Любая отдельная задача или целый проект должен иметь конкретные сроки выполнения. Только так можно добиться максимальной рабочей эффективности. При чем это актуально как для действий отдельного человека, так и для целой компании.
В современном мире важнее всего грамотно и эффективно управлять своим временем. Ведь именно от этого реально зависит, например, продуктивность команды, качество работы и даже репутация компании. Для того чтобы реализация задачи шла четко по плану, вводится элемент, который позволяет контролировать сам срок выполнения работы — дедлайн.
В рамках статьи мы подробнее рассмотрим, что такое дедлайны. Разберем, для чего нужны дедлайны, как их определить и использовать, как они работают, какими бывают. В том числе узнаем, как соблюдать «крайний срок» и что будет, если человек постоянно будет срывать дедлайны.
Что такое дедлайн простыми словами
Дедлайн — это популярный в современном мире термин, который означает установленный конечный срок сдачи работы. До дедлайна нужно успеть выполнить задачу или проект. Проще говоря, дедлайн — это крайняя дата, к которой результат или продукт уже должен быть готов. Например, если вам поручили сдать отчет к 30 октября, то 30 октября — это и есть дедлайн.
Согласно орфографическому словарю, «дедлайн» — это англицизм. В переводе с английского языка deadline значит мертвая линия (дословно) или крайний срок для выполнения.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Термин «дедлайн» очень плотно вошел в повседневную лексику. Каждый день в офисах, университетах, на производствах сотрудники или студенты выполняют рабочие задачи, курсовые, рефераты к определенным дедлайнам.
Для чего нужен дедлайн
Сегодня дедлайн стал одним из инструментов планирования и организации деятельности. И он гораздо полезнее, чем может показаться на первый взгляд. Главная практическая ценность дедлайнов в том, что они позволяют:
руководителям принимать решения и поэтапно планировать развитие компании;
сотрудникам — быть продуктивными и избегать переработок, планируя свое рабочее время в любой сфере.
Используя дедлайн, можно получить высокую отдачу от команды и повысить скорость и точность работы компании в целом.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
В том числе свой дедлайн нужен для того, чтобы:
1. Упростить выполнение сложных задач и повысить уровень мотивации. Дедлайн указывает конечную временную точку выполнения какого-либо дела. Постановку задачи можно считать стартом. Однако некоторые процессы могут быть слишком большими и сложными. В таком случае их можно разбить на мелкие этапы со своими внутренними дедлайнами, чтобы было удобнее организовать работу.
{{cta_op_banner}}
Дедлайны в этом случае выполняют важную функцию «опорных пунктов» и повышают мотивацию к выполнению основной работы или задачи. Исполнитель будет понимать, что чтобы успеть к сроку сдачи, ему нужно уделять определенное количество времени каждую неделю.
2. Повысить эффективность командной работы. Если руководители, которые устанавливают новые задачи, точно знают сроки выполнения каждой и уверены в том, что они будут соблюдаться, они могут хорошо планировать общий рабочий процесс. Например, запустить несколько независящих друг от друга подзадач в параллель.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
3. Повысить личную эффективность и производительность сотрудников. Компании, в которых сотрудники четко осведомлены о сроках выполнения собственных задач, демонстрируют значительно более высокую продуктивность в течение всего процесса работы. Дедлайны способствуют снижению уровня прокрастинации.
Это поддерживает стабильный темп работы над проектом на протяжении всего дня. В итоге повышается эффективность труда и улучшается общая дисциплина.
Важность дедлайнов для бизнеса или проекта чрезвычайно важна. Например, представьте ситуацию, что отель не успел подготовить все к туристическому сезону, начал работать позже на несколько недель и из-за этого потерял клиентов в первом месяце. Учитывая сезонность такого бизнеса — это критически влияет на прибыль и общее финансовое положение.
Виды дедлайна
Дедлайны можно классифицировать по разным признакам, в зависимости от того, для каких целей их необходимо применять. Разделение на виды помогает выбрать наиболее подходящую форму дедлайна для конкретной задачи и, в конце концов, обеспечивает ее более эффективное выполнение. Рассмотрим, какими дедлайны бывают:
1. Гибкий или мягкий дедлайн. Особенность таких дедлайнов в том, что у них нет четкой даты реализации. Достичь цели можно позже. В таком случае сроки будут сдвинуты легко, и это не критично.
Обычно подобную ситуацию можно встретить в рамках каких-либо исследований, научной или проектной работы. Например, когда что-то разрабатывается, используется много новых технологий. И в зависимости от обновленной получаемой информации реальные сроки реализации могут растягиваться.
2. Дедлайн с жесткими, фиксированными рамками. В этом случае конечная дата принципиально важна, откладывать сдачу проекта нельзя. Срыв жестких дедлайнов приводит стороны к серьезным последствиям: расторжению контракта, недовольству клиентов, снижению репутации или финансовым потерям.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
В том числе иногда дедлайны можно разделить по методам постановки самих сроков:
1. Срочный дедлайн. Появляются внезапно, когда нужно выполнить неожиданно появившуюся приоритетную задачу с привязкой ко времени. Как правило, дедлайн устанавливается очень жесткий.
Например, перед выпуском программного продукта сайта обнаружилось, что в коде есть критическая уязвимость, которая ставит под угрозу конфиденциальную информацию пользователей, возможна утечка данных. Задачу вовремя нужно решить: найти и устранить её быстро.
2. Повторяющийся дедлайн. Этот дедлайн цикличен. То есть его нужно соблюдать и учитывать на постоянной основе через определенные промежутки времени. По завершении одного дедлайна начинается срок действия следующего. Например, ежемесячная финансовая отчетность проекта, данные продаж.
3. Поэтапный дедлайн. Предполагает разделение одной задачи на несколько этапов, каждый из которых имеет ограничение по времени. Это дает возможность команде контролировать процесс выполнения задачи, реализации проекта поэтапно. Этот дедлайн применим в крупных проектах, где важно сделать каждую часть. Например, при строительстве домов или промышленных объектов.
Получить больше информации и полезные статьи о том, как развивать бизнес, устанавливать деловые связи с партнерами, сотрудниками и клиентами, выстраивать продуктивную работу и не нарушать дедлайны вы можете в Телеграм-канале «Compass Журнал». Подписывайтесь и не пропускайте контент!
Польза и вред применения дедлайнов
Дедлайн — это достаточно распространенный инструмент тайм-менеджмента, который включает в себя определенные плюсы и минусы. Рассмотрим их подробнее.
Преимущества дедлайнов
1. Повышение продуктивности. Установленные дедлайны помогают сотрудникам сосредоточиться на выполнении задачи в соответствующий срок, избегая лишних отвлечений.
2. Мотивация для команды. Наличие четкой даты завершения задачи, проекта стимулирует сотрудников работать оперативнее. Дедлайны становятся своего рода ориентиром, который мотивирует к достижению результата. Иначе у человека не будет мотивации сделать работу быстро к нужному времени. Ее можно сделать и позже, если никто не просит, не напоминает, не задает вопросы, а четкого срока сдачи нет.
3. Помощь в выявлении слабых мест коллектива. Используя дедлайны, вы поймете, есть ли внутри коллектива неорганизованные люди, которые систематически не могут работать и уложиться в сроки. Такие сотрудники снижают общую эффективность работы компании.
При постановке дедлайнов менеджмент будет четко видеть, у кого есть проблемы с компетенциями или организацией рабочего процесса, и сможет применять соответствующие меры.
4. Грамотное распределение ресурсов и делегирование процессов. Дедлайны способствуют более эффективному управлению ресурсами, так как помогают заранее планировать нагрузку на команду проекта. Руководители могут четко распределить небольшие задачи между сотрудниками, назначить ответственных: кто что должен делать.
Если будет понятно, что команда не справляется с поставленными сроками, можно заранее начать нанимать других специалистов извне. Такой подход поможет избежать перегрузок.
5. Улучшение планирования. Дедлайны помогают лучше структурировать рабочий процесс, разделяя его на поэтапные мелкие задачи. Получается пошаговый план, который станет опорой и инструкцией для каждого: руководства и сотрудников.
Грамотно расставив дедлайны для каждого сотрудника, вы создадите связанный механизм работы внутренних процессов организации, что будет способствовать общей продуктивности.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Минусы дедлайнов
1. Стресс. Чем ближе дедлайн, тем выше тревожность коллектива. Нередко крайние сроки приводят к чрезмерному волнению и стрессу. Особенно если задача большая и сложная, а времени не достаточно. Дедлайн выводит на эмоции. Чаще это случается, когда сотрудники не готовы представить результат. В таком случае дедлайны не помогают, а дестабилизируют общую ситуацию в команде.
2. Снижение качества работы. Когда установленного времени на выполнение задачи недостаточно, а работа должна быть выполнена в срок, сотрудники чаще выбирают скорость в ущерб качеству. Смысл в том, что это может повлиять на клиентов и отразиться на репутации компании.
3. Недооценка сложности задачи. Иногда, например, дедлайны устанавливаются без учета реальной сложности проекта или объема работы. Это может привести к тому, что сотрудники просто не успеют завершить задачу в строго установленный срок, что вызовет дополнительные задержки и негативные последствия для проекта.
