Яндекс 360 — обзор платформы и корпоративного мессенджера, функции и тарифы

Время прочтения: мин.

Яндекс 360 — виртуальный офис, в который включены корпоративный мессенджер, почта, диск, телемост, календарь, рассылки и другие сервисы Яндекса. Корпоративный мессенджер команда Яндекса запустила в 2017 году. Вендоры позиционируют его как инструмент для личного общения и для бизнеса.

Рассказываем, какие функции доступны в бизнес-мессенджере, как обеспечивается безопасность данных и сколько стоит подписка на Яндекс 360.

Что такое Яндекс 360

Яндекс 360 — это платформа для бизнеса, которая доступна по подписке. В том числе в подписку входит оплата бизнес-мессенджера. Коротко расскажем про основные сервисы, которые доступны по подписке Яндекс 360 для бизнеса.

Яндекс Мессенджер

Яндекс Мессенджер — сервис для общения с коллегами. Есть мобильное и десктопное приложение, браузерная версия. Здесь можно создавать пространства для разных команд и чаты под ваши задачи, созваниваться с коллегами по видеосвязи, отправлять файлы, документы и голосовые сообщения. У Яндекс 360 есть удобные фишки для команд: треды, опросы, реакции на сообщения, боты.

В Яндекс Мессенджере можно работать и не покупая бизнес-подписку. Правда, функции будут ограничены. В таком случае недоступны боты, пространства, нельзя добавить новые контакты. Вы можете зайти в Яндекс Мессенджер через браузер, чтобы протестировать сервис.

Яндекс Диск

С помощью сервиса Яндекс Диск можно хранить в облаке документы, фотографии, аудио и видео. Также можно делиться своими файлами на Яндекс Диске. Есть браузерная версия и Яндекс Диск - приложение для компьютера. Если использовать Яндекс Диск через браузер, получится создавать папки, сохранять в них файлы, настраивать доступы к данным. В десктопной версии к этим функциям добавляется возможность делать скриншоты и создавать заметки.

Объем хранилища в Яндекс Диск зависит от выбранного тарифа. Бесплатно предоставляется 10 Гб облачного пространства для хранения данных и файлов, а дальше нужно покупать место в облачном хранилище — 100 Гб, 200 Гб, 1 Тб или 3 Тб. Удаленные материалы определенный период времени хранятся в корзине.

Чтобы перенести файлы в Яндекс Диск с другого облака, их нужно сначала сохранить на компьютер, затем скопировать на диск. Чтобы сохранить на Яндекс Диск все фото со смартфона, нужно включить синхронизацию сервиса с телефоном. Для этого зарегистрируйтесь в Яндексе и скачайте Яндекс Диск на смартфон. Дальше нужно зайти в приложении и войти в настройки → выбрать «Автозагрузку фото и видео» → активировать функцию с помощью ползунков.

Теперь вы загружаете на Яндекс Диск все фотографии и видео с телефона, в дальнейшем файлы в Яндекс Диск будут сохраняться автоматически. Каждое сделанное фото будет загружаться на диск.

Если понадобится Яндекс Диск отключить, нужно будет отменить автопродление подписки. Также можно обратиться в службу технической поддержки, где подробно объяснят, как отключить подписку. Оплаченные деньги не вернутся, даже если вы пользовались услугами всего несколько дней. Просто прекратится списание денег в дальнейшем, такие правила и условия использования сервиса Яндекс.

Яндекс Почта

В приложении Яндекс Почта для смартфона или его веб-версии есть интересные функции:

автоперевод, чтобы писать письма на иностранном языке;
текстовые подсказки в письмах;
красивый адрес в Яндекс Почте;
автоматическое определение спама, мошенников и вирусов;
сборщик писем, который перенаправляет все письма в Яндекс Почту.

С помощью последней функции можно перенести письма в Яндекс, то есть переместить письма из старого ящика в Яндекс Почту. Также в Почте Яндекса есть функция создания почтового домена с названием компании. В таком случае корпоративная почта получает красивое название, по которому легко идентифицировать компанию.

