Аутстаффинг: почему стоит выводить сотрудников за штат

Что такое аутстаффинг

Аутстаффинг — это процесс, при котором компания передает функции по найму и управлению персоналом другой организации.

С английского языка аутстаффинг (outstaffing) переводится как «работа вне штата». В роли работодателя выступает аутстаффер — специализированная компания, которая берет на себя следующие задачи:

• Проводит набор персонала и оформляет их по всем правилам.
• Занимается учетом и хранением всех необходимых документов.
• Отвечает за расчет и выплату заработной платы.
• Составляет необходимые отчеты для государственных органов.

Сотрудники продолжают работать на предприятии, где они были до этого, выполняют привычные задачи и используют те же рабочие места. Но теперь их официальный работодатель — это другая компания, которая платит им зарплату, ведет кадровый учет и следит за соблюдением трудового законодательства.

Этот подход помогает компаниям поддерживать необходимый уровень штатных сотрудников, одновременно уменьшая официально зарегистрированный штат.

В США метод аутстаффинга начали применять еще в 1920-х, особенно популярен он стал чуть позже. В России услуги аутстаффинга появились в начале 1990-х.

На сегодняшний день в Америке более 82% предприятий работают по этой модели, но в России она еще не получила такой широкой известности.

Чем аутстаффинг отличается от аутсорсинга

Многие путают аутстаффинг и аутсорсинг, хотя это два разных подхода к управлению персоналом и задачами. Разберемся, чем они отличаются.

Аутсорсинг — это когда компания передает определенные задачи или процессы стороннему подрядчику, который выполняет свою работу удаленно. Исполнитель не входят в состав команды компании-заказчика, а работает на аутсорсинговую организацию, которая отвечает за конечный результат.

Аутстаффинг, напротив, подразумевает, что сотрудники, хоть и оформлены в другом месте, ежедневно работают на территории компании-заказчика. Они выполняют те же обязанности, что и другие сотрудники, и полностью интегрированы в рабочий процесс. Они просто находятся в штате у кадрового агентства, которое отвечает за их оформление и выплату зарплаты.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Разберем подробнее основные различия аутстаффинга и аутсорсинга:

Цели

В аутсорсинге компании передают внешним исполнителям свои бизнес-процессы. Аутстаффинг подразумевает трудоустройство персонала для работы непосредственно в компании.

Местоположение

Компании, занимающиеся аутсорсингом, часто работают удаленно, в отличие от аутстаффинга, где сотрудники выполняют задачи на территории заказчика.

{{cta_op_banner}}

Договоры

При аутсорсинге заключается контракт на оказание услуг. В случае с аутстаффингом кадровое агентство предоставляет персонал по договору наемного труда.

Оплата

При аутсорсинге компания платит за готовую услугу. Не нужно думать о зарплатах, отпусках и больничных. При аутстаффинге наниматель оплачивает труд персонала, включая зарплаты, премии и любые социальные выплаты — все, как если бы они были в его штате.

Эти два подхода решают разные задачи, и выбор между ними зависит от того, что именно нужно компании. Если необходимо передать процессы — значит аутсорсинг. Если нужно привлечь временных сотрудников, будет выгоден аутстаффинг.

Какому бизнесу подходит аутстаффинг

Аутстаффинг используют в самых разных отраслях бизнеса. Однако есть определенные виды деятельности, где эта услуга особенно актуальна. Среди таких направлений:

• Крупные розничные сети: для этих компаний важно оперативно управлять большим количеством сотрудников, часто в разных регионах.

• Сельскохозяйственные предприятия: таким компаниям нужно быстро наращивать или сокращать количество работников в зависимости от сезона.

• Строительные компании: проекты часто бывают краткосрочными и требуют много работников.

• Логистические организации: этим компаниям важно быстро адаптироваться к изменяющемуся спросу и объемам грузов.

• Компании в области добычи и переработки природных ресурсов: в этой сфере требуются высококвалифицированные специалисты.

• IT-компании: проекты часто имеют четкие сроки.

Крайне полезными услуги аутстаффинга будет в следующих условиях:

Нужно реализовать проект

Многие компании прибегают к услугам аутстаффинга, когда необходимо быстро собрать команду специалистов для скорейшего запуска IT-продукта. Эти компании обычно умеют организовывать работу и оценивать профессиональные навыки привлекаемых специалистов. Их часто называют опытными заказчиками.

Компания стремится достичь крупных масштабов

Например, ритейлер, который развил обширную сеть магазинов. Для набора персонала требуется много HR-специалистов. Это существенно увеличивает расходы. Аутстаффинг позволяет снизить эти затраты, так как персонал набирают временно и оформляют через посредника.

Сезонный бизнес

Для компаний, которые активны только в определенные месяцы, нецелесообразно держать постоянный штат сотрудников. Поэтому аутстаффинг здесь — отличное решение. Сотрудников нанимают на период сезона и увольняют по его завершении.

Индивидуальные предприниматели на УСН

Если в штате более 100 человек, ставка налога увеличивается с 6% до 8%. Чтобы избежать повышения ставки из-за увеличения штата, ИП могут использовать услуги аутстаффинга. Сотрудники официально регистрируются в кадровом агентстве. Это исключает вопросы со стороны налоговых органов.