4. Дедлайны не могут помочь организовать работу некоторых людей. Некоторые устроены так, что не хотят выполнять работу постепенно и откладывают все на последний момент. В таком случае им все равно не хватает времени.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Это человеческая природа, и с ней сложно бороться. В итоге получается так, что наличие дедлайна не помогает наладить продуктивную и поэтапную работу. Задача проекта все равно выполняется в последний момент, без упора на качество и другие важные параметры.
Как соблюдать дедлайны: советы руководителю и исполнителю
Рассмотрим несколько важных рекомендаций, которые помогут сотрудникам более комфортно выполнять свои задачи, а руководителям — четко контролировать сроки выполнения конечной работы и не допускать их срывов.
Советы исполнителям
1. Оцените свои возможности. Первое, что нужно сделать после принятия очередной задачи — адекватно изучить ее и оценить собственные возможности. Вы должны понимать уровень сложности: есть ли необходимые ресурсы, сколько времени можно затратить при ваших компетенциях, какие есть пожелания от клиентов.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
2. Правильно расставляйте приоритеты. Чаще всего у исполнителя есть сразу же несколько задач в рамках разных рабочих направлений. Не все они одинаково важны. Расставляйте приоритеты, чтобы сначала решать те задачи, которые имеют наибольшее значение для текущих проектов или требуют срочного выполнения.
3. Визуализируйте ваши задачи и используйте инструменты по повышению продуктивности. Чтобы упростить выполнение сложных задач или случайно не упустить одну из десятков второстепенных, важно четко контролировать их наличие. Проще всего это сделать визуально.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Так вы точно не упустите ни одну задачу и сможете соблюдать все дедлайны.
4. Разделите большую задачу на мелкие этапы. Одна крупная задача может выглядеть пугающе и демотивировать. Разбейте ее на несколько меньших шагов, чтобы проще следить за прогрессом и отмечать промежуточные результаты. Так будет легче добиться поставленной цели.
5. Учитывайте форс-мажоры. Помните, что в любом проекте могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. При планировании всегда выделяйте себе на задачу немного больше времени, чем нужно объективно. Так получится справиться вовремя.
6. Сфокусируйтесь на задаче. Чтобы выполнить задачу вовремя, важно все выделенное на работу время посвящать приоритетным задачам. Не отвлекайтесь на посторонние вещи: соцсети, видео, уведомления и даже полностью не приоритетные проекты. Создайте себе рабочую атмосферу и сосредоточьтесь на одной задаче.
Повысить продуктивность и проще сфокусироваться на одном действии могут помочь специальные приложения, инструменты или любая программа тайм-менеджмента. Например, метод Pomodoro, в рамках которого вы устанавливаете таймер и разбиваете свою работу на получасовые отрезки: 25 минут работы и 5 минут отдыха.
Советы руководителям
1. Устанавливайте понятные задачи с четкой конечной целью. Чтобы сотрудник мог эффективно справляться с дедлайнами, важно понятно и открыто формулировать любое задание. В ТЗ вы можете описать не только то, что нужно сделать, но и возможные инструменты, нюансы работы.
Важно погрузить исполнителя в контекст, чтобы он не тратил много лишнего времени на интерпретацию задания, а сразу приступал к реализации.
2. Устанавливайте реалистичные временные рамки. Ориентируйтесь на клиентов, но при этом оценивайте ситуацию трезво и не перегружайте сотрудников большим количеством задач с короткими сроками реализации.
Следует оценить не только объем работы, но и доступные ресурсы. Так, получится установить наиболее оптимальный и реальный срок. Если дедлайны будут нереалистичными, то придется снижать качество работы, что недопустимо.
3. Добавьте время на непредвиденное.Планирование — это не только установка сроков, но и учет неожиданных факторов, которые могут повлиять на выполнение задачи. Поэтому рекомендуется выделять на задачу чуть больше времени, чем на нее может потребоваться в реальности.
4. Своевременно контролируйте ход выполнения задачи. Руководитель может ненавязчиво отслеживать ход выполнения проекта, чтобы понимать степень ее готовности относительно момента дедлайна.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
5. Наглядно продемонстрируйте важность дедлайна. Если сотрудники, несмотря на усилия руководителя, все же постоянно срывают дедлайны и ставят под угрозу работоспособность бизнеса, можно рассказать им о важности крайних сроков.
Например, бухгалтер просрочил дедлайн перед Новым Годом и перевел деньги в банк позже определенной даты. Тогда весь коллектив остается без зарплаты на праздники. В этой ситуации последствия срыва сроков видны и понятны каждому. Сотрудники просто могут не осознавать полную картину до того, как она будет озвучена руководителем.
