Метод 1-3-5: как внедрить в бизнес универсальный способ все успевать

Время прочтения: мин.

Работать без планирования — прямой путь к хаосу. Без приоритетности и порядка задачи копятся, как снежный ком, к которому в итоге будет страшно подойти. Сотрудники тонут в проектах и не понимают, с чего начинать рабочий день. А руководители на выходе получают команду с выгоранием, сорванные дедлайны и претензии от заказчиков.

Чтобы этого избежать, нужно внедрять в работу планирование. Расскажем об универсальной методике «1-3-5».

Планирование — залог продуктивности

По опросу Superjob, около 28% из 5000 сотрудников тратят рабочее время на бесполезные дела. При этом 9% людей считают, что непродуктивно проводят от 30% до 50% рабочего времени.

Есть много причин, по которым мы бессмысленно расходуем время, и одна из них — в «ленивом» мозге. Он не любит сложных задач, которые требуют от нас усилий. Чтобы изучать что-то новое или принимать сложные решения, мозгу нужно обновлять нейронные связи и задействовать память. Поэтому он с таким удовольствием отвлекается на «дешевый дофамин» — скроллинг соцсетей, еще одна чашечку кофе, очередной «последний» ролик на YouTube.

Пока мозг вот так «ленится», задачи копятся. В хаосе человек теряется, не понимает, с чего начать и в каком порядке действовать. В итоге сотрудник начинает с самых крупных задач, оставляя более мелкие на завтра, что потом тоже приводит к очередному завалу. Или наоборот, сначала приступает к мелким, чтобы настроиться на работу — и не успевает выполнить самое важное.

Любой из вариантов рано или поздно приводит к неадекватной нагрузке, когда сотрудник засиживается за работой допоздна, откладывает задачи на выходные, не успевает заниматься личными делами и устает в два раза больше. Он злится на себя, нервничает, что подводит команду и руководство. Несколько недель в таком темпе — и здравствуй, выгорание.

Чтобы этого избежать, нужно внедрять планирование. Но к нему необходимо подходить с умом. Простого списка дел бывает недостаточно. Если сотрудник неправильно оценит нагрузку, он впишет в план чрезмерное количество дел и все равно не успеет. Или будет прокрастинировать, не понимая, с какой задачи начать. Так не получится планировать ни долгосрочно, ни на один рабочий день.

Чтобы прийти к адекватной нагрузке и комфортно выполнять работу, можно планировать дела по методу «1-3-5». Рассказываем.

В чем суть способа «1-3-5»

«1-3-5» — это универсальный метод для краткосрочного планирования. Суть способа в том, чтобы из большого числа задач выбрать только 9 и разбить по приоритетности:

1 — самая большая и важная;
3 — средние по важности;
5 — мелкие.

На день отводится одна первоочередная задача. К ней прилагаются те, что не отнимут много сил, но тоже нуждаются в выполнении. Всего 9 задач — этого достаточно, чтобы успевать делать самое важное и оставаться продуктивным весь день.

Ключевой принцип планирования по методу «1-3-5» — включать в список только срочные и необходимые задачи. Если постоянно откладывать неприятные дела, на выходе мы снова придем к хаосу из сорванных дедлайнов.

В идеале нужно успеть за день сделать все 9 дел. Но если не получается, не страшно. Можно сократить задачи: например, сделать 2 средних по важности вместо 3, или 4 мелких задачи вместо 5.

Методику можно адаптировать под себя с учетом форс-мажоров и специфики работы. Важно заранее оценивать время, которое нужно для выполнения каждого дела. Если понимаете, что первостепенная задача вряд ли оставит время для мелких, перенесите последние на другой день.

Обычно все действуют в порядке от самой крупной задачи к мелким. Но тут тоже можно маневрировать. Кому-то нравится начинать с легкого — это заряжает мотивацией и помогает поймать нужный настрой. Если сотруднику удобнее работать в таком темпе, и при этом он успевает по дедлайнам, не стоит вынуждать его менять порядок.

Метод «1-3-5» подходит как для рабочих, так и личных дел. Поэтому в список можно спокойно включать какие-то бытовые задачи. Это особенно полезно тем, кто много работает и мало расслабляется. Можно добавить в рабочую рутину немного жизни: прогуляться с коллегой за чашкой кофе или посмотреть новый фильм. Пусть приятные дела тоже будут частью задач.

Такой подход помогает наладить баланс между работой и жизнью. Например, если сотрудник хочет начать заниматься спортом, больше читать, изучать новое направление, но никак не может найти время из-за работы — предложите добавить эти дела в список. Так он грамотно распланирует время и будет держать задачи в фокусе в течение дня.

Бытовые дела из разряда «помыть посуду» или «разобрать сушильную доску» стоит вписывать с осторожностью. Они могут занять половину списка и не оставят места для более приоритетных дел. Не тратьте место на то, что вы и так сделаете по привычке.

Плюсы и минусы техники «1-3-5»

Как у каждой методики, у этого метода есть свои недостатки и преимущества.

В чем плюсы?

