Как развить свой проект: 5 шагов от идеи до результата

Время прочтения: мин.

Проекты в широком смысле — это то, что окружает нас ежедневно. Не важно, создаете ли вы новый IT-продукт, строите дом, отправляетесь в путешествие, планируете пробежать марафон, хотите запустить продажи курса или открыть свой бизнес. Любое начинание, которое имеет точку отсчета и результат, ограниченные ресурсы времени и денег, а также приводит вас к решениям конкретной задачи или проблемы — можно назвать проектом.

Проект возникает, когда наши ожидания не соответствуют действительности. Проекты разработки программного обеспечения, строительные, транспортные, инвестиционные, личные проекты, проекты управления изменениями — все они строятся по одной системе. Если ее освоить, развитие проекта будет даваться вам в разы проще.

Согласно исследованию Института управления проектами, совершенно разные организации, которые инвестируют время в подготовку к проектам и используют проверенные методы управления, тратят в 28 раз меньше денег на реализацию проекта. В этой статье мы рассмотрим 5 ключевых шагов, которые нужно узнать перед тем, как развивать свой проект и которые помогут вам пройти этот путь быстрее.

Шаг 1. Инициация проекта: подготовка к запуску и определение главных параметров проекта

Первый шаг в проекте принято называть инициацией. На этом этапе вы должны получить четкое представление о том, какие цели будет закрывать ваш проект и какие задачи будут реализованы. Существует несколько популярных подходов к определению целей проекта.

Исследование потребностей

Если идея вашего продукта направлена на определенную целевую аудиторию — например, вы разрабатываете новое ПО, создаете рекламу, готовите презентацию для клиента — удобнее всего отталкиваться от разных потребностей целевой аудитории. Исследование рынка, опыта конкурентов и клиентов может помочь вам определить основные болевые точки и выбрать возможности для создания ценности в проекте.

Генерация идей

Если вы работаете с внутренними проектами, создаете креативную концепцию рекламы или новый подход к обучению персонала в вашей компании — вы просто можете определить цели проекта с помощью мозгового штурма в проектной группе. В этом случае группа заказчиков проекта поможет вам лучше сориентироваться в целях, оценить потенциал и выбрать наиболее перспективную идею проекта. А за лучшие идеи их авторам можно пообещать разным авторам вознаграждение.

Анализ трендов

Метод хорошо подходит для проектов, в которых потребности конечных пользователей не определены или они не могут четко сформулировать, чего хотят от проекта — это характерно для инновационных проектов, запуска нового бизнеса или образовательного продукта. С чего начать в этом случае? Следите за тенденциями в вашей отрасли, регионе или нише в последние годы, отмечайте то, что сейчас интересно людям. Это поможет определить, какие идеи сейчас в тренде и как стать востребованным проектом в перспективе нескольких следующих лет.

Помимо целей и задач, на этапе инициации полезно собрать все сопутствующие проекту планы и документы. Например, концепцию для креативных проектов, экономическое обоснование для бизнес-проекта, технико-экономическое обоснование для новых технологий и т.д. В случаях, если проект публичный, полезно обозначить, какой контент вам потребуется для его продвижения и какие потребности клиента он будет закрывать.

На этапе подготовки и инициации проекта в компании также важно определить бюджет, от которого вы сможете отталкиваться на следующем этапе. Заранее позаботьтесь об удобном пространстве для коммуникации в команде и хранения всей информации, посвященной вашему проекту.

Шаг 2. Планирование проекта: подготовка ресурсов и дорожная карта

Как только вы получите представление о том, чего хотите добиться в проекте, нужно продумать детали. На этом этапе общую стратегию превращают в практический и достижимый план действий. В плане проекта определяют разные ресурсы и распределяют их во времени: от состава команды до цифровых инструментов в проекте

Вот чек-лист вопросов, которые стоит продумать на этапе планирования проекта:

разработайте график проекта, разбив его на этапы и установив сроки выполнения каждого этапа;
определите ресурсы, необходимые для реализации проекта, и оцените их с точки зрения доступности в компании ;
разработайте бюджет проекта и расставьте приоритеты в расходах;
определите, сколько денег вам потребуется на каждом этапе и обозначьте источники финансирования;
определите правильную методологию управления проектами и придерживайтесь ее на протяжении всего проекта — где искать методологии мы писали здесь;
оцените риски, связанные с проектом, и продумайте меры по их снижению;
организуйте команду проекта и распределите обязанности между участниками — можно использовать для этого матрицу RACI;
разработайте систему контроля за ходом выполнения проекта и оценки его результатов;
выберите ПО для управления проектом и коммуникациями в команде: например, Notion для описания базы знаний, Jira или Clikup для трекинга задач, Miro для мозгового штурма и т.д
создайте рабочие регламенты, которые помогут вам достичь целей проекта и воплотить вашу идею.

Чем точнее вы продумываете свои будущие действия на этом этапе, тем меньше поводов для внезапностей в проекте вы даете и тем меньше проблем вам придется решать в будущем. Наилучший способ закончить этот этап — разработать дорожную карту проекта, следуя которой вы сможете приступить к третьему этапу.

Как разработать дорожную карту проекта?

Дорожная карта (от англ. roadmap) — это проектный документ, в котором собраны все детали и описан стратегический план для проекта: основные этапы, промежуточные результаты, участники, иногда даже маркетинг готового продукта.

Для составления дорожной карты можно использовать простые Google-таблицы или более сложные специализированные сервисы типа Roadmunk. Главное, чтобы вам было удобно пользоваться документом. Чтобы составить дорожную карту, следуйте этим шагам.

1. Разбейте проект на крупные задачи.

Например, команда работает над разработкой бренд-медиа. Крупные этапы, которые она должна пройти:

подготовка технической базы: структура сайта, навигация, дизайн и SEO;
подготовка контент-плана и написание статей для бренд-медиа;
верстка статей на сайте;
проверка и UX-тестирование;
внесение правок и доработка.

Все этапы нужно прописать в дорожной карте, чтобы и команда, и заказчик понимали, на какой стадии сейчас проект и что произойдет дальше.

2. Напишите примерные сроки реализации для всех этапов

Без четких сроков каждый этап может затянуться на годы и команда не успеет опомниться, как провалит итоговый дедлайн. В открытом доступе можно найти много интересных подходов и инструментов для визуального управления сроками в проектах — диаграмма Ганта, канбан-доска, календари работ. Они помогут наглядно планировать и отслеживать ход задач в проекте.

3. Пропишите ответственных за промежуточные результаты

В дорожной карте важно описать роли в проекте и обозначить, какой сотрудник отвечает за результат этапа. Например, если вы создаете рекламную кампанию, за этап выбора стратегии рекламы будет отвечать маркетолог, за этап подготовки креативов для рекламной кампании будет отвечать дизайнер, за этап настройки рекламных объявлений — таргетолог. А о том, как отработала реклама, двум предыдущим ответственным сообщит веб-аналитик.

Шаг 3. Реализация проекта: постановка задач, мониторинг и контроль

Реализация проекта — самый сложный и длительный этап. Именно он самый требовательный и содержит множество подводных камней, которые порой нельзя предугадать заранее. Очень многое может пойти не так, как вы запланировали. Вот список проблем, с которыми сталкивается большинство проектов.

Список основных проблем, с которыми вы можете столкнуться на этапе реализации проекта:

Проблема 1. Нехватка ресурсов

Это очень популярная проблема, которая является причиной провала многих проектов. Нехватка бюджета, материалов, людей, информации может нарушить процесс в самый неожиданный момент.

Совет, что делать: продумайте несколько дополнительных источников финансирования, если это возможно. Подготовьте запасные кадры из компании, которые можно привлечь в случае, если кто-то в команде проекта не справится с задачами.

Проблема 2. Отсутствие поддержки

Это значит, что руководители, инвесторы, партнеры или другие заинтересованные стороны отказываются обеспечивать проект необходимой поддержкой и ставят под угрозу его реализацию.

Совет, что делать: если такое произошло, постарайтесь решить задачу в обход этого человека, чтобы из-за низкой вовлеченности одного участника проекта не страдали остальные. Также подумайте о том, как корректно поделиться этой информацией с другими людьми в проекте и написать об этом в чатах.

Проблема 3. Завышенные или нереальные сроки

В социальных сетях часто можно встретить истории о том, как крупные и успешные проекты воплощали буквально за неделю. Эти истории мешают некоторым руководителям проектов трезво оценивать сроки работы и сформировать адекватные ожидания.

Совет, что делать: здесь поможет практика внешних и внутренних дедлайнов — отталкивайтесь от внутренних дедлайнов, а внешние сразу планируйте с запасом. Тогда у вас будет запас времени для решения непредвиденных проблем.

Проблема 4. Провалы в качестве

На промежуточных результатах в проекте не всегда заметны провалы в качестве работы и качестве итогового продукта. Но у них есть накопительный эффект. На более поздних этапах эти недоработки могут оказаться фатальными для проекта — станет очевидно, что ваши клиенты не смогут смириться с таким низким качеством работы, и проект придется прервать раньше времени.

‍Совет, что делать: введите за правило проверять качество работ на промежуточных этапах проекта — так вы сможете вовремя скорректировать работу и не получите плохие новости на этапе завершения проекта.

Проблема 5. Проблемы в коммуникации

Многие проблемы в проектах возникают из-за плохо настроенных коммуникаций в команде. Без отлаженного общения возникают накладки в оценке и передаче задач, недопонимания и конфликты — все это приводит к задержкам в выполнении проекта.Кроме того сотрудники не могут вовремя обмениваться идеями и давать обратную связь — из-за этого их мотивация в проекте снижается.

Совет, что делать: чтобы сплотить команду на период работы проекта, нужно подготовить удобное цифровое пространство, где люди могут свободно обмениваться знаниями, получать обратную связь, высказываться и читать о новостях в проекте, празднуя общие победы. Для этих задач вам нужен хороший корпоративный мессенджер — функционал мессенджера Compass поможет создать пространство для продуктивных коммуникаций.

На этапе реализации вам нужно оставаться сосредоточенным на плане, но при этом гибким и готовым к непредвиденным поворотам, чтобы трезво оценивать прогресс и неудачи. Пользуйтесь советами, описанными выше и не забывайте, что большую часть внимания на этом этапе нужно уделять команде проекта и ее работе внутри компании.

Важнейший момент на этапе реализации успешного проекта — уделять приоритетное внимание людям и общению в команде. Сплоченная команда способна справляться с трудностями, которые неизбежно возникают по ходу проекта. От взаимодействия в команде напрямую зависит, насколько проект будет следовать графику, насколько людям будет интересно решать проблемы, достигать промежуточных результатов и добиваться результатов для клиента.

Коммуникации и контроль в команде на этапе реализации проекта:

Назначение задач

Руководитель проекта назначает конкретные задачи членам команды на основе их навыков и опыта. Постановка задач может происходить через таск-менеджер, а их обсуждение в корпоративных чатах проекта.

Отслеживание хода выполнения

Руководитель проекта документирует все достижений и проблем, которые возникают в проекте и в его внутреннем маркетинге, а также контролирует выполнение задач и поощряет сотрудников по мере выполнения ею проекта. Здесь важно проводить периодические обсуждения хода проекта, чтобы каждый мог высказать свои идеи и замечания.

Управление прогрессом

Руководитель проекта замечает проблемы и отклонения от плана и предлагает, как их исправить. Здесь общение чаще идет один на один с подчиненными — в личных чатах или на видео-колах. С каждым руководитель обсуждает его область и дает рекомендации, как ускорить прогресс.

Управление отношениями с партнерами

Руководитель проекта должен общаться с партнерами и инвесторами, если, конечно, ваш пост в проекте это подразумевает и вы задействованы во внешнем маркетинге. Это общение идет за пределами команды но его итоги влияют на общее настроение людей в проекте.

Общение с членами команды

Руководитель проекта помогает команде регулярно общаться, делиться обновлениями, решать проблемы и координировать усилия. Это удобно делать в общих чатах, минимум два из которых лучше выделить для неформального общения.

Если вы хотите найти баланс между контролем за выполнением проекта и микроменеджментом, лучше опираться на обратную связь от команды и не скатываться в эти две крайности. Чрезмерный контроль и микроменеджмент отнимает ваше время и может вызвать напряжение в команде.

Чем больше людей в проекте, тем сложнее вам будет понять их мнение о вашем стиле руководства. Здесь хорошо работает практика регулярного сбора обратной связи — люди начинают рассказывать то, о чем обычно молчат. Например, введите в практику каждую пятницу собирать в чате корпоративного мессенджера компании обратную связь от команды по вопросам в проекте — можно делать это через личные сообщения или анонимный опросник.

Группа проекта должна быть достаточно самостоятельной, чтобы решать проблемы на местах по ходу проекта. Менеджер проекта должен вовремя вносить необходимые коррективы, чтобы эффективно поддерживать команду. По ходу проекта можно менять состав или задачи команды, если у нее не менее двух недель подряд возникают неразрешимые проблемы в проекте.

