Рабочая переписка: 3 ситуации в рабочем общении, которые бесят всех

Время прочтения: мин.

Переписка по почте или в мессенджерах – необходимая часть рабочего процесса. Но если не выстраивать границы комфортного общения, переписка может вызывать стресс и даже желание уволиться. Разберем три самые раздражающие ситуации и посмотрим, что с ними можно сделать.

Случай 1. Ночная переписка

Некоторые люди думают, что писать коллегам поздно вечером или в выходные – это нормально. Причины такого поведения могут быть разными, но, если это не форс-мажор и не «горящий» вопрос, то от переписки в нерабочее время лучше отказаться.

Уведомления от тревожных коллег расшатывают нервы и нарушают личные границы. Ведь если вы вступите в диалог, то отдохнуть как следует не получится. Если же прочитаете сообщение, но не ответите на него, то другим членам команды покажется, что вы не вовлечены в работу.

Что можно сделать

Прежде всего стоит отключать уведомления сразу после окончания рабочего дня. Тогда появится возможность нормально отдыхать и высыпаться.

В корпоративных мессенджерах отключать уведомления можно всего одной кнопкой. Другой вариант — использовать настройки телефона, если такой функции в вашем мессенджере нет.

Для профилактики таких ситуаций предупредите коллег о том, в какое время вы можете отвечать по рабочим вопросам. Эту информацию можно указать в статусе профиля, например, так: «я на связи с 9.00 до 18.00 по московскому времени». К этому можно добавить фразу о том, что вечером уведомления выключены, но вы обязательно все прочитаете и ответите коллегам с утра.

Еще один совет: чтобы не обсуждать рабочие вопросы в личное время, надо быстро реагировать на запросы команды в течение дня. Ведь если кто-то написал вам днем, а ответить ему получилось только в 18.50, то полностью исключить переписку с этим человеком после окончания рабочего дня, возможно, не получится. Особенно, если вопрос важный.

Если прямо сейчас ответить не получается – предупредите собеседника и поставьте себе напоминание в мессенджере. Так сообщение коллеги не потеряется, а обсуждение важного вопроса не уйдет «в ночь».

Случай 2. Голосовые сообщения вместо текста

Иногда бывает так, что вы задаете человеку вопрос текстом, а в ответ получаете голосовое сообщение. Хорошо, если его длительность 30 секунд, но бывает, что это развернутые комментарии на 3-5 или даже 10 минут.

Как правило, аудиосообщения присылают клиенты, а не коллеги. Скорее всего причина в том, что им действительно удобно ответить голосом, а затем заняться своими делами. Но вам из-за этого придется сделать двойную работу – нужно прослушать поток информации и затем выделить из него ключевые мысли.

Что можно сделать

Самое простое и быстрое решение – отключить в чате возможность отправки голосовых сообщений. Такая возможность есть, например, в корпоративном мессенджере Compass.

Если отключить аудиофайлы по каким-то причинам не получается, можно поговорить с человеком и рассказать, почему удобнее обмениваться именно текстовыми сообщениями.

Вот несколько аргументов в их пользу:

Текст позволяет структурировать поток мыслей, помогает коротко и емко сформулировать основные идеи. В аудиосообщении есть риск упустить важные моменты или даже «перескочить» на другую тему.

Текст можно быстро перечитать и, при необходимости, поправить. Голосовое сообщение, особенно длинное, исправить сложнее – его надо сначала повторно прослушать и, если что-то не понравилось, стереть и записать новое.

Искать нужную информацию в голосовых сообщениях очень сложно. Их нужно по очереди открывать и прослушивать. В тексте, напротив, легко найти нужную информацию всего за пару минут – достаточно ввести в строку поиска ключевые слова.

Полезный совет: если вам все же прислали голосовое сообщение, сделайте его короткую текстовую расшифровку с основными тезисами и отправьте собеседнику. Так он сможет проверить, все ли вы правильно поняли. Плюс это облегчит поиск по сообщениям в будущем.

Случай 3. Миллион согласователей

Представьте ситуацию: дизайнер подготовил макет и хочет согласовать его с командой. Он отправляет изображение в чат проекта и получает комментарии от всех коллег – даже от тех, от которых этого не ожидали. При этом некоторые мнения могут противоречить друг другу. Теперь не понятно, какие правки вносить и как угодить всем.

Подобные ситуации случаются, когда не определен человек, который принимает результат работы. Члены команды могут думать, что должны написать комментарии к макету, чтобы показать свою вовлеченность. Хотя изначально правок у них не было.

Такой подход растягивает согласование макета до бесконечности. От этого плохо всем – и исполнителю, и команде, ведь результат нужен к определенному сроку.

Что можно сделать

Если вы уже оказались в этой ситуации, то лучше всего собрать все комментарии в единый список и отметить противоречия, если они есть. Попросите руководителя выделить ключевые правки, а также выбрать того, кто примет итоговый результат.

На будущее для всех типовых процессов стоит определить того, кто будет принимать работу. Чем меньше согласователей, тем лучше. Если таких специалистов несколько, то у каждого должна быть своя роль. Например, один человек согласовывает дизайн, а другой – фактическую достоверность информации.

В следующий раз, когда будете отправлять документ на согласование в чат, сразу укажите, кому из коллег он адресован. Так другие члены команды поймут, что их комментарии здесь не требуются.

Еще один полезный лайфхак – все правки к документу можно обсуждать в треде. Это комментарии к сообщению, которые позволяют «разгрузить» общий чат и не отвлекают других сотрудников от работы. Треды есть, например, в корпоративном мессенджере Compass.

Итоги

Иногда при переписке с коллегами возникают раздражающие ситуации, которые нарушают ваши границы или заставляют тратить время и силы впустую. Этого можно избежать, если следовать нескольким простым правилам.

Чтобы не было переписки вечером или в выходные: выключайте уведомления после рабочего дня и предупредите коллег, в какое время от вас можно ждать ответа, а в какое – нет.

Чтобы не было голосовых сообщений: выключайте возможность отправки аудиофайлов в мессенджере и поговорите с коллегами – расскажите о пользе текстовых сообщений, ведь они экономят время и облегчают поиск.

Чтобы не было лишних согласований: заранее определите сотрудников, которые будут принимать результат работы, адресуйте свои сообщения именно им, а не всей команде.

Таким образом, рабочая переписка станет более комфортной для всех участников процесса, а раздражающих ситуаций будет меньше.