Интерфейс ящика в Яндекс и отображение писем

Другие решения Яндекс

Яндекс Мессенджер, Яндекс Почта или Яндекс Диск — еще не все инструменты Яндекс 360 для бизнеса. Пользователям, оформившим подписку Яндекс 360 доступны:

Телемост. Сервис для создания видеовстреч сотрудников компании, аналог Zoom.
Документы. Сервис для совместной работы в файлах, создания презентаций, таблиц, документов. Аналог Google Documents.
Календарь. В Яндекс можно добавлять напоминания о встречах и важных событиях организации. Это аналог Google Календаря.
Рассылки. Используют для рассылок писем и работы с клиентами. Аналог сервисов рассылок Unisender или Sendsay.

Эти сервисы позволяют заменить зарубежные продукты вроде Google Workspace и полностью переехать в Яндекс 360 для бизнеса. В Яндекс создали инструкцию для компаний, чтобы миграция прошла максимально легко.

Особенности и функции мессенджера Яндекс 360

Пространства, чаты и треды

Здесь можно создать несколько рабочих пространств, а в них настроить структуру командных чатов. Например, добавить пространства для отделов разработки, маркетинга, бухгалтерии, продаж. Дальше для каждого отдела создать чаты. Для отдела маркетинга структура может выглядеть так:

Отчеты
Организационные вопросы
Бюджет
PR
SEO-продвижение
Блог

Сотрудники могут закрепить чаты в верхней части меню. Также здесь есть каналы. Их создают, чтобы делиться новостями компании со всеми отделами.

К каждому сообщению можно оставить комментарии. Тогда рядом с сообщением появляется обсуждение — тред. Внутри треда сотрудники общаются по теме сообщения. Неудобно, что тред открывается не в новом отдельном окне, а рядом с перепиской. Так на одном экране отображается слишком много информации.

По центру — чат команды, а справа открыта ветка обсуждения — тред

Треды используют, чтобы структурировать информацию. Еще они помогают увеличить сфокусированность сотрудников на работе, так как оповещения о новых сообщениях в треде получают только участники обсуждения.

Найти любое обсуждение поможет папка тредов, которая закреплена над всеми чатами. От треда можно отписаться, если дальнейшее обсуждение не касается сотрудника.

Возможности в чатах: важное, реакции, опросы

В сервисе есть несколько интересных функций, которые упрощают работу:

Важное. Сообщения можно помечать, делать их важными. Тогда оповещения о них получат все сотрудники. Даже те, которые отключили уведомления. Еще это работает как функция закрепленных сообщений в Telegram. Вы заходите в чат → кликаете по значку «важное» → открывается новое диалоговое окно со всеми сообщениями, которые отмечены важными.
‍
Реакции. С помощью эмодзи можно быстро реагировать на каждое сообщение коллег и даже поделиться своим мнением по какому-то вопросу. К сожалению, не видно, кто оставил реакцию.
‍
Опросы. Если нужно быстро решить, какой из трех рекламных креативов запускать в рекламу, можно добавить в канал компании или чат команды опрос и проголосовать. Тогда не придется ждать по несколько часов фидбек от команды.
‍
Поиск. Данные и документы удобно искать с помощью встроенного поиска.
‍
Теги. С помощью меншена @ можно тегнуть коллегу в сообщении или в комментариях к нему.
‍
Расшифровка голосовых. Сервис автоматически делает расшифровку каждого голосового сообщения, преобразуя его в текст. Распознает речь, убирает слова-паразиты. В голосовых не хватает только функции ускорения записи, чтобы сократить время прослушивания сообщений.
‍
Редактирование. Редактировать сообщения можно в любой срок.

Возможности, которых не хватает

Есть несколько функций, которых в сервисе не хватает. Например, здесь нельзя форматировать текст. Это помогло бы структурировать данные, подчеркивать важную часть сообщения или выделять заголовки.

В некоторых российских сервисах такую функцию предусмотрели. Например, в бизнес-мессенджере Compass есть сразу несколько вариантов форматирования текста. Вы сможете выделить текст несколькими цветами или курсивом, сделать его жирным.

Сравните, какой текст удобнее воспринимать: с форматированием или без

Еще одна полезная функция, которой не хватает сервису Яндекса — напоминания. Допустим, руководитель организации пишет сотруднику о том, что завтра в 13:00 нужно написать в общий чат — напомнить команде о встрече.