Шаг 4. Подведение итогов проекта: формулирование выводов и внесение правок

На этом этапе вы знаете, что основные работы по проекту уже завершены и вам остается оценить итоговый результат. А также скорректировать его, если результат не соответствует целям проекта. В зависимости от типа проекта, над которым вы работали, способы подведения итогов могут различаться.

Например, для проекта по разработке нового ПО на этом этапе у вас будет прототип, который нужно протестировать. А для проекта по ремонту помещения у вас будет готовое помещение, где нужно провести чек-ап и принять решения по дополнительным работам перед тем, как говорить с заказчиком о завершении проекта.

Вот общий чек-лист, который поможет вам подвести итоги вне зависимости от того, каким типом проекта вы занимались:

Соберите всю информацию и материалы о ходе выполнения проекта: отчеты команды, финансовые данные, результаты опросов, аналитику продаж, статистику просмотров, комментариев и подписчиков из социальных сетей и т.д.
Проанализируйте полученную информацию, чтобы определить, были ли достигнуты поставленные цели и задачи.
Оцените эффективность работы команды проекта, выявите сильные и слабые стороны.
Подготовьте отчет о результатах проекта, включающий информацию о достижениях, проблемах, предложениях и вариантах, как сделать лучше.
Обсудите отчет и материалы с заинтересованными сторонами и получите их обратную связь.
Примите решение о дальнейших действиях, если это вам необходимо: корректировка планов, закрытие проекта или, как вариант, запуск массовых продаж.
Организуйте тестирование продукта с заказчиком: исправьте ошибки и вносите корректировки от заказчика, если он решит, что проект еще сырой, чтобы начать полноценное тестирование.

Шаг 5. Закрытие проекта: рефлексия и развитие проектного мышления

Этап закрытия проекта является его важной составляющей, которую нельзя пропускать. Этот этап на самом деле дает вашей команде возможность поразмышлять над процессом, чтобы понять, что прошло хорошо, где были допущены ошибки и что можно будет улучшить в следующий раз.

На этом этапе вам важно составить итоговый отчет по проекту с ключевыми показателями эффективности. Важно обсудить с командой успехи, препятствия и проблемы, которые возникали на пути, какие из них вы смогли преодолеть и какие решения для этого вы придумали. Это обсуждение можно выстроить в формате ретроспективы, когда участники коллектива подводят итоги за длительный период времени: обсуждают, что прошло хорошо, что нуждается в изменениях и какие варианты развития проекта есть в будущем.

У людей, которые прошли через несколько проектов с корректным завершением, начинает формироваться проектное мышление.

Проектное мышление — это тренируемый и полезный социальный навык, который можно развить в течение двух-трех лет. Он позволяет человеку четко определять проблему и решение с учетом доступных ресурсов и временных ограничений. Этот навык можно сравнить с творческим мышлением: он позволяет формировать цель, разбивать проблему на мелкие части, определять связи и противоречия между частями, выбирать стратегию реализации проекта и делать ее успешной.

Последний этап оказывает максимальное влияние на будущие проекты. Здоровая рефлексия на этапе завершения поможет каждому члену команды развить проектное мышление и сформулировать выводы о своей роли в проекте. Команды, которые прошли его правильно, могут успешнее развивать проекты и лучше справляться с трудностями в будущем.

Итоги

— На этапе инициации проекта важно получить четкое представление о том, какие цели будет закрывать ваш проект и какие задачи будут реализованы.

— На этапе планирования нужно взять общую стратегию и превратить ее в план действий, уделив основное внимание обеспечению проекта всеми необходимыми ресурсами.

— На этапе реализации на первый план выходит команда проекта, коммуникация в команде и мониторинг промежуточных результатов.

— Чаще всего проекты проваливается не из-за внезапных рисков, а из-за плохой коммуникации и плохого планирования времени и ресурсов.

— Проблемы коммуникаций в проектах можно заранее предсказать и решить с помощью создания хорошо организованного пространства коммуникаций.

— Этап закрытия проекта важен, потому что дает вашей команде возможность поразмышлять над процессом, увидеть ошибки, дать свои комментарии и поразмышлять над тем, как сделать лучше в следующий раз.

— У людей, которые прошли через несколько проектов с корректным завершением, начинает формироваться проектное мышление — этот навык полезен в жизни и помогает лучше управлять проектами в будущем.