками. Ее разработали, чтобы связать все продукты Office 365, и сделать из них единую экосистему. В процессе получился очередной конкурент Slack. В статье расскажем, как «Майкрософт» создавали Teams, какие функции есть у сервиса и сколько стоит подписка на него.

Кто и для каких задач создал Microsoft Teams

В отличие от Slack и Mattermost, которые были созданы как чаты внутреннего пользования, приложение Microsoft Teams делали специально для рынка. Продукт должен был объединить Skype и все сервисы пакета Office 365 — его разрабатывали как флагман этой экосистемы. Вот почему работу над Teams доверили Кирку Кенигсбауэру — вице-президенту корпорации «Майкрософт» и руководителю подразделения Office.

По замыслу разработчиков, Microsoft Teams должен был стать не просто мессенджером, а мультизадачным приложением для работы. Помимо каналов и чатов в него хотели интегрировать инструменты планирования, чат-боты, синхронизацию с почтовым клиентом и видеозвонки.

Компания анонсировала Microsoft Teams 2 ноября 2016 года на специальной конференции в Нью-Йорке. Там же рассказали о функциях будущего приложения и объявили дату выхода — весна 2017 года.

Информации в мире становится все больше, а времени на ее обработку — меньше. Поэтому мы стараемся предоставить пользователям и компаниям новые технологии, которые способны ускорить любой процесс.

Office 365 — широчайший набор инструментов. Это экосистема для творчества, коммуникации и совместной работы. Microsoft Teams значительно расширит возможности офисных приложений.

Сатья Наделла, глава корпорации Microsoft

Какие функции есть в Microsoft Teams

С 2017 года в приложении регулярно появляются новые функции. В этом блоке расскажем об основных возможностях Teams — для удобства разделим их на четыре категории.

Чаты

Один из ключевых и базовых функционалов приложения. Чаты в Teams подразделяются на личные и групповые. Первые предназначены для приватного общения с пользователями, вторые — для командной работы над проектами.

Перечислим, какие ещё функции предоставляют чаты Microsoft Teams:

Добавление и исключение людей. Вы можете добавлять людей в чаты вручную или создавать ссылки-приглашения — новые участники автоматически попадут в рабочее пространство. Для дальнейшей работы можете гибко регулировать им доступы. Например, возможность просматривать историю чата, смотреть общие файлы и т. д.
Настройка уведомлений. Сервис позволяет настраивать уведомления о сообщениях на всех устройствах — он доступен для Windows, Linux, mac OS, Android и iOS.
Треды. Teams помогает поддерживать порядок в рабочем пространстве. Беседы можно продолжать под основным сообщением, чтобы избежать хаоса в чатах и каналах.
Связь с пользователями за пределами компании. Приложение позволяет наладить связь с людьми из других организаций. В Microsoft Teams удобно работать с подрядчиками, фрилансерами, клиентами и бизнес-партнерами, которые используют для общения другие мессенджеры. При этом соблюдается высокий уровень конфиденциальности — никто извне не может получить доступ к информации внутри вашей компании.
Приоритизация чатов. Создайте систему приоритетов в рабочем пространстве Teams. Закрепите важные чаты поверх всех остальных — всё важное останется на виду.
Оформление сообщений. В приложение встроен редактор, который помогает форматировать текст. Например, выбрать стиль начертания букв, подчеркнуть слова, изменить цвет и размер шрифта, создать список и многое другое.
Реакции и запись видео. Под каждым сообщением в чате и треде можно оставить реакцию. Это быстрый способ отреагировать на просьбы или слова коллег — помогает в случае, если вы слишком заняты, чтобы написать ответ.

Если же вам нужно срочно поделиться большим объемом информации или продемонстрировать что-то коллегам, запишите видео. Этот формат поможет быстро передать важные новости и сэкономить много рабочего времени — не только вам, но и другим людям.

