Жизнь руководителя — это ежедневная бизнес-рутина, в которой легко утонуть. Из-за операционки часто не остается времени на стратегические задачи и полноценный отдых. Это не только вредит руководителю, но и тормозит развитие бизнеса.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Решение — делегировать часть повседневных задач ассистенту и облегчить груз операционки. Но сотрудничество с ассистентом будет эффективным, если грамотно подойти к выбору помощника.
{{cta_banner}}
Первый этап на пути к выбору помощника — самый сложный. Нужно провести аудит всех актуальных задач. Воспользуйтесь таким алгоритмом:
Теперь нужно проанализировать текущую нагрузку и понять, получится ли уменьшить ее самостоятельно.
Если руководитель и без того каждый день проводит на переговорах, созвонах, в коммуникации с сотрудниками — возможно, помощь ему не нужна. Здесь лучше упростить график, исключить из расписания непродуктивные совещания, грамотно расставить приоритеты в работе с командой.
Но если рутина слишком отвлекает от более важных задач, лучше найти ассистента. Помощнику можно делегировать все, что не требует постоянного участия руководителя, но ощутимо его разгрузит: оформление отчетов, ответы на корпоративные письма, планирование конференций, контроль выполнения задач командой.
Формы сотрудничества с помощниками бывают разными. Можно нанять персонального ассистента или обратиться к услугам сервиса удаленных помощников. Посмотрим на плюсы и минусы в каждом случае.
Персональный ассистент — это человек с определенными навыками, качествами, опытом. Он будет помогать непосредственно вам. Спустя время он погрузится в особенности бизнеса, разберется в специфике и сможет самостоятельно принимать ответственные решения без нужды согласовывать каждую деталь. На практике личные ассистенты часто становятся заместителями руководителей.
Сервисы удаленных помощников — это агрегаторы специалистов, которые выполняют универсальные задачи, но не погружаются в работу и специфику бизнеса конкретного клиента. Например, они могут найти нужные товары на маркетплейсе или забронировать отель для будущей командировки. Но работу с бухгалтерской или налоговой отчетностью, как и другие специфические задачи, им не передать. И платить сервисам придется больше, чем личным помощникам с аналогичной квалификацией.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Работать с личным помощником часто выгоднее. В тесном контакте с конкретным человеком можно выстроить надежное и эффективное сотрудничество.
Вот несколько рекомендаций, чтобы найти специалиста «по душе».
Всегда есть проверенный HeadHunter, но сейчас большинство компетентных исполнителей ищут работу в Telegram. Есть отдельные каналы, посвященные личным ассистентам.
Чтобы сэкономить время на анализе резюме, используйте GPT. Как минимум, чтобы сразу отсеять неподходящих. С этой задачей справится даже бесплатный 3,5.
Не нужно составлять большой пласт задач — это отпугнет. Но тестовое задание должно походить на реальную работу, в которой сотрудникам потребуются реальные навыки.
Формулируйте вопросы так, чтобы кандидат не мог ответить просто «Да» или «Нет». Позвольте ему подробно выразить мысли, попросите рассказать о предыдущем опыте.
Обозначьте формат оплаты — ставка в час или зарплата раз в месяц. Предусмотрите все условия в трудовом договоре и не забудьте о соглашении NDA.
О работе персональных ассистентов сложилось немало стереотипов. Искаженное восприятие мешает продуктивному сотрудничеству. Разберемся с самыми популярными мифами.
Ассистент — такой же специалист, как все остальные. Не стоит ожидать больших результатов за копейки. Квалифицированный специалист закрывает немало задач. Ему нужны прокачанные коммуникативные и организационные навыки. В его ответственности — принимать сложные решения и часто импровизировать в меняющихся обстоятельствах.
Работа личного ассистента требует вовлечения, креативности, внимания и ответственности. С зарплатой за 15 тысяч рублей сотрудник быстро потеряет мотивацию и будет работать спустя рукава. Придется искать нового помощника, который также быстро выгорит и уйдет. Постоянная текучка кадров скажется на устойчивости бизнеса.
Определяя зарплату для личного помощника, стоит ориентироваться на средние показатели по стране. Zarplan провели исследование и посчитали, что в 2023 году средняя зарплата персональных ассистентов — 72 641 рубль.
Ассистентам нужен понятный и подходящий график. Звонки и сообщения в нерабочее время, неадекватная нагрузка, отсутствие личного времени скажутся на его продуктивности. Выполнение задач замедлится, качество работы упадет. Итог тот же, что в предыдущем случае — сотрудник быстро потеряет лояльность к руководству и уволится.
Отнеситесь с уважением к личному времени сотрудника. Заранее согласуйте график, который будет удобен всем. Обговорите, по каким вопросам можно связываться вне рабочего времени — и можно ли.
Есть такое мнение: если задачи маленькие, то и оплачиваться должны невысоко — даже если их много.
Например, за полтора часа сотрудник составил один отчет. За то же время он мог бы сделать презентацию для конференции и найти 3 книги по макроэкономике. Содержание задач здесь второстепенно — руководитель оплачивает помощнику его время.
Здесь оптимально договориться о почасовой ставке и сразу определить лимиты на выполнение задач. Делегируя мелкую рутину, вы освобождаете собственное время для более важных дел, а ассистент в дальнейшем сможет взять на себя больше.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Правда в том, что повседневная рутина — далеко не потолок возможностей персонального ассистента. Если сотрудник погрузился в процессы, заручился должной мотивацией и захотел достичь большего, он справится с более важными задачами. Даже если для этого потребуется обучение и прокачка навыков. Некоторые ассистенты даже становятся сооснователями стартапов.
Здесь важно сразу определить круг задач, обозначить перспективы, договориться о сроках. Помощнику нужно учиться принимать ответственные решения, развивать собственный потенциал и расти в профессиональном плане.
Считается, если сотрудник работает удаленно, руководителю необходимо постоянