Процессный подход: как повысить общую эффективность работы компании

Время прочтения: мин.

Бизнес — это сложный механизм, который состоит из большого количества внутренних взаимосвязанных элементов. Другими словами, это система бизнес-процессов. Если компания хочет развиваться и увеличивать прибыль, нужно сделать так, чтобы конкретные процессы были хорошо настроены и работали слаженно. Достичь этого не всегда просто.

В современных динамичных условиях компании должны постоянно искать новые методы управления и оптимизации своей деятельности. Цель — повлиять на внутренние процессы бизнеса так, чтобы производство могло начать работать эффективнее.

Один из таких методов — процессный подход. Он повышает продуктивность работы сотрудников и менеджмента, делает бизнес более конкурентоспособным. Все это, как правило, достигается за счет оптимизации, стандартизации и автоматизации бизнес-процессов организации.

В рамках статьи рассмотрим, что такое процессный подход к управлению компанией. Разберем, из каких элементов состоит метод, для чего нужен, какие у него есть плюсы и минусы. В том числе узнаем, как перейти на процессный подход.

Основная суть процессного подхода

Процессный подход — это известный метод управления, который представляет работу компании как последовательность взаимозависимых и дополняющих друг друга бизнес-процессов, направленных на повышение ее эффективности. Каждый такой процесс или элемент вносит свой вклад в создание конечного продукта.

Бизнес-процесс представляет собой стандартизированный, последовательный и повторяющийся алгоритм действий, который направлен на решение каких-либо задач бизнеса и приводит к определенному результату.

Пример бизнес-процесса — выпуск товара или услуги. Например, менеджер принимает заказ → продукт производится или доставляется со склада → товар передается клиенту, производится оплата.

В свою очередь, процессный подход нацелен на то, чтобы постоянно отслеживать и оптимизировать бизнес-процессы. Важно, чтобы каждый процесс приносил как можно больше пользы для организации и ее подразделений.

Чтобы лучше понять сущность процессного подхода, сравним его с более классическим и популярным — функциональным подходом к менеджменту.

Функциональный и процессный подход

Функциональный подход — это метод управления, при котором организация делится на отделы, группы, у каждой из которых есть свои функции. Департаменты специализируются на конкретной области, например, маркетинге, финансах, производстве и часто выполняют задачи независимо от других. Все задачи «ставятся сверху» и контролируются руководителями.

Пример процессного управления

Теперь рассмотрим пример, как можно использовать процессный подход и как он выглядит на практике. Компания занимается доставкой роллов по всей Москве. Основной бизнес-процесс может выглядеть так:

Менеджер принимает заказ от клиента с сайта или по телефону и передает его на кухню → повара готовят роллы и передают их курьерской службе → доставщик добирается до потребителя, отдает заказ и принимает оплату.

При этом в рамках процессного подхода нельзя рассматривать только один бизнес-процесс. Все они взаимосвязаны и дополняют друг друга. Это означает, что руководителю необходимо анализировать все процессы в совокупности, учитывая их связи. Только тогда будет возможность настроить слаженную и непрерывную работу предприятия.

Например, можно определить еще один бизнес-процесс для компании по доставке роллов. Он будет связан с закупкой продуктов для кухни. Пока этот этап не будет выполнен, вышеописанный процесс по созданию услуги не может быть реализован.

Ключевые элементы процессного подхода

Каждый бизнес-процесс, который мы стремимся улучшить в рамках реализации процессного подхода, обязательно должен включать в себя несколько основных элементов. Рассмотрим следующие части, из которых он состоит.

1. Вход и выход процесса. Все процессы имеют начальную и конечную точку. Входами бизнес-процессов называют катализаторы, которые позволяют запустить процесс. Например, вводные данные, определенные материалы или ресурсы. В примере выше вход процесса — это заказ на роллы, которые должен приготовить повар ресторана.

Выходы бизнес-процессов — это итоговый результат, который мы планируем получить. Товар, услуга или какие-либо данные, документы, которые понадобятся для выполнения следующего бизнес-процесса. В нашем случае это готовые роллы, которые смог получить клиент.

2. Ресурсы. Все, что потребуется для выполнения процесса и эффективной работы. Например, персонал, сырье, технологии, информация. В нашем случае – менеджер, продукты, оборудование на кухне и так далее.

3. Владелец процесса. Лицо или группа лиц, ответственные за управление и координацию в рамках процесса. Владелец бизнес-процесса отвечает за его успешную реализацию. Он также занимается решением проблем и внедрением улучшений. В нашем случае — это управляющий заведением.

