Цикл Деминга: 4 шага на пути к улучшению качества продукта

Время прочтения: мин.

Цикл Деминга входит в семейство Agile-методологий. Они применяются в бизнесе и разработке для улучшения качества продуктов при одновременном снижении «мыслительных» затрат. Чтобы реализовать такое в PDCA, команда дробит главный процесс на несколько коротких итераций. Цикл Деминга — один из старейших методов с подобной сутью, и сегодня мы рассмотрим его подробнее.

Объяснение простыми словами: цикл Деминга

Цикл Деминга PDCA — известный процесс оптимизации работы над проектом или продуктом, теоретическая модель, применяемая в сфере управления качеством.

Впервые методика была опубликована в 1939 году инженером Уолтером Шухартом (Шугартом). Смысл заключался в простой идее: «сначала запланируй, потом реализуй, а в конце проверь».

Позднее экономист Уильям Эдвардс Деминг добавил еще один пункт с исправлением ошибок. Полученный цикл обозначается аббревиатурой PDCA (от англ «Plan, Do, Check, Act») с поздней модификацией в виде PDSA. Именно в честь Деминга названа философия, хотя встречаются определения «Цикл Деминга-Шугарта» или «Цикл Шухарта-Деминга», отдающие дань уважения первопроходцу управления качеством.

Что означают элементы круга или колеса Деминга:

P — Plan — планируй
D – Do — делай
С — Check — проверь (либо S — Study — учись)
A — Act — действуй

Получается, при реализации проектов в любых сферах, по мнению Шухарта и Деминга, следует придерживаться пошаговой схемы процессов:

Первый шаг: планирование. Сюда попадает и аналитика: изучение проблем компании, конкурентов, целей проекта. Финальный аккорд — план, учитывающий действия разных членов команды.

Второй шаг: работа. Строгое следование пунктам плана без отклонений под управлением лидера. Действовать предполагается сообща, по отлаженным каналам. Здесь не помешает корпоративный мессенджер.

Третий шаг: чекинг. Или проверка, оценка результатов. Важно собрать обратную связь, посчитать финансы и определить, насколько ожидания соответствуют достигнутой цели. К проверке принято добавлять учебу — анализ процесса и выявление слабых сторон для пополнения багажа знаний.

Четвертый шаг: коррекция. Далее цикл модернизируется, команда применяет новые идеи либо полностью меняет ориентиры. Все зависит от достижений и их соответствия поставленным целям.

Данный цикл потому так и называется, поскольку не имеет ограничений по количеству повторений. Никто не запрещает раз за разом возвращаться к первому пункту и «полировать» стратегию. Цикл качества Деминга можно представить в виде спринтов в Scrum, у него есть общие черты с Kanban-досками, но у PDCA отсутствует фокус на строки. В целом, методология применима практически в любом деле или процессе — и в бизнесе, и на производстве, и при разработке программного обеспечения (ПО).

Применение цикла Деминга на практике

При углублении в теорию можно понять, что метод PDCA (PDSA) Деминга опирается на научный подход управления и человеческий фактор. С точки зрения науки улучшение качества услуг и производимых товаров тесно связано с вариабельностью — изменчивостью процессов.

То есть чем ниже вариабельность, тем четче схема, и меньше шансов, что действие не сработает. Человеческий фактор в цикле Деминга включает четыре тезиса:

«Люди хотят быть частью команды»
«Люди хотят хорошо работать»
«У команды должен быть лидер»
«Постоянное обучение — залог эффективной работы»

Эксперты полагают, что именно сочетание научного подхода PDCA с особенностями человеческой психологии в управлении объясняет причину действенности метода. Традиционно PDCA применяется в следующих условиях:

1. Падение продаж. Цикл Деминга или PDCA предлагает проанализировать продажи, провести SWOT-анализ и сформировать стратегию развития. А дальше — действовать, вносить изменения, учиться на ошибках и снова действовать.‍

2. Внедрение нового инструмента продаж. Например, когда к продвижению сайта подключается контекстная реклама. На ней легко просматривается влияние цикла Деминга: сначала нужно разработать стратегию действий, затем запускается тестовая рекламная кампания, на ее основе выявляются слабые объявления, а дальше — корректировка материалов или схемы управления.‍

3. Работа с важными клиентами. У каждой компании есть ключевые заказчики и партнеры, потерять которых недопустимо. Цикл PDCA Деминга может снизить эту вероятность до минимума за счет постоянного улучшения качества услуг.

