Как выбрать сервис для бизнеса и не пожалеть об этом

В 2023 году компания Pipfey опубликовала отчет «Process & Workflow Automation Report», в котором описала, как предприниматели и руководители выбирают сервисы и софт для оптимизации работы команд. 

Согласно исследованию, почти 2/3 руководителей выбирают сервисы по трем параметрам: 

• безопасность, 
• простой и понятный интерфейс, 
• доступность интеграции. 

Такой подход может показаться рациональным. Однако этих трех критериев недостаточно, чтобы сделать выбор, особенно если есть из чего выбирать.

Возможность воспользоваться бесплатным тестовым периодом делает выбор сервиса более осознанным, но также не спасает от ошибок. Часто, чтобы понять, действительно ли продукт подходит конкретной команде для решения ее задач, требуется гораздо больше времени. 

Чтобы не мучиться, перебирая сервисы, используйте наш простой чек-лист из 5 пунктов. Он содержит список рекомендаций, которые помогут предусмотреть все нюансы еще до этапа тестирования и во время него.

{{cta_banner}}

Пункт 1. Составьте список важных функций с помощью фреймворка JTBD

JTBD расшифровывается как Jobs to be Done или «Работа, которая должна быть сделана». Это формула, которую используют маркетологи. 

Чтобы вывести продукт на рынок, важно понимать, за какую работу потребители готовы платить. Например, чтобы продать приложение для хранения документов, важно показать пользователю, что оно берет на себя наведение порядка в документации. Чтобы продать робот-пылесос, важно показать, что он избавит покупателя от части домашней работы. 

Этот фреймворк можно использовать и в обратную сторону: задайте себе вопрос о том, какую работу вам нужно сделать с помощью сервиса. Список задач, который в итоге получится, даст представление о том, каким должен быть этот сервис. Если предлагаемый продукт может делать 10 задач не из списка и не закрывает хотя бы 1 задачу из него, значит, его нужно менять. Даже не стоит приступать к его тестированию.

Пример 

Перед командой стоит задача обмениваться сообщениями в разных форматах. Чтобы выбрать мессенджер, нужен простой инструмент, который позволит пересылать друг другу аудиозаписи и текстовые сообщения, а также созваниваться по видеосвязи. При этом мессенджер, который имеет встроенные AI инструменты только усложнит ежедневную коммуникацию.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Пункт 2. Выберите модель развертывания с помощью SWOT-анализа

Существует два типа развертывания ИТ-продуктов: on-premise и cloud-based.

On-premise, то есть на стороне клиента, это более безопасный вариант, для которого нужна собственная ИТ-команда. Cloud-based или облачный вариант позволяет запустить сервис быстро, но он менее безопасен, так как компания хранит данные на стороне поставщика услуг.

Оба варианта имеют плюсы и минусы. При этом выбор модели развертывания – вопрос важный. Внедрить на предприятии определенный сервис и только спустя время узнать, что модель развертывания не отвечает интересам бизнеса – порой такое решение может обойтись дорого. 

Чтобы не допустить просчетов, важно заранее учесть все нюансы. Сделать это можно с помощью SWOT-анализа. 

SWOT расшифровывается как: 

• Strengths — сильные стороны
• Weaknesses — слабые стороны
• Opportunities — возможности
• Threats — угрозы

Сильные и слабые стороны – это то, на что компания может влиять. Это преимущества и недостатки команды, идеи, продукта. Напротив, возможности и угрозы исходят извне. К ним относятся такие явления, как развитие технологий, форс-мажор, деятельность партнеров и конкурентов. Управлять ими нельзя, но их важно учитывать при планировании, чтобы извлекать выгоду. 