4. Потребители и поставщики процесса. Поставщики — это те, кто предоставляет входные ресурсы для процесса. Например, специалисты по закупке продуктов или HR-менеджеры. Поставщик — внешний контрагент или результат деятельности одного из определенных (предшествующих) процессов в организации.

Потребители — получатели результата каждого процесса. Потребителями могут быть как внутренние подразделения, так и конечные клиенты компании. В нашем случае – это люди, которые получили свои роллы.

‍5. Метрики процесса. Специальные, заранее установленные требования или показатели, которые используются для оценки эффективности процесса. Они дают возможность измерить, насколько успешно выполняется процесс, и выявить проблемы. Например, скорость и качество выполнения заказа.

Если хотя бы один элемент отсутствует или работает некорректно — об эффективности бизнес-процессов можно забыть. Он не приносит компании 100% пользы, его нужно настраивать. Поэтому применение процессного подхода необходимо и важно в рамках любого бизнеса.

Для чего нужен процессный подход

Внедрить процессный подход может практически любой крупный и средний бизнес. Он помогает эффективно управлять внутренней работой бизнеса. И в том числе структурировать ее, находить удачные решения, обеспечить более слаженное взаимодействие между подразделениями, производить анализ бизнес-процессов компании.

Все это позволяет оптимизировать издержки, повысить качество продукта и скорость работы сотрудников, внедрить высокие стандарты производства. Подробнее рассмотрим основные цели процессного подхода.

1. Создание горизонтальных связей

Важная функция, которая лежит в основе процессного подхода, — формирование горизонтальных связей. То есть разные отделы, подразделения и их сотрудники вместе трудятся над выполнением одного большого процесса на одном уровне.

Все сотрудники постоянно взаимодействуют друг с другом, а руководители лишь время от времени контролируют выполнение группы процессов и почти не вмешиваются в него. Они определяют ресурсы, распределяют роли и выдают критерии оценки результата.

2. Повышение эффективности и производительности деятельности

В широком смысле процессный подход направлен на общую оптимизацию производства. Например, способствует выявлению и устранению повторяющихся или ненужных действий. Это позволяет сократить время выполнения операций, снизить затраты, повысить прозрачность процессов и общую производительность.

3. Повышение прозрачности и усиление контроля

Использование процессного подхода обеспечивает высокую степень прозрачности в работе организации. Все части бизнеса понятно структурированы. Это позволяет определить:

кто за что отвечает;
как протекает работа;
какие ресурсы используются;
на каком этапе находится выполнение той или иной задачи;
степень качества выпускаемых товаров;
насколько эффективно используются ресурсы, рабочая сила и так далее.

4. Получение данных для улучшения деятельности организации

Работа в рамках процессного подхода не обходится без вспомогательных инструментов. Они позволяют собирать аналитические данные и формируют отчетность и позволяют понять, насколько успешно и эффективно протекает тот или иной процесс. К таким инструментам относится программное обеспечение — CRM, ERP или аналитические BPM-системы, а также специальная документация.

Преимущества и недостатки

Преимущества процессного подхода

1. Повышение эффективности деятельности. Процессы становятся автоматизированными и стандартизированными, что уменьшает количество брака, делает работу более открытой, прозрачной и простой для сотрудников.

2. Гибкая структура. Бизнес-процесс можно перестроить. Если во внешней среде бизнеса появились изменения, можно быстро внести корректировки в структуру процесса, заменить элемент А на элемент Б и подстроиться под новые условия.

Так, благодаря регламенту, специально установленным правилам и стандартам, сотрудники всегда знают, что делать при различных обстоятельствах. И если обстоятельства изменятся, можно скорректировать последовательность или какие-либо элементы одного любого бизнес-процесса, а не перестраивать всю структуру компании. Но стоит помнить, что иногда этот процесс может быть не быстрым.

3. Разделение и закрепление зон ответственности. При процессном подходе каждый шаг работы четко регламентирован. Все сотрудники осведомлены о том, что за определенный этап отвечает конкретный человек. Поэтому любые «недоработки» и ошибки будут видны сразу. Не удастся переложить ответственность на другого человека.

4. Рост производительности труда и результативности сотрудников. У каждого члена коллектива есть свои задачи, сроки их реализации и установленные KPI.

Недостатки процессного подхода

Система процессного подхода обладает своими недостатками или, скорее, нюансами, о которых должен знать каждый руководитель.

1. Большие финансовые вложения и издержки перехода. Внедрение процессного подхода может требовать значительных стартовых вложений: разработка, постоянное совершенствование бизнес-процессов, обучение команды и внедрение новых систем управления.

Вы можете потратить много средств и времени на полный переход. За это время прибыль может снизиться, есть риск «ослабнуть» и потерять долю рынка, поскольку компания не будет работать на полную мощность.