Чтобы было понятнее, как цикл PDCA работает на практике, рассмотрим типовой процесс — ведение переговоров с клиентом. Разобьем его на четыре этапа, как учит теория PDCA (планируй, делай, проверяй, действуй):

Планирование. Подготовка к переговорам заключается в изучении исходных данных о клиенте, постановке целей, определении пакета продуктов, которые необходимо продемонстрировать. Менеджер может набросать список типовых тем для разговора, напомнить себе ответы на часто задаваемые вопросы, распечатать документацию, составить презентацию и т. д. В итоге получается план переговоров — под полным управлением составителя.
‍‍
Работа. Менеджер совместно с другими заинтересованными лицами придерживается подготовленного плана и ведет переговоры. Он неизбежно совершает ошибочные действия, которые фиксируются.
‍‍
Чекинг. Оценка результатов — достигнута ли изначальная цель переговоров, что было не так, где стоит подтянуть свои знания. Чтобы решить проблему, нужно для начала ее четко проговорить.
‍
‍Коррекция. Менеджер отмечает для себя просчеты, докладывает руководителю о слабых местах изначального плана и методах улучшения PDCA. При следующих циклах специалист применит новую информацию на практике, что приведет к устранению ошибок. Запуск цикла возможен бесконечное количество раз.

Интересно, что концепция управления качеством применима не только на предприятиях — с помощью PDCA можно повысить личную эффективность. Возьмите, например, сдерживающий вас фактор — нехватка знаний, повышение веса, финансовые проблемы и т. д. Затем тестирование одного из способов достижения поставленной цели — пройдите курс, начните бегать, сократите траты. После оцените результаты, озвучьте выводы и откорректируйте стратегию. Здесь цикл повторяется.

О том, как взять под контроль эффективность работы, читайте в нашей статье.

Минусы PDCA

До этого момента мы говорили только о преимуществах методологии, но у нее есть и слабые стороны.

Во-первых, модель Деминга линейная. Она идет от одного этапа цикла PDCA к другому, и выявить проблемы возможно только при анализе, когда проект уже реализован. Вернемся к примеру с переговорами: вы не сможете понять, что не так с планом, пока не поговорите с клиентом и не совершите ошибку. Результат — потраченные время и ресурсы.

‍Во-вторых, применимость PDCA-цикла хоть и широкая, но метод Деминга все-таки имеет пределы. Так, он не используется в ограниченных по времени задачах, когда анализировать ситуацию попросту некогда. Еще один пример — проекты PDCA, у которых нельзя изменить результат. Если дом уже построен, не получится «откатить» ситуацию назад и выбрать другой фундамент — процесс необратим.

Цикл Деминга в организациях

Условно циклы процессов, протекающие в компании, можно поделить на три уровня — связанные с основной деятельностью, не связанные с основной деятельностью, корректирующие. В отношении них Деминг дал рекомендации по применению своего цикла:‍

1. Процессы, связанные с основной деятельностью, требуют синхронизировать весь цикл PDCA с календарным временем отчетности. Для таких глобальных вопросов нужны большие ресурсы, и нельзя вносить какие-либо коррективы в план управления, если период постановки стратегических задач уже прошел.‍

2. Процессы, не связанные с основной деятельностью компании (переезд в новый офис, расширение штата, корпоративная культура), не требуют строгой синхронизации с календарем. Такие задачи могут решаться в тот момент, когда появилась возможность улучшить качество PDCA.‍

3. Корректирующие бизнес-процессы, влияющие на отдельные стороны жизни организации, могут либо синхронизироваться с циклом отчетности, либо применяться по мере надобности. Здесь все зависит от характера, объема и длительности.

Отметим, что Уильям Деминг в своих лекциях неоднократно упоминал важность принципа постоянства цели PDCA. Он считал необходимым следовать изначально выявленным ориентирам — смело и без колебаний.

В этом принципе PDCA кроется секрет эффективности: если неправильно поставить цель менеджмента, остальные этапы управления процессами полностью теряют смысл, и результат окажется далеким от ожидаемого. Ресурсы в организации распределяются таким образом, чтобы решать долгосрочные задачи цикла — улучшение качества продукции, услуг и работ.

Чуть позже Деминг сформулировал 14 принципов, используемых совместно с циклом PDCA. Сам экономист называл их «естественными» и неизбежно приводящими к «стилю оптимизации».

Заключение

Что мы имеем в итоге:

1. Непрерывный цикл Деминга — методика улучшения качества продукта (товара, услуги) путем периодического повторения этапов Plan (Планирование), Do (Работа), Check (Проверка) и Act (Коррекция). Сокращенное название — PDCA. Есть и другая модификация — PDSA, где Check (Проверка) меняется на Study (Обучение, получение опыта).

2. У Деминга очень гибкая методика. Она применима практически во всех сферах: от личной эффективности и менеджмента до производственных линий. Модель цикла PDCA стала классической при падении продаж, внедрении новых инструментов маркетинга и работе с ключевыми клиентами.

3. У PDCA есть минусы, ограничивающие использование. Применять цикл Деминга не получится в проектах с короткими по времени этапами исполнения и необратимостью результатов. Также стратегия линейна и в некоторых случаях приводит к нерациональным показателям затрат.

4. В зависимости от типа бизнес-процессов в организации, новый цикл Деминга либо требует синхронизации с календарными этапами отчетности и планирования, либо реализуется по мере надобности.

5. Так как модель PDCA — линейная циклическая система, огромную роль играет постановка цели. Просчеты на первом этапе Plan (Планирование) приводят к критическим ошибкам на втором — Do (Работа).