У компании ограниченный бюджет на найм

В условиях, когда нужно быстро запустить проект, а средства на найм персонала ограничены, аутстаффинг помогает сэкономить и одновременно обеспечить необходимый уровень квалификации команды.

При запуске новой функции

Если планируется внедрение новой функции, которая будет актуальна только в течение определенного времени, не имеет смысла нанимать сотрудников на постоянную работу. В таких случаях временные контракты— оптимальный выбор.

Нужен узкоспециализированный профессионал

Когда компании нужен специалист для выполнения конкретной задачи, и это сотрудничество не планируется на длительный срок.

Как работает аутстаффинг

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Процесс найма персонала через аутстаффинг включает 7 этапов:

1. Компания, нуждающаяся в дополнительных руках, отправляет заявку в аутстаффинговое агентство. В заявке описывают требования к кандидатам.
2. Агентство принимает заявку, подписывает договор с заказчиком и приступает к поиску подходящих кандидатов. Эти специалисты могут быть как новыми лицами, так и теми, кто уже числится в его штате.
3. После подбора кандидатов кадровое агентство оформляет для них все трудовые документы. Если речь идет о сотрудниках, которые уже работали у заказчика, агентство занимается их переоформлением.
4. Затем заказчик и агентство обговаривают условия сотрудничества. Они обсуждают стоимость услуг, устанавливают правила контроля за работой, порядок расчетов и ведение отчетности.
5. После согласования условий агентство выставляет заказчику счет за свои услуги и за зарплату персонала.
6. Сотрудник выходит на работу в офис или на объект компании-заказчика и приступает к выполнению своих задач. При этом формально он числится в штате аутстаффера.
7. Агентство несет ответственность за все юридические и финансовые заботы: выплачивает зарплату персоналу, занимается вопросами, которые связаны с их трудовой деятельностью.

Аутстаффинг в действии: примеры

Чтобы лучше понять, как аутстаффинг применяется на практике, рассмотрим его работу на конкретных примерах из бизнеса.

Кейс 1. Компания нуждается в неквалифицированных работниках из-за рубежа

Оформление иностранцев — это всегда много бюрократии. Также нужно хорошо знать миграционные законы. Чтобы избежать ошибок и возможных штрафов, компания использует услуги аутстаффинга. Агентство уже имеет проверенных иностранных работников с готовыми документами.

Кейс 2. Производственная компания получает большой заказ

Нанимать новых сотрудников в штат невыгодно, так как потребность в них временная. Компания обращается в агентство аутстаффинга, которое предоставляет необходимых специалистов: слесарей, сварщиков, металлообработчиков. После выполнения заказа эти сотрудники переходят к своему первоначальному работодателю.

Кейс 3. Наступает сезон скидок

В период праздников и сезонных акций розничные магазины испытывают резкое увеличение спроса. Им требуется больше продавцов, чтобы обслуживать покупателей. Магазин не хочет увеличивать штат, поэтому использует аутстаффинг для аренды дополнительных продавцов в момент пиковой загруженности. Когда сезон заканчивается, эти временные сотрудники покидают компанию.

Ошибки при внедрении аутстаффинга

При внедрении аутстаффинга предприниматели, особенно новички в этой области, часто совершают следующие ошибки:

Нанимают высококвалифицированных специалистов

В странах Запада это обыденная практика. Но в России аутстаффинг чаще всего используют для привлечения неквалифицированных рабочих.

Проблема здесь в том, что квалифицированные специалисты предпочитают устроиться на работу напрямую в компании, которые предлагают им социальные гарантии. Если такие специалисты работают через аутстаффинг, их мотивация может быть ниже, чем у тех, кто официально числится в штате.

Ограниченно используют аутстаффинг

Начиная работать с аутстаффингом, многие компании привлекают лишь несколько сотрудников. Это вынуждает их постоянно заключать новые договоры для найма дополнительных людей. Такой подход не снижает налоговую нагрузку.

Переводят сотрудников в аффилированные компании

Перевод работников не в аутстаффинговые компании, а в аффилированные структуры может вызвать вопросы у налоговой. Она может расценить это как уклонение от уплаты налогов, что в итоге приведет к штрафам или судебным разбирательствам.

Еще одна распространенная ошибка, которую допускают руководители — это неправильная обратная связь. Это касается как работы с аутстаффинговыми сотрудниками, так и с штатным персоналом. Правильно организованный фидбек играет важную роль в бизнес-коммуникации.

В телеграм-канале Compass рассказали, как и когда лучше давать обратную связь сотрудникам. Подписывайтесь, чтобы читать интересные материалы о коммуникации в команде и другие полезные статьи на тему бизнеса.

