Контроль работы сотрудников: как его внедрить, чтобы не навредить

Польза контроля для сотрудников

Контроль работы полезен и для персонала компании. Правильно организованный мониторинг сотрудников частично снимает с них необходимость в самоконтроле. С другой стороны, этот же инструмент улучшает организованность, а это приводит к повышению эффективности работы. 

Помимо этого, при организации контроля действий персонала сотрудникам будет проще показывать руководству результаты своей работы. Это, в свою очередь, ведет к тому, что подчиненный может получить премию, повышение по службе или другое поощрение за эффективное выполнение своих обязанностей.

Как подготовиться к внедрению контроля работы сотрудников

Перед тем, как внедрить систему контроля работы сотрудников компании, сделайте следующее:

Определите, зачем вам нужен контроль работы персонала

«Контроль ради контроля» только навредит общему делу и снизит вовлеченность и отдачу сотрудников на своем рабочем месте. Потому, прежде, чем начать контролировать сотрудников, необходимо понять, что нужно решить с помощью этого инструмента. Например:

• улучшить качество обслуживания;
• повысить эффективность сотрудников;
• снизить затраты на маркетинг;
• увеличить выручку компании.

Могут быть и другие задачи, которые позволяет решить учет рабочего времени сотрудников и других показателей. Главное, четко понимать, зачем вам нужен контроль, иначе он может негативно сказаться на мотивации сотрудников и навредить вашему бизнесу.

Оцените, в каких отделах и как контролировать работу персонала

Бытует мнение, что контроль на предприятии должен быть для всех одинаковым. Но утверждение это спорное. 

Возьмем для примера салон по продаже автомобилей. Он должен открываться в 9:00.  Это значит, что уже в 8:55 менеджеры по продажам обязаны сидеть за своими столами и ждать клиентов. Это сотрудники фронт-офиса – для них важно вести учет времени прихода, ухода и часов, проведенных на рабочем месте.

Но сотрудники отдела маркетинга этого же салона не так строго привязаны ко времени. Их работа может быть связана с поездками к подрядчикам, и в маркетинге в целом принято задерживаться после работы. Соответственно, для них не будет актуален тот же способ контроля времени, что применяется для каждого работника отдела продаж.

Нередко, контролируя сотрудников, в офисах устанавливают программы, которые делают снимки экранов компьютеров. Так можно отслеживать, в каких программах в течение дня сидят подчиненные. Отделу продаж нельзя сидеть в социальных сетях, так как их это отвлекает от работы.

В то же время для сотрудников отдела маркетинга социальные сети – это один из каналов привлечения трафика. Потому их нельзя наказывать за то, что в течение дня они сидят во ВКонтакте, Телеграмм и других сервисах.

И таких нюансов в работе разных отделов много. Потому при определении критериев оценки эффективности персонала и методов его контроля консультируйтесь с руководителями отделов. Это поможет избежать негативной реакции сотрудников на внедрение систем учета рабочего времени и мониторинга других показателей.

Оцените индивидуальное отношение сотрудников к методам контроля

В этой рекомендации речь идет не о проведении опроса сотрудников – это будет слишком трудоемко и создаст лишнее напряжение в коллективе. У менеджеров по управлению персоналом есть дела на каждого работника с личностными характеристиками, которые определялись на этапах интервью при приеме на работу. Содержащихся там данных должно хватить, чтобы понять, как те или иные сотрудники отнесутся к этим системам контроля за их работой.

Если имеющихся данных недостаточно, можно провести тестирование всего персонала на определение типа личности по методу Майер-Бриггс или Соционики. Оба теста основаны на типологии Юнга, и позволяют отнести человека к одному из 16 человеческих психотитипов. Такой способ хорош тем, что:

• дает отделу по работе с персоналом исчерпывающую информацию об особенностях поведения человека и отвечает на вопросы как мотивировать и что демотивирует сотрудника;
• не создает напряжения и отторжения у коллектива, так как результаты теста интересны большинству людей.

Главное, что помогут определить тесты, это то, как те или иные меры контроля скажутся на работе человека. Более того, если сотрудников объединить в группы по типам личности, будет понятно, какой тип преобладает и как более эффективно влиять на работу всего коллектива.

Что и как можно контролировать в работе сотрудников

Инструментов автоматизации контроля за работой сотрудников существует много.

Контроль рабочего времени

Для осуществления этой функции используют программное обеспечение для учета:

• начала и конца рабочего дня с выявлением опозданий и прогулов;
• времени, проведенного в общении с клиентом;
• активности работы сотрудников за компьютером.

Некоторые специализированные сервисы, как, например, корпоративный мессенджер Compass, имеют встроенный трекинг времени и статистику активности каждого работника. То есть, все данные собираются, не вызывая раздражения коллег.

Сбор информации о посещаемых в течение рабочего дня сайтах и программах

Эти данные собираются как с помощью сервисов, делающих скриншоты рабочего стола компьютера, так и с помощью приложений, собирающих данные по посещенным в течение дня url. Ряд программ совмещают в себе функции контроля рабочего времени и сбора информации о посещаемых сайтах.

Можно подумать, что такие приложения устанавливаются только на офисные компьютеры. Но фактически их легко установить и на домашние лэптопы удаленных сотрудников, а многие сервисы имеют и мобильные приложения. Сама установка этих программ часто прописывается в трудовых договорах.

Отслеживание передвижений сотрудников

Для этой цели используются приложения с GPS-трекерами. Они актуальны для специалистов, чья работа носит разъездной характер:

• курьеров;
• водителей-экспедиторов;
• риэлторов;
• представителей банков, выезжающие на дом;
• других работников, чье передвижение нужно контролировать.

Помимо контроля перемещения сотрудников, эти сервисы помогают анализировать маршруты, время отправки, доставки и другие показатели. Анализ этих данных позволяет оптимизировать действия сотрудника для повышения эффективности его работы.

Запись звонков

Эта функция активно используется в отделах продаж и коллцентрах. С помощью записи звонков компании:

• следят за соблюдением менеджерами скриптов и манерой общаться в целом;
• выявляют то, что можно улучшить в общении с клиентами;
• определяют клиентские инсайты.

Записи телефонных разговоров также помогают в решении конфликтных ситуаций как с менеджерами, так и с покупателями.

Какие виды контроля существуют и к кому какие лучше применять

В зависимости от корпоративной культуры, выполняемых задач и ответственности сотрудников для мониторинга персонала применяются следующие виды контроля.

Контроль по результатам работы

Сотруднику ставится задача, обозначаются критерии и методы оценки и сколько времени есть на ее исполнение. Опираясь на эти данные, человек самостоятельно формирует план выполнения работы и определяет, какие ресурсы ему для этого необходимы.

Сильные стороны такого подхода:

• руководителю не нужно постоянно контролировать сотрудника;
• исполнитель не ощущает давления со стороны начальства.

Слабые стороны метода:

• для получения ожидаемого результата необходимо ставить максимально конкретное ТЗ;
• есть риск получить неудовлетворительный результат и времени на переделку может не остаться.

Такой вид контроля больше подходит для фрилансеров и специалистов творческих профессий. Руководителям, обозначая сроки сдачи проекта, рекомендуется оставлять небольшой запас по времени на случай, если придется срочно все переделывать.

Промежуточный контроль

При таком виде контроля работы проект разбивается на несколько этапов, и сотрудник отчитывается по каждому из них. Например, у копирайтера разбивка проекта статьи может выглядеть так:

• план статьи;
• тезисы;
• планируемые источники информации;
• согласование изображений, которые планируется использовать в статье;
• написание статьи.

При соблюдении такого плана копирайтер отчитывается по каждому отдельному этапу, и на выходе заказчик получает статью, максимально близкую к желаемому результату. Например, такой подход часто используется при написании технических текстов и образовательных курсов.

Произвольный контроль

Этот вид контроля производится без предупреждения, а в некоторых случаях и без ведома сотрудников. Например, руководитель отдела продаж может выборочно прослушивать телефонные записи. Или сотрудника могут вызвать на совещание, где ему необходимо будет отчитаться о проделанной за прошедшее время работе и планах на будущий период.

Произвольный контроль, при этом, нельзя назвать незапланированным. Чаще всего он носит регулярный характер, но не для всех сотрудников и не по всем работам  одновременно.

Методы контроля, которые часто используются в компаниях

Выше мы описывали, что и как  контролировать. Такой мониторинг осуществляется на регулярной основе и с помощью автоматизированных программ. В этом разделе мы расскажем, какие еще эффективные методы контроля могут использоваться на предприятии.

Установка плана и KPI

У менеджеров по продажам может быть план по количеству звонков, совершенных за день, неделю, месяц. У маркетологов – согласованный KPI (ключевые показатели эффективности) по количеству лидов также на день, неделю, месяц. Этот метод и дисциплинирует, и ставит конкретные рамки, и не требует ежедневного контроля при должном уровне ответственности сотрудников.

Регулярные планерки

В зависимости от сложности проекта планерки и совещания отдела можно проводить каждый день, 2-3 раза в неделю и реже. Такой подход не только обеспечит регулярный контроль и оценку результатов, но и будет держать сотрудников в тонусе. Руководитель с их помощью показывает свою заинтересованность в той работе, которую выполняют сотрудники, и всегда знает, чем занимался каждый из них в течение рабочего дня.

«Тайный покупатель»

Этот метод популярен в сферах продаж. Человеку, выступающему в роли покупателя, выдается инструкция и таблица с критериями оценки работы сотрудника, где он фиксирует все действия продавца. По результатам оценки «тайного покупателя» делаются выводы о том, как сотрудники работают и справляются со своими обязанностями.

Организованная система видеонаблюдения

Видеокамеры в магазине и офисе многими уже воспринимаются, как норма, потому они не вызывают раздражения у большинства сотрудников и не мешают рабочему процессу. В то же время такой подход позволяет держать руку на пульсе относительно поведения персонала. Самый простой пример такого контроля, это камера, установленная над кассой в магазине, которая в режиме реального времени будет следить за тем, чтобы продавец не воровал деньги.

Вместо заключения: что важно учесть при организации контроля действий сотрудников в компании

Многие предприниматели, вводя системы учета и контроля, предусматривают штрафы за некачественную работу, совсем забывая про мотивацию персонала. Бонусы, премии, доски почета – это те инструменты, которые часто стимулируют лучше, чем наказания. Психологически это можно объяснить так:

• Штраф мотивирует сделать свою работу на минимально допустимом уровне, чтобы не быть наказанным. Инициатива воспринимается, как потенциальный источник ошибок, а значит и штрафов.
• Поощрение мотивирует сделать работу лучше, так как есть понимание, что подчиненный влияет на получение премии или бонуса. Инициатива воспринимается, как возможность получить поощрение и приводит к улучшению показателей эффективности работы.

Также стоит помнить, что не все сотрудники радостно воспримут внедрение контроля, даже если не выразят недовольство открыто. Система контроля требует регулярной оценки результатов ее деятельности и анализа отношения отдельных сотрудников к ее работе. Иначе можно столкнуться с тем, что производительность труда снизится, а ключевые специалисты решат уйти и пытаться их остановить будет слишком поздно.