Меньше прокрастинации

Большие списки сбивают с толку необходимостью выбирать. Приходится мысленно оценивать приоритетность, сравнивать, распределять. На это уходит много ресурсов, мозг сопротивляется делать сложный выбор и уходит в прокрастинацию.

Методика «1-3-5» избавляет от такого выбора, помогает с самого начала правильно расставить приоритеты и избежать ступора при ответе на вопрос «Что делать в первую очередь?».

Удовлетворение от результата

Способ не позволяет заполнить список невыполнимыми задачами. С ним проще грамотно оценить силы и очертить границы вокруг первостепенных дел. С методом «1-3-5» вы избегаете ситуации, когда из 15 запланированных задач сотрудник успел только половину и расстроился.

Часто невыполненные дела в списке приводят к чувству вины, что отражается на мотивации.

Здесь же у нас только 9 важных, но посильных задач. Разобравшись со списком, сотрудник отмечает задачи галочками и испытывает удовлетворение. Даже если не получится сделать все, выполнение важных задач — уже повод себя похвалить и отметить прогресс.

Долгая концентрация

Метод помогает дольше удерживать фокус на важном. Внимание не рассеивается. Сотрудник видит перед собой 9 четких задач, которые хочется быстрее закончить. Подробнее про фокус на задачах писали в другой статье.

Виден четкий результат

Закрывая план, сотрудник каждый раз видит, с чем он справился, сколько времени на это ушло, что для этого потребовалось. Это помогает объективно оценить свою продуктивность и работать над улучшением результата.

Техника «1-3-5» отличается от большинства методик тайм-менеджмента своей универсальностью и простотой. Она не требует много времени, в ней нет многоступенчатых этапов и ее можно применять где угодно.

Но свои недостатки у метода есть. Например, он не подходит для большой нагрузки, когда выполнить 9 задач действительно невозможно. Например, бухгалтерской команде на аутсорсе нужно провести аудит учета нового клиента. Это энергозатратное и сложное дело, которое может занять не один день. При таком подходе на более мелкие задачи времени не останется.

Хорошая новость в том, что техника адаптируемая. Иногда можно не вносить в список все 9 задач и перенести мелкие дела на другие дни.

Как начать планировать по методу «1-3-5»

Поэтапно процессы выглядит так.

Осваиваем технику

1. Составьте простой список всех текущих дел

Выписывайте все, без анализа и оценки приоритетности задач. Вспомните все, что нужно сделать по текущим проектам. Добавьте личные и бытовые дела, если необходимо. Распределять и редактировать ничего не нужно.

2. Определите приоритетность

Теперь нужно определить, какие дела отнести в категорию безотлагательных. Обязательных правил для расстановки приоритетов не существует. Нужно найти способ, который подойдет в каждом конкретном случае.

Например, самыми важными делами на день можно считать те, что отнимают больше всего времени. Чтобы сначала разобраться с самым ресурсозатратным и действовать дальше налегке.

Можно воспользоваться таблицей Эйзенхауэра. Работает она так:

Распределите дела по ячейкам в таблице. Так будет ясно, какие задачи нужно добавить в список в первую очередь.

3. Определите объем

Осталось разбить выбранные задачи по степени важности. Здесь тоже универсального подхода нет. Обычно главной задачей назначают самую масштабную, чтобы бросить на нее все ресурсы в первую очередь.

Чтобы определить масштабность, нужно ответить на вопросы:

сколько этапов нужно пройти, чтобы закончить дело?
сколько времени уйдет на каждый этап?
с какими сложностями можно столкнуться на каждом этапе?
требуется ли дополнительная помощь для выполнения работы?

Так, если задача включает в себя несколько этапов, требует много времени и нуждается в дополнительной помощи — она более масштабна. Если нет, ее можно отнести в разряд менее приоритетных.

Некоторые выбирают самой важной ту задачу, о которой больше всего думают. На уровне интуиции, если какое-то дело занимает большую часть наших мыслей — значит, на нем и приоритет.

Другой подход — ставить на первое место самую неприятную задачу, чтобы сделать ее в первую очередь и не нервничать.

Тестируйте подходы, и со временем поймете, какой принцип подходит вам лучше всего.

Внедряем принцип в команду

Попросите сотрудников составлять план каждое утро. Можно публиковать список в чате. Это хорошо вызывает чувство общности и работает на сплоченность. Руководителю тоже полезно делиться планами — так вы покажете коллективу пример.

Например, план администратора школы курсов для детей может выглядеть так:

В конце каждого рабочего дня полезно писать закрывающий список в форме мини-отчета: какие цели выполнены, какие — нет и по какой причине. Что можно сделать, чтобы в следующий раз получилось все? Возможно, неправильно расставили приоритетность. Или не учли, что одна из задач займет слишком много этапов.

Такие отчеты учат самостоятельности и анализу. Сотрудник не только отслеживает прогресс, но оттачивает навык планирования. Уже через пару недель продуктивность команды заметно вырастет.

Что в итоге?

Методика «1-3-5» удобна простотой и универсальностью. Она подойдет большинству сфер, не отнимет много времени и поможет сосредоточиться на главном. Порядок простой: