Должностная инструкция менеджера: где найти образец и как составить самому

Должностная инструкция: что это и зачем нужна

Должностная инструкция — это документ, который содержит подробное описание обязанностей на определенной должности, а также права, ответственность, требования к квалификации и возможные формы поощрения за работу.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Почему она так важна для менеджера

Для начала, менеджер — это широкая специализация. В зависимости от специфики деятельности организации и отдела, обязанности менеджера могут сильно отличаться:

• Продажи товаров и услуг.
• Разрешение претензий и конфликтов.
• Подбор сотрудников.
• Ведение клиентской базы.
• Составление коммерческих предложений и заключение договоров.
• Постпродажное обслуживание.
• Консультации клиентов по продуктам и услугам.
• Обучение и развитие команды.
• Сбор и анализ обратной связи от клиентов.

Часто эти функции пересекаются, и без четкого описания обязанностей можно запутаться. Должностная инструкция помогает избежать путаницы. Когда у менеджера есть конкретные функции, он может спокойно сосредоточиться на своих задачах. Директор, в свою очередь, тоже опирается на данный документ, чтобы знать, чего ожидать от сотрудника.

С таким документом как должностная инструкция, обе стороны — и сотрудник, и руководитель — могут настроить эффективное взаимодействие и избежать недопонимания и конфликтов на работе.

Понятие «трудовая функция», упомянутое в статье 57 Трудового кодекса РФ, иногда может быть недостаточно подробным для описания всех аспектов деятельности сотрудника.
Для более полного описания используют должностную инструкцию. Этот документ помогает подробно разъяснить, что ждут от сотрудника на его работе. Поэтому  составлять и оформлять должностную инструкцию следует очень внимательно.

Структура должностной инструкции

Законодательство не дает точных указаний, как составить должностную инструкцию. Благодаря этому работодатели могут свободно подстраивать документ под свои нужды. Многие организации предпочитают использовать готовые шаблоны, а не писать их с нуля. Обычно должностная инструкция включает пять разделов:

1. Общая часть
2. Требования к квалификации
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность

В крупных компаниях работодатели часто добавляют в должностные инструкции дополнительные разделы. Это делается для того, чтобы документ был максимально точным и полезным. Обычно включают следующие пункты:

• Условия работы
• Должностные связи
• Критерии оценки

Рассмотрим, что входит в каждый из разделов должностной инструкции.

{{cta_op_banner}}

Общий раздел

В основе инструкции — общий раздел. Там прописаны все ключевые аспекты работы сотрудника:

• Отчеты: кому сотрудник отчитывается о своей деятельности.
• Найм: кто участвует в процессе найма на эту должность.
• Знания и навыки: основные знания и умения, которые требуются для выполнения работы.

Требования к квалификации

Описывает, какие навыки и знания необходимы для работы на конкретной должности. Список требований к квалификации обычно выглядит так:

• Образование: указывается нужный уровень образования. Например, высшее образование в определенной области или специализация.
• Опыт работы: сколько лет и в какой сфере нужно работать. Иногда требуется опыт работы на аналогичной должности.
• Профессиональные навыки: здесь перечисляются специфические навыки, важные для этой работы. Это может быть умение работать с определенными программами и данными, знание иностранных языков или способность управлять командами.
• Личностные качества: обычно включают такие черты, как коммуникабельность, ответственность, умение работать в команде, стрессоустойчивость.
• Сертификаты и лицензии: Если для работы нужны определенные сертификаты или лицензии, они также указываются в этом разделе.

Очень важно, чтобы навыки, указанные в этом разделе, соответствовали обязанностям, описанным далее в инструкции. Например, если деятельность сотрудника подразумевает анализ данных, то умение работать с соответствующими программами для анализа данных должно быть обязательно указано в разделе требований к квалификации.

Сотрудник с богатым опытом, хорошим образованием и всеми необходимыми навыками может казаться отличным приобретением для любой компании. Однако это не всегда так. Например, может возникнуть ситуация, когда эксперт сильно превосходит по квалификации остальных членов команды. Часто это негативно сказывается на работе коллектива.

Существуют и другие подводные камни при найме «идеального» кандидата. Почитать про них можно в одном из последних постов телеграм-канала Compass. Подписывайтесь и изучайте этот и другие интересные материалы о том, как собрать эффективную команду и управлять ей.

Должностные обязанности

Данный раздел подробно описывает, что именно от сотрудника ожидают в его работе. Список обязанностей зависит от сферы деятельности организации, ее размера и отрасли. Вот примеры, как это может выглядеть:

Стандартные задачи

Для менеджеров по работе с клиентами, выполняющих типовые функции, можно использовать общий шаблон. Это удобно, если задачи менеджеров схожи и включают общение с клиентами, обработку заказов и поддержку.

Специализированные функции

Если менеджеры занимаются уникальными задачами, например, работают с крупными клиентами или отвечают за определенный регион, их обязанности должны быть индивидуально описаны. Например, менеджер, работающий с клиентами из Европы, должен владеть соответствующими языками и знать культурные особенности.

Ответственность

В этом разделе указываются основания, по которым сотрудника могут привлечь к ответственности. Важные пункты могут включать:

• Нарушение сроков: если сотрудник систематически не соблюдает сроки, это может стать основанием для дисциплинарной ответственности.
• Качество работы: неисполнение обязанностей или ненадлежащее выполнение задач также может повлечь за собой разговоры об ответственности, особенно если это приводит к убыткам для компании.
• Корпоративные правила: несоблюдение внутренних правил компании или профессиональных стандартов также может стать причиной для привлечения к ответственности.

В случае, когда начальник решает наложить дисциплинарное наказание на работника, он обязан действовать в рамках законодательства. Информация о правилах и виды возможных взысканий должны быть четко описаны в трудовом договоре и должностных обязанностях. Если менеджер не согласен с решением о наказании, он может его обжаловать.

Права

Чаще всего в этот раздел включают следующие пункты:

• Право на получение информации, необходимой для выполнения работы.
• Право на доступ к ресурсам компании, которые помогут в работе, например, к офисной технике или программному обеспечению.
• Право на обучение и профессиональное развитие для улучшения своих навыков.

В зависимости от работы, список прав может быть расширен. Например:

• Менеджер может иметь право на компенсацию транспортных расходов, если его деятельность связана с частыми поездками.
• Если работа требует постоянной связи, менеджер может иметь право на оплату мобильной связи со стороны работодателя.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Иногда возникает необходимость обновить должностную инструкцию из-за изменений в обязанностях сотрудника, рабочем графике или других важных условиях работы. Однако тут важно учитывать некоторые моменты:

Если должностная инструкция приложена к трудовому договору

Изменения вносятся через дополнительное соглашение к трудовому договору. Сначала работодатель и сотрудник обсуждают изменения. Затем они подписывают дополнительное соглашение, которое официально фиксирует эти изменения.

Если должностная инструкция — отдельный документ

В этом случае для внесения изменений нужен приказ руководителя компании. Руководство формулирует изменения и издает приказ, который вступает в силу после подписания.

Когда изменения касаются основных аспектов работы

Любые изменения, влияющие на трудовую функцию, режим работы или другие основные условия, могут быть рассмотрены как перевод на другую работу.

Работодателю нужно заранее уведомить сотрудника о предстоящих изменениях и получить его письменное согласие.

Обязанности и права менеджера по продажам

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Менеджер по продажам является ключевым звеном в структуре любого предприятия. Он играет важную роль в реализации продукции и услуг. Он подчиняется непосредственно директору подразделения и несет ответственность за выполнение установленных планов и нормативов.

Главная задача менеджера — активно участвовать во всех бизнес-процессах, начиная от маркетинга до прямых продаж.

Чаще всего в вакансии менеджера по продажам указывают следующие обязанности:

1. Взаимодействие с клиентами. Менеджер активно ищет новых клиентов и поддерживает связь с текущими через встречи, телефонные звонки, переписку и с помощью других средств коммуникации.

2. Стратегическое планирование. Участвует в подготовке бизнес-планов и стратегий, несет ответственность за выполнение производственного и экономического плана компании.

3. Разработка маркетинга и рекламы. Вносит вклад в рекламные кампании, контролирует использование бюджета и материальных ресурсов. Участвует в проведении маркетинговых акций и реализации проекта на рынке.

4. Анализ рынка. Регулярно анализирует рынок. Использует технические и экономические методы, чтобы изучить потребности клиентов и ценовые тенденции. На основе этих данных подбирает правильный подход к продажам.

5. Знание продукта. Постоянно обновляет знания о товарах или услугах, которые предлагает компания, чтобы гарантировать точную и актуальную информацию клиентам.

6. Регистрация сделок. Отвечает за регистрацию сделок в электронной системе учета.

7. Управление документацией. Ведет документацию по сделкам, выставляет счета, оформляет акты, контролирует наличие всех необходимых подписей и печатей, отслеживает соблюдение процедур безопасности данных.

8. Ответственность за финансовые операции. Ведет учет поступлений, следит за налоговой отчетностью и финансовыми операциями во время отсутствия главного бухгалтера.

9. Обучение и развитие кадров. Участвует в подборе и обучении новых сотрудников, проводит инструктажи по охране труда.

Менеджер по продажам обладает следующими правами:

1. Доступ к необходимой документации. Менеджер имеет право знакомиться с нормативно-правовой документацией, которая может помочь ему в работе.

2. Требование улучшения рабочих условий. Может запросить изменения на рабочем месте, если это необходимо для более эффективной работы.

3. Внесение предложений. Может предлагать руководителю отдела идеи для улучшения работы и расширения своих задач в соответствии с условиями должностной инструкции и трудового соглашения.

4. Контроль исполнения работ. Может контролировать правильное и своевременное исполнение обязанностей сотрудниками.

5. Отчетность. Может предоставлять отчетность руководителю отдела о проведении торговых операций.

6. Отпуск. Имеет право на предоставление организацией отпуска с учетом трудового распорядка.

7. Премия за хорошие результаты. Менеджер имеет право быть материально награжденным за отличные результаты в работе.

В своей работе менеджер по продажам руководствуется различными законодательными актами. Это включает законы в области рекламы, финансов, экономики и налогообложения.

Он следует нормативам контрольных органов, уставу организации и внутренним правилам. Его деятельность определяется настоящей должностной инструкцией и трудовым договором.

Требования к менеджеру по продажам

Для того чтобы успешно взаимодействовать с клиентами и поддерживать высокий уровень обслуживания, менеджер в отделе продаж должен соответствовать ряду профессиональных требований. Эти требования включают как образовательный уровень, так и личные качества. Разберем подробнее:

• Финансовая грамотность и общие знания бизнеса: знание основ экономики и управления бизнесом помогает работать эффективнее и принимать обоснованные решения.
• Знание менеджмента и маркетинга: менеджер должен знать, как управлять персоналом, если это предусмотрено должностными обязанностями. Также ему нужно знать специфику рыночной среды, в которой работает компания.
• Навыки делового общения и основы психологии: важно уметь правильно строить коммуникацию с клиентами. Активно применять знания делового этикета и психологические приемы, чтобы установить и поддерживать деловые отношения.

В процессе выбора кандидатов на роль менеджера продажам ключевое значение придается их опыту в данной сфере. Он часто играет более значимую роль, чем наличие высшего образования.

На должность менеджера в отдел продаж может быть назначено лицо, которое имеет опыт работы в аналогичной сфере не менее двух лет. Плюсом будет высшее или среднее специальное экономическое образование, а также дополнительные курсы и тренинги в соответствующих областях.

Образцы должных инструкций в 2024 году

В 2024 году большинство компаний используют стандартные шаблоны для того, чтобы составить должностные инструкции. При этом они подстраивают их под специфику своего бизнеса.

В этих базовых шаблонах содержится информация по всем основным разделам: общие положения, обязанности, права, ответственности и требования к квалификации.

Где взять образцы должностных инструкций

1. Сайты для HR-специалистов: они часто предлагают стандартные шаблоны, которые можно скачать и настроить в соответствии с потребностями компании.
2. Юридические онлайн-сервисы: на платформах с разными юридическими формами и документами также можно найти секции с образцами для различных должностей.
3. Консультационные агентства: они могут помочь составить инструкцию, которая будет соответствовать требованиям бизнеса.

Оформление должностных инструкций: советы

Соблюдайте законодательство

Убедитесь, что содержание инструкции соответствует трудовому законодательству. Это избавит компанию от потенциальных юридических проблем.

Консультируйтесь с юристами

Обращайтесь специалистам по юридическим вопросам. Консультируйтесь с юристами для проверки и актуализации содержания документов.

Получите обратную связь от команды

Включите в процесс сотрудников, которые будут работать по этим инструкциям. Их предложения могут значительно улучшить практическую сторону документа.

Регулярное обновление

Условия работы могут измениться. Поэтому стоит периодически пересматривать должностные инструкции. Планируйте их обновление хотя бы раз в несколько лет.

Заключение

Должностная инструкция менеджера охватывает все важные моменты его работы, которые могут не входить в трудовой договор. Этот документ обычно действует как дополнение к трудовому договору или может существовать как самостоятельный документ.

Прежде чем должностная инструкция станет действующим документом, ее текст нужно тщательно проверить и согласовать. В этом процессе участвуют юристы, специалисты кадровой службы и непосредственный руководитель сотрудника.

После внутреннего согласования, текст инструкции направляют на подпись руководителю компании. Далее документ печатают. Должностная инструкция вступает в силу сразу после того, как будут собраны подписи всех участников процесса.