Чтобы не забыть об этом поручении, придется открывать календарь или таск-трекер и добавлять новую задачу. Можно было бы сделать проще: поставить напоминание на сообщение от руководителя организации на завтра на 12:50, чтобы точно не забыть о задаче.

Такой функции нет в Яндекс Мессенджере, но она есть в Compass

В заданное время нужное сообщение появится в чате, чтобы пользователь не забыл о нем. Такая функция экономит время, так как не нужно добавлять напоминания в календарь.

Адресная книга

В процессе настройки Яндекс 360 для бизнеса нужно создать профиль компании. Для этого добавляют сотрудника в Яндекс. Когда вся команда добавлена, сотрудников распределяют по подразделениям, группам. Подразделения — это отделы организации, а группы — команды в Яндекс. Сотрудника можно добавить не только в один отдел, но в и несколько команд организации, а еще добавить в его личный профиль описание должности.

Бизнес-мессенджер синхронизирован с Яндекс Почтой, поэтому все контакты сотрудников, которые сохранены на почте, появятся в адресной книге. Остальных можно внести вручную и даже загрузить с помощью CSV-файла, если в организации много сотрудников.

Дальше сотрудников из книги добавляют в чаты. По одному или сразу весь отдел. Это могут делать только администраторы, то есть создатели чатов. Также администраторов можно назначать.

Боты

В Яндекс Мессенджере на тарифах «Оптимальный» и «Расширенный» можно создавать ботов. Они умеют выполнять рутинные задачи, например:

проводить онбординг сотрудников компании: отправлять им инструкции, гайды, шаблоны;
создавать чаты и добавлять в них каждого сотрудника;
проводить опросы внутри организации;
помогать сотрудникам заполнять внутренние документы.

Бот отправит сотруднику нужную справку, можно не отвлекать эйчара

Видеозвонки

Недавно разработчики выпустили обновление сервиса, в котором стали доступны некоторые изменения, в том числе аудио- и видеозвонки. Сотрудники открывают нужный чат, нажимают на значок видеокамеры и создают групповой звонок. Здесь не хватает возможности сделать размытый фон в видеозвонках и нет шумоподавления.

В видеозвонках есть все стандартные возможности:

демонстрация экрана;
чат;
запись звонка;
режим «картинка в картинке».

Есть и ограничения: онлайн-собрания доступны, если в чате до 40 человек.

Видеозвонок можно совершить сразу в приложении, не нужно переходить по ссылкам в Zoom

Интеграции

Мессенджер — один из сервисов Яндекс 360, поэтому он работает в связке с другими инструментами: Почтой, Телемостом, Календарем или Диском. Также подключить интеграции к сервисам Яндекса можно с помощью API. Правда, нет готовых интеграций, которые можно подключить за пару шагов. Если хотите настроить связку сервиса с каким-то другим сервисом, нужно задействовать разработчиков.

Безопасность данных

Двухфакторная аутентификация

При входе в приложение пользователю нужно ввести не только логин и пароль, но и проверочный код, отправленный на телефон или почту. Это помогает минимизировать риск взлома аккаунтов сотрудников.

Безопасность серверов

Серверы Яндекс 360 для бизнеса находятся на территории России. Все данные хранятся в копиях на нескольких серверах. Поэтому даже если с одним из серверов что-то случится, ваши документы и данные в Яндексе не исчезнут.

Шифрование

Переписка в приложении проходит по закрытому TLS-каналу. Этот протокол шифрования обеспечивает более надежную защиту передачи данных, чем SSL. Звонки защищены сквозным шифрованием.

Закрытый контур

Приглашать сотрудников в группы могут только администраторы, поэтому в них нет посторонних людей и их невозможно туда добавить. Как только сотрудника увольняют, его удаляют из команды. Он теряет доступ к информации, но переписка с ним сохраняется у всей команды.

Единый вход SSO

На тарифах «Оптимальный» и «Расширенный» дополнительно появляется технология единого входа. То есть пользователи могут входить в сервисы Яндекс 360 с помощью вашей системы управления доступом.