Треды в Microsoft Teams устроены так же, как и в других мессенджерах. Вы открываете основное сообщение — под ним выпадают комментарии, которые написали другие пользователи. Источник: официальный сайт Microsoft Teams

Видеоконференции

Еще одна ключевая функция мессенджера и инструмент для ускорения процессов. Видеоконференции Teams рассчитаны на 1000 участников и 10 000 зрителей — приложение хорошо справляется с нагрузкой и не теряет в качестве работы.

Вот какие ещё функции предоставляет видеосвязь платформы:

Планирование встреч. В Teams можно запланировать мероприятия, опубликовать повестку дня и организовать переписку между участниками до конференции.
Приглашение людей вне организации. Сквозная защита звонков в приложении позволяет общаться с пользователям во внешнем контуре — с теми, кто не работает в компании. Можете рассылать специалистам приглашения по электронной почте, они легко подключатся к конференции через браузер. Приложение обладает высоким уровнем конфиденциальности — благодаря шифрованию данных никто посторонний не сможет взломать конференцию и узнать закрытую информацию.
Режим «Вместе». В Teams можно настроить отображение конференц-комнаты как виртуальной аудитории. За участниками закрепляются места и они автоматически отображаются внутри пространства. Включать режим «Вместе» удобно на выступлениях и дискуссиях: вы увидите, какие эмоции испытывают люди и кто берет слово.
Совместное редактирование. В звонки по видео легко подгружать таблицы Excel, документы Word и другие форматы файлов для совместной работы. Они отобразятся на экранах всех участников звонка — можно разрабатывать стратегии, брейнштормить и заполнять важные формы вместе с коллегами.‍
Запись экрана. Как и в других приложениях для видеосвязи, в Teams можно записывать и сохранять конференции. Эти видео затем можно превратить в вебинары и залить на внешние площадки. Их также эффективно использовать для внутренних целей компании. Например, для расшифровки, чтобы написать интервью или статью по итогам собрания.

В видеозвонках Teams также есть функция контроля речи. Система на базе ИИ проанализирует ваш темп, предупредит о ситуациях, когда вы перебиваете других спикеров и поможет сделать выступление увереннее. Источник: официальный сайт Microsoft Teams

Инструменты совместной работы

В Teams постепенно появляются новые функции, которые облегчают работу распределенных команд. Перечислим самые важные из них:

Совместные правки. При совместном редактировании документов другие люди будут видеть, какие правки вы вносите в файл. Все действия синхронизируются и сохраняются в журнале версий.
Синхронный перевод речи. Если в вашей команде работают сотрудники из разных языковых зон, им тяжело понимать друг друга на совместных звонках. Автопереводчик помогает преодолеть барьер — встроенный в Teams ИИ автоматически переводит речь спикеров для всех участников и выводит субтитры на экран. Алгоритм поддерживает 35 языков.
Закрытые каналы. Функция, которая помогает создать закрытый и конфиденциальный канал в контуре организации. Доступ в него будет ограничен для всех, кроме участников проекта — они смогут делиться файлами, общаться и работать без вмешательства посторонних.‍
Портативные компоненты. Таблицы, задачи, маркированные списки и другие объекты — вы можете делиться ими прямо в чатах. Это еще один способ совместной работы с коллегами. Например, они могут моментально подключиться к брейншторму, обсуждению планов и созданию интерактивного контента — для этого необязательно устраивать видеовстречу.

Функция синхронного перевода работает как субтитры. Алгоритмы автоматически анализируют и переводят речь спикера, а затем выдают их на экран в текстовом формате — на том языке, который настроил для себя каждый пользователь. Источник: официальный сайт Microsoft Teams

Телефонная система

В мае 2018 года Microsoft запустила в Teams облачную АТС. Пользователи могут подключить собственные телефонные номера к облаку компании и использовать приложение как станцию.

Чтобы настроить виртуальную АТС, клиенту необходимо купить SBC-шлюз (Session Border Controller). Затем подключить к нему номера по протоколу SIP и состыковать с Microsoft Teams.