‍2. Внедрение новых инструментов. Вам придется использовать новые для себя вспомогательные аналитические инструменты, внедряя процессный подход.

3. Потребность в квалифицированных кадрах. Внедрение нового подхода требует специальных знаний и навыков от руководителей и высших менеджеров, которые будут следить за реализацией каждого бизнес-процесса. Компании могут столкнуться с трудностями при определении ключевых показателей эффективности деятельности и в процессе мониторинга их реализации.

‍4. Трудности для небольших компаний. Процессный подход в менеджменте может оказаться слишком сложным и «громоздким» для некоторых компаний или отраслей. Чаще всего он эффективен в крупных и средних компаниях с большой и сложной структурой. Он помогает наладить, структурировать и оптимизировать работу.

Однако малый бизнес может столкнуться с трудностями при адаптации этого подхода к своим специфическим условиям и требованиям. В таком случае затраты не оправдывают вложения.

Этапы внедрения процессного подхода

Внедрение процессного подхода в управление организацией — достаточно сложный процесс, который предполагает четкое следование определенным шагам. Далее мы рассмотрим, какие ключевые действия необходимо выполнить.

1. Общее информирование

Для начала необходимо объявить всем о том, что компания переходит на обновленную модель управления бизнес-процессами. Важно наглядно продемонстрировать сотрудникам, зачем бизнесу такое нововведение, какие преимущества получит компания и каждый сотрудник в частности. В том числе следует донести до коллектива, какие структурные изменения его ждут.

Если не подготовить людей и не убедить их в правильности перехода, они могут воспринять такую новость негативно. Кто-то даже захочет уйти из компании, поскольку испугается новых, возможно, более сложных принципов работы.

2. Определение целей и задач

На этом этапе руководство компании должно четко сформулировать, каких результатов планируется достичь. Например, улучшение качества продуктов, снижение затрат, увеличение производительности или улучшение клиентского обслуживания. Понимание целей позволит правильно спланировать дальнейшие действия и заранее оценить, насколько успешным окажется внедрение.

3. Разработка и регламентация бизнес-процессов

Самый сложный и важный этап. Здесь нужно будет проанализировать текущую ситуацию и описать все существующие бизнес-процессы организации. Важно разработать для каждого из них четкий регламент, инструкцию к действию. И при этом учесть вообще все процессы бизнеса и ничего не забыть.

Моделирование бизнес-процессов — достаточно сложное занятие, которое трудно реализовать без:

специального аналитического программного обеспечения — BMP-систем (Business Process Management);
специалистов — бизнес-аналитиков.

Каждый бизнес-процесс сначала разрабатывается «на бумаге» с помощью подобного ПО, затем тестируется и только потом полноценно внедряется в структуру бизнеса.

Приложения, такие как ELMA, Directum RX, «Битрикс24» позволяют с помощью блок-схем разной сложности визуализировать бизнес-процесс, его структуру, принципы. Бизнес-процесс в подобном сервисе может выглядеть следующим образом:

*Схема процесса и его описание. Фото из открытых источников*

С помощью такой системы, во-первых, аналитик сможет понять, правильно ли выстроен процесс, насколько хорошо он оптимизирован: нет ли дублирующихся, лишних действий. Легче всего информация воспринимается визуально.

Во-вторых, такая схема может стать тем самым регламентом или инструкцией для всех сотрудников. Ведь в ней описана последовательность действий, распределены зоны ответственности, подписаны роли и даже указано время на каждый из элементов процесса.

4. Внедрение, мониторинг и оптимизация

Далее останется только внедрить все бизнес-процессы в работу компании. После внедрения необходимо постоянно отслеживать их эффективность и вносить корректировки при необходимости — производить контроль качества.

В том числе регулярно собирать данные, анализировать результаты, следить за возможными отклонениями. Постоянный мониторинг позволяет быстро реагировать на изменения в бизнес-среде и поддерживать высокую результативность деятельности.

Резюмируем

Внедрение процессного подхода позволяет бизнесу не только повысить эффективность и качество деятельности, но и помогает быстрее адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды.

Если работа всей организации состоит из десятка связанных между собой, последовательных и регламентированных процессов, это создает прозрачную структуру, в которой каждый сотрудник понимает, за что он отвечает, с кем связан и что должен делать. Сама работа становится проще и продуктивнее.

Таким образом, процессный подход позволяет компаниям не только повышать эффективность выполнения текущих задач, но и строить стратегические планы на будущее, обеспечивать стабильное и устойчивое развитие. Внедрение процессного подхода — это шаг к созданию более организованной, продуктивной и успешной компании, которая нацелена на результат.