Что будет, если срывать дедлайны
Несоблюдение дедлайна — сроков выполнения той или иной задачи может привести к финансовым, репутационным потерям, дисциплинарным, административным санкциям или просто снижению общего уровня мотивации как исполнителей, так и постановщика. Коротко обозначим их:
падение эффективности как отдельного сотрудника, так и коллектива;
чувство разочарования в своих компетенциях, возможностях, силах;
конфликтные ситуации с постановщиком (заказчик или менеджер);
потеря времени, клиентов и денежных средств;
подрыв репутации и доверия (отдельного сотрудника или компании в целом);
снижение конкурентных преимуществ и другие последствия.
Постановка дедлайнов — это не просто выбор даты, до которой должна быть завершена поставленная задача. Это сложный процесс, требующий хорошей проработки. Чтобы правильно поставить дедлайн, который не ухудшит ситуацию, а повысит эффективность и будет работать, важно учесть множество факторов и знать другие правила.
Хотя при этом руководители нередко совершают ряд ошибок в постановке дедлайнов, которые могут привести к срыву проектов, снижению мотивации и ухудшению качества работы. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки при установке персональных дедлайнов.
1. Установка долгосрочного дедлайна без контроля
Одна из самых частых ошибок. Ранее мы уже описывали ситуацию, когда многие люди выполняют задачу в последний момент, в не зависимости от временных рамок. Чтобы исправить эту ситуацию и наладить постепенную, поэтапную работу, необходимо ввести практику отчетов.
Здесь все просто, устанавливать сроки нужно таким образом:
Создать дедлайн и если срок слишком длинный (2-3 месяца и более), тогда попросить коллег отправлять отчеты о проделанной работе каждые 1-2 недели на протяжении этого срока.
Так, вы будете в курсе хода реализации задачи и сможете проконтролировать исполнителей. Риск нарушения дедлайна будет минимальным.
2. Отсутствие поощрения
До этого мы рассматривали только один вид мотивации соблюдения дедлайнов: санкции. Однако поощрения работников — тоже важный элемент успешного выполнения сложных и простых задач в срок.
Если в компании отсутствуют меры премирования за своевременное выполнение работы, сотрудники могут относиться к дедлайном не так ответственно. Санкции могут их не пугать. В то же время бонусы за активную работу и регулярное соблюдение полных и промежуточных сроков сдачи задач могут значительно повысить общекомандный дух.
3. Установка произвольных сроков до оценки объемов работы и выбора методов
Распространенная ошибка — определение сроков задачи до того, как был проведен анализ объема работ и методов их выполнения. Именно так устанавливаются нереалистичные дедлайны.
Нужно объективно оценивать сложность и сначала понять объем задачи, разделить ее на этапы и выбрать методы выполнения, а уже потом назначать сроки. Такой способ позволит избежать спешки и недовольства сотрудников.
4. Организация дедлайна там, где он не нужен
Не все задачи требуют жестких сроков готовности. Иногда постановка дедлайна там, где его не должно быть, приводит к дополнительному стрессу и давлению на сотрудников. Это особенно актуально для креативных задач или специфической работы — проекта, который не сделать здесь и сейчас.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
5. Игнорирование внешних факторов
Еще одна ошибка — руководители часто не берут во внимание разные внешние факторы, которые могут повлиять на сроки реализации. Например, государственные праздники, сезонные колебания спроса или даже погодные условия. Недооценка таких факторов приводит к тем самым форс-мажорам и задержкам сроков сдачи проекта. Значит, дедлайн окажется ненужным.
Резюмируем
Слово дедлайн появилось достаточно давно. И в современном мире слово стало неотъемлемой частью нашей рабочей культуры. Дедлайны одинаково полезны как в повседневной жизни, так и для организации деловой активности. Это простой и эффективный инструмент управления временем и координации процессов.
Правильно установленные сроки помогают держать процессы под контролем, сохранять продуктивность команды и раньше добиваться поставленных целей. Однако при этом с дедлайнами важно быть осторожными. Их некомпетентная постановка может только ухудшить ситуацию. Что приведет к потере продуктивности, стрессу исполнителей, постановщиков и потери качества.
Книга по теме
Зарабатывайте, рекомендуя мессенджер Compass
Поделитесь с нами контактами знакомого руководителя и получайте стабильный ежемесячный доход.
Контроль работы сотрудников: как его внедрить, чтобы не навредить
Как вовремя понять, что сотрудник не справляется? Как помочь ему решить проблемы до того, как они повлияют на общий результат? Как контролировать и не вредить энтузиазму и инициативе?
Бизнес-наука
Виды планирования: как успешно планировать дела
Рассказываем о планировании, его видах и принципах. Даем необычные и действенные советы о том, как научиться правильно строить планы и с помощью них организовать работу и личную жизнь
Бизнес-наука
Контроль времени работы: 10 программ для монтиторинга и учета рабочего времени
В этой статье приведем 10 сервисов для контроля и учета рабочего времени
Не только рассказываем про управление и бизнес, но и повысим эффективность работы вашей команды