За шесть лет телефония в Teams приобрела много новых возможностей, например:

Copilot в системе. Благодаря генеративному ИИ приложение может анализировать информацию со звонков в реальном времени, а также делать сводки и автоматические расшифровки и отображать их на экране.
Доступ к голосовой почте. Сотрудники организации могут прослушивать голосовые файлы, просматривать сводки по звонкам и полные расшифровки. Это помогает быстрее получать актуальные данные и бысть в курсе происходящего — как на проектах, так и при обслуживании клиентов.
Переключение и ответный звонок. Если на линию компании поступает звонок, вы можете его принять, а затем перенаправить в нужный отдел. Если вдруг коллеги нет на рабочем месте, можете использовать функцию ответного звонка — он снова поступит вам.

Транскрибация звонков — полезный рабочий инструмент. Благодаря ему можно отслеживать, как сотрудники компании общаются друг с другом и клиентами. Если что-то не так, можно поработать над улучшением коммуникации: например, запустить внутреннее обучение. Источник: официальный сайт Microsoft Teams

Сколько стоит подписка на Microsoft Teams

Microsoft Teams не поддерживается на территории России — на официальном сайте не даны цены для региона. Поэтому за основу раздела возьмем стоимость подписки для Казахстана.

У Teams есть три варианта бизнес-тарифов.

Essentials

Стартовый план, который стоит $4 за пользователей в месяц. В него включены следующие функции:

стандартные инструменты обеспечения безопасности;
до 300 участников на собрании;
10 Гб в хранилище на пользователя;
поддержка по телефону и в интернете;
неограниченное общение в чате с коллегами и клиентами;
общий доступ к файлам, задачам и опросам;
шифрование данных;
автоматические субтитры во время собрания — только английский язык;
пакет из 100+ приложений для совместной работы;
добавление заметок на собраниях для общей работы над контентом;
записи собраний с расшифровками.

«Бизнес базовый»

Стоит $6 за пользователя в месяц, включает в себя все функции тарифа Essentials, а также новые возможности:

управление доступами пользователей (до 300 сотрудников);
корпоративную почту;
мобильные и веб-версии Word, Excel, PowerPoint и Outlook;
1 Тб места в облачном хранилище на сотрудника;
10+ приложений для бизнеса (Bookings, Skype, Планировщик, Microsoft Forms и другие);
автоматическую фильтрацию спама и вредоносных программ;
круглосуточную поддержку по телефону и в интернете.

«Бизнес стандарт»

Стоит $12,5 за пользователя в месяц. В тарифе — все возможности предыдущих планов и новые функции:

классические версии Word, Excel, PowerPoint и Outlook;
вебинары с регистрацией участников и созданием отчетов;
рабочие пространства для совместного творчества в Microsoft Loop;
инструменты для оформления и монтажа видео в Clipchamp;
доступ к генеративному ИИ Copilot.

Microsoft Teams также предлагает три тарифа для домашнего пользования. Отличия между ними — на картинке.

Разница между домашними тарифными планами Microsoft Teams. У приложения есть бесплатная, персональная и семейная версии. Стоимость двух последних — около 580 и 780 рублей соответственно. Источник: официальный сайт Microsoft Teams

Какие проблемы есть у Microsoft Teams

Главная проблема для российских пользователей — уход приложения из страны. В марте 2024 года об этом рассказали представители Softline. Они сообщили, что Microsoft закроет доступ к 50 продуктам, в том числе Word, Excel, OneDrive и Teams.

Обещали, что запрет не затронет физических лиц — платформой не смогут пользоваться только государственные организации и юридические лица. Но запрет коснулся и обычных людей. Приложение нельзя оплатить, а без VPN не получается пользоваться даже бесплатной версией.

Рассмотрим, какие еще недостатки Teams отмечают пользователи.

Нельзя создавать сообщества через десктопную версию платформы

Сообщества в Teams — площадка для поиска единомышленников по всему миру. Это простенький аналог социальной сети. Люди могут создавать группы по интересам, публиковать в них контент, общаться и планировать совместные события с другими пользователями.

Проблема в том, что создание и вступление в сообщества доступны только на смартфонах. Клиенты, которые пользуются приложением исключительно на Windows, Linux или mac OS, лишаются полезной социальной функции и потенциального канала продвижения.