Тарифы Яндекс 360

До апреля 2023 года пользоваться сервисами Яндекс 360 можно было бесплатно, но сейчас такой возможности нет. Стоимость подписки на Яндекс 360 зависит от функций в бизнес-мессенджере, количества места на Яндекс Диске и количества писем в Рассылках.

Всего есть три тарифа:

1. Базовый тариф в приложении Яндекс 360 стоит 249 ₽ в месяц за одного пользователя. Некоторые функции бизнес-мессенджера здесь ограничены, например, нет возможности добавлять ботов. На этом тарифе доступны 1500 писем в сервисе Рассылок и 100 Гб хранилища в Яндекс Диске для хранения файлов на одного сотрудника.

2. Оптимальный. Платить за Яндекс 360 на этом тарифе нужно 469 ₽ в месяц за одного пользователя. Доступны все функции бизнес-мессенджера. Лимиты увеличиваются: 50 000 писем в сервисе Рассылок и 1 ТБ пространства на Диске для одного сотрудника.

3. Расширенный. Стоит 1399 ₽ в месяц за одного пользователя. Доступны 100 000 писем в сервисе Рассылок и 2 ТБ облачного хранилища в Яндекс Диске для хранения файлов на одного сотрудника. На тарифах «Оптимальный» и «Расширенный» есть дополнительные функции: единый доступ — SSO и защищенный архив рабочих писем.

Преимущества и недостатки

Преимущества Яндекс Мессенджера:

Есть все основные функции: пространства, треды, реакции, роли сотрудников.
Есть дополнительные функции, которые встречаются не во всех продуктах: видеозвонки, выделение важных сообщений.

Недостатки сервиса:

Не хватает некоторых фишек: возможности выделить текст или поставить напоминания.
Уведомления быстро исчезают, не всегда отрабатывает звук уведомлений.
Нет связки с другими инструментами Яндекса, кроме Телемоста.
Не видно, кто оставил реакцию.
Несмотря на защиту данных у Яндекса бывают проблемы с безопасностью. Например, в 2023 году в свободном доступе оказались данные пользователей Яндекс 360, «Такси», «Директ», «Почта» и других сервисов.
Нет возможности развернуть сервис на своем сервере.

Также пользователи отмечают, что бывают сбои: приложение не открывается или вылетает, работает нестабильно или медленно.

Если хотите хранить данные не на облачных серверах Яндекса, а на своих, можете установить бизнес-мессенджер Compass на своем сервере. Сейчас эта функция доступна бесплатно.

Подытожим

1. Яндекс 360 — это виртуальный офис для бизнеса, который доступен по подписке. В подписку входят бизнес-мессенджер, электронная почта, облачное хранилище, документы, календарь.

2. Яндекс Мессенджер — сервис для коммуникации с коллегами. Есть приложение для мобильных устройств (Android и iOS), десктопное приложение (Microsoft и macOS), браузерная версия. Здесь можно создавать пространства для каждой команды, созваниваться с партнерами по проекту по видеосвязи, отправлять друг другу голосовые сообщения, уточнять данные в тредах.

3. Есть удобные фишки для команд: опросы, теги, адресная книга, треды, реакции на сообщения, боты, важные сообщения, расшифровка голосовых текстом. Не хватает некоторых функций, например, возможность форматирования текста или установки напоминаний. Также нет возможности развернуть сервис на своем сервере. Возможно, в таком формате сервис был бы удобнее для некоторых компаний.

4. Если пользователь оплатил подписку Яндекс 360 для бизнеса, он активирует бизнес-функции сервисов и получает возможность убрать рекламу сервисов Яндекс. Чтобы получить доступ ко всем функциям Yandex Мессенджера, компаниям нужно подключить Яндекс 360 на тарифах «Оптимальный» или «Расширенный». На тарифе «Базовый» есть ограничения — нет доступа к ботам. Стоимость подписки зависит также от объема хранилища на Яндекс Диске и количества писем в Рассылках.

5. Чтобы отменить подписку Яндекс, компании нужно отключить оплаченный тариф. Например, отключить Яндекс 360 Премиум. Для этого перейдите на страницу Яндекс с тарифами и нажмите «Отключить». Деньги за услуги перестанут списываться со счета.