Пример

Предприятие ведет деятельность, которая требует сбора и хранения данных клиентов. В настоящий момент даже серьезные утечки данных не критичны, так как не несут репутационных рисков и расходов. Если закон об оборотных штрафах за утечку данных будет принят, компания может столкнуться с реальными уголовными сроками и огромными штрафами. Уже сейчас нужно решить, как противостоять этому.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Пункт 3. Найдите информацию о разработчике сервиса, чтобы понять, стоит ли ему доверять

Разработчики ИТ-продуктов могут зарабатывать на неочевидных вещах, например, на продаже персональных данных своих пользователей или бизнес-информации. Чтобы избежать необоснованных подозрений, компании, которым нечего скрывать, стараются быть максимально открытыми по отношению к своим пользователям. 

Чтобы выбрать сервис и не стать жертвой недобросовестного использования данных, важно обращать внимание на то, как позиционирует себя компания и ее руководители. 

Создатели ИТ-продуктов, которым нечего скрывать, работают над репутацией. Например, они ведут собственные блоги, где рассказывают о продукте и работе над ним. Их можно встретить на мероприятиях. Они открыты к коммуникации с пользователями. 

Пример

Один из способов показать свою прозрачность – публикация дорожной карты проекта. Среди самых известных ИТ-проектов, у которых нет секретов, конструктор интернет-магазинов Shopify.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Пункт 4. Проверьте скорость работы, стабильность и удобство интерфейса сервиса

Чтобы понять, насколько сервис подходит для регулярного использования, его придется протестировать. При этом во время тестового использования важно обратить пристальное внимание на следующие параметры:

• Как быстро сервис загружается.
• Сколько времени уходит на выполнение его основных функций. Например, если это мессенджер, как быстро доходят сообщения в разных форматах от пользователя к пользователю.
• Насколько стабильно он работает в условиях высокой нагрузки. Что происходит с сервисом, если он отключается от интернета.
• Насколько сервис удобен с точки зрения пользователя: все ли понятно интуитивно и удобно ли расположены основные функции.

Такой анализ позволит выбрать продукт не по рекламным обещаниям, а по тому, насколько он может справляться с рутинными повседневными действиями.

Пример 

Приложение для онлайн-конференций предлагает широкий выбор функций и при этом позволяет проводить созвоны на аудиторию 500+ участников. Простой тест показывает, что уже 50 участников становятся для него непосильной нагрузкой. Кроме того, у приложения неудобный интерфейс, из-за которого участники часто путают кнопку «Поделиться экраном» с кнопкой «Выйти». Такой сервис создаст лишние проблемы при работе с ним, поэтому стоит сделать выбор в пользу более стабильного решения. 

Пункт 5. Пообщайтесь со службой поддержки

Когда случаются сбои или сотрудник сталкивается со сложностями в работе с сервисом, на помощь может прийти ИТ-специалист компании. Это будет стоить компании денег. 

Работа службы поддержки сервиса обойдется дешевле (а в некоторых случаях она полностью бесплатна), и при этом поддержка решит вопрос оперативнее, чем штатный сотрудник.

Обратите внимание на то, насколько поддержка сервиса удобна для вашей команды. Например, говорит ли она на одном языке с вами и доступна ли в вашем часовом поясе.

Часто сервисы экономят и предлагают решать вопросы самостоятельно, с помощью подсказок чат-бота. До покупки сервиса определите, подходит ли вам такой способ решения возможных проблем.

Пример

Популярные платформы для создания сайтов без кода помогают любому разработать собственный лендинг или даже интернет-магазин без помощи программиста. Однако большинство из них не занимаются поддержкой клиентов без премиум-аккаунта. В итоге время, которое будет сэкономлено на создании сайта, может уйти на разборки с багами и поиск ответов на вопросы. 

Заключение

Чтобы выбрать корпоративный сервис и не пожалеть о потраченном времени и деньгах, используйте наш чек-лист, который поможет проверить, насколько сервис подходит вашей команде для решения ее задач. Обратите внимание на следующие пункты:

• Какие задачи вы хотите переадресовать сервису.
• Какая модель поставки для вас более приемлема.
• Насколько вы доверяете разработчику свои данные.
• Удобно ли вам пользоваться сервисом и выполняет ли он свои задачи на 100%.
• Поможет ли вам разработчик в случае возникновения проблем.