Аутстаффинг: плюсы и минусы

В услугах аутстаффинга есть как и польза, так и определенные риски для бизнеса. Начнем с преимуществ:

1. Самый главный плюс — экономия.Компаниям не нужно тратить время и деньги на поиск и отбор кандидатов. Агентство аутстаффинга ускоряет процесс подбора персонала и позволяет заказчику сократить затраты.
2. Нет необходимости платить налоги и социальные взносы за команду. Все эти вопросы берет на себя агентство.
3. Бизнес может нанимать необходимое количество работников и при этому не увеличивать штат. Это помогает сохранять статус малого или среднего предприятия.
4. Компаниям доступны специалисты с нужными навыками и релевантным опытом. Их может быть сложно найти на локальном рынке.
5. Уменьшаются расходы на поддержание штата сотрудников и снижаются правовые риски при работе с иностранными гражданами.
6. В случае отсутствия сотрудника, в том числе из-за болезни, агентство немедленно предоставляет замену. Это позволяет избежать простоев в работе, что очень удобно для компании-заказчика.

Для специалистов, работающих на аутстаффинге, также есть свои выгоды:

• Соблюдение прав: агентства строго придерживаются трудового законодательства, чтобы сохранить свою репутацию.

• Возможности для карьеры и дохода: специалисты могут получить разнообразный опыт, работая на различные компании через агентство.

• Работа в престижных компаниях: аутстаффинг дает возможность работать в крупных и известных компаниях, которые могут не иметь открытых вакансий.

Несмотря на все плюсы, аутстаффинг также имеет и свои недостаткиа:

1. Компания может потерять контроль над сотрудникам. Хотя компания-заказчик и является управляющей проектом, сотрудники официально принадлежат другой организации. Иногда это усложняет управление персоналом.
2. Квалификация аутстаффинговых сотрудников может не соответствовать требованиям проекта. Выбор не той аутстаффинговой компании часто приводит к снижению качества работы.
3. Риск утечки данных. При работе со сторонними специалистами всегда есть шанс, что конфиденциальная информация или данные клиентов могут быть раскрыты.
4. Культурные и языковые барьеры. Если аутстаффинг включает сотрудничество с гражданами из других стран, могут возникнуть сложности из-за разницы в культурных нормах, методах работы и языковых преградах.
5. Риск, что аутстаффинговые договоры могут быть переквалифицированы в трудовые. В таком случае всех арендованных сотрудников придется официально включить в штат заказчика. А это — дополнительные юридические обязательства и риски.

Когда аутстаффинг запрещен

Согласно законодательству РФ, есть ряд ситуаций, когда пользоваться услугами аутстаффинга строго запрещено:

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Замена бастующих работников: компании не должны нанимать аутстаффинговых сотрудников вместо тех, кто участвует в забастовке.

Ситуация банкротства и издержки на производстве: если компания объявила о банкротстве или переживает период простоя, нельзя нанимать аутстаффинговых сотрудников для работы.

Опасные или вредные работы: для найма сотрудников на работы, которые считаются опасными или вредными — это те, что относятся к третьей и четвертой категориям опасности.

Замена сотрудников, отвечающих за допуски: при замене постоянных сотрудников, чье присутствие в штате обязательно для получения определенных допусков.

Экипажи судов: запрещено формировать экипажи морских и некоторых речных судов с помощью аутстаффинга.

Задержка зарплаты: если сотрудники прекращают работу из-за того, что их зарплата задерживается на срок более 15 дней, запрещено нанимать аутстаффинговых работников вместо них.

Заполнение временных вакансий: для временной замены сотрудников, если для работы нужны специалисты с определенной квалификацией.

‍Заполнение временных вакансий: для замены сотрудников или выполнения работ, которые требуют наличия в штате квалифицированных специалистов.

Как найти надежную компанию-аутстаффера

Важно быть внимательным при поиске аутстаффера. Серьезный подход позволит избежать правовых проблем и обеспечит качественный подбор персонала.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как выбирать надежную компанию-аутстаффера:

Проверьте аккредитацию компании

Удостоверьтесь, что агентство имеет официальную аккредитацию на сайте Роструда. Это подтверждает их право заключать трудовые договоры с сотрудниками.

Оцените опыт компании

Идеальный выбор — агентство с опытом работы более года. Опыт указывает на устойчивость компании.

Проверьте, как компания ведет документацию

Важно, чтобы аутстаффер вел полноценную документацию кадров, своевременно платил налоги и не оформлял сотрудников как самозанятых.

Изучите условия договора

Надежные компании перед тем, как приступить к работе, предлагают заказчику изучить и подписать договор. Это предотвращает многие проблемы в будущем.

Обязательно обратите внимание на то, как компания подходит к управлению персоналом. Важно, чтобы агентство также занималась обучением сотрудников, их вовлечением в проекты и помогало улучшить коммуникацию с заказчиком. Хороший аутстаффер делает все для того, чтобы сотрудники могли эффективно работать и развиваться в рамках вашего проекта.

Заключение

Аутстаффинг в России пока не столь популярен, как за рубежом. Однако многие эксперты пророчат ему светлое будущее. Сегодня большие компании уже оценили преимущества аутстаффинга. Ожидается, что менее крупные организации вскоре также признают эффективность этой модели работы.

Если выбрать квалифицированного аутстаффера, заключить юридически корректный договор и строго соблюдать все законодательства, аутстаффинг поможет значительно уменьшить финансовые затраты бизнеса и упростить многие процессы.