При использовании версий Microsoft Teams для Windows, Linux, mac OS и веб клиенты не могут создавать и вступать в сообщества. Им нужно скачать и настроить мобильную версию приложения и добавить группы через него. Тогда они начнут отображаться и на ПК, и в браузере. Источник: веб-версия сервиса Microsoft Teams

Плохо работают уведомления и синхронизация

Пользователи регулярно жалуются на неработающие уведомления в версиях приложения для Android и iOS. Иногда оповещение о новом сообщении приходит через несколько часов после его фактического получения. Иногда оповещения не приходят вообще: пользователи пропускают важную информацию, срывают дедлайны и выполняют задачи хуже.

Та же ситуация с синхронизацией. Вы можете долго работать в десктопной версии Teams. Затем переключиться на телефон и не найти там последних сообщений. Приходится вновь возвращаться за ПК — даже если это очень неудобно.

Приложение периодически выбрасывает из конференции

Вторая по популярности жалоба после плохой работы уведомлений. Microsoft Teams самопроизвольно отключает пользователей от конференций — даже несмотря на стабильное интернет-соединение.

Проблему не устраняет даже переустановка приложения: вылеты могут прекратиться на время, но затем случаться вновь.

Частые вылеты из учетных записей

Пользователи мобильных версий Teams жалуются на периодические вылеты профиля. Им приходится авторизовываться снова — и это не всегда получается быстро. Иногда чтобы войти в аккаунт, нужно потратить 20-30 минут.

Особенно страдают те, у кого к приложению привязаны сразу две учетные записи. Порой Teams автоматически подключается к неактуальному аккаунту. Приходится совершать дополнительные действия, чтобы вернуться в нужный профиль.

Если вам нужна платформа, которая не прекратит работать в России и будет эффективно запускаться на всех устройствах, присмотритесь к Compass. У мессенджера схожий функционал с Microsoft Teams, но он работает намного стабильнее: на Windows, Linux, mac OS, Android и iOS.

Compass вовремя уведомляет о новых сообщениях. Вы не упустите важную информацию и всегда будете в курсе событий. А если возникнут вопросы о работе сервиса, служба поддержки мессенджера быстро придет на помощь.

Еще одно достоинство Compass — открытый исходный код. Платформу можно развернуть на своих серверах. Ваши данные будут в безопасности: никто не сможет получить к ним физический доступ. Подробнее о об этом и других преимуществах — на сайте Compass.

Заключение

Microsoft Teams — приложение, чаты и каналы в котором занимают далеко не первое место. Прежде всего это развитый сервис видеосвязи, который дает возможность собирать в конференциях сотни пользователей. Этот же сервис масштабируется до огромной экосистемы благодаря коллаборации со Skype и продуктами Microsoft Office 365.

Масштаб повлиял на популярность Microsoft Teams. Уже в 2020 году, спустя 3 года после релиза, платформа превзошла Slack по количеству ежедневных активных пользователей на 50%. Она также стала самым быстрорастущим приложением для бизнеса в линейке продуктов Microsoft — это большое достижение.

И все же Teams не лишен недостатков. Некоторые его функции доступны только на мобильных устройствах. Другие — только на десктопах или в веб-версии. Кроме того, приложения для iOS и Android часто критикуют из-за проблем с уведомлениями, вылетами и багами.

Наконец, Teams больше недоступен в России. Сервис прекратил работать на территории страны даже несмотря на большую базу клиентов — корпораций, университетов, организаций и частных лиц.

Теперь компании нуждаются в альтернативе. Если вы ищете надежный и быстрый мессенджер для работы, попробуйте Compass. Есть облачная или on-premise версии, а также все необходимые функции для работы в команде: личные и групповые чаты, комментарии, видеоконференции, защищенные пространства, карточки сотрудников и контроль активности команды.

Мессенджер Compass ничуть не уступает Teams в возможностях бесплатной версии. Команды до 10 человек могут пользоваться всеми его функциями — без ограничений на хранение данных и количество интеграций.

Если в команде больше 10 человек, платформа предлагает 30-дневный бесплатный период. В течение этого времени можно протестировать все функции Compass и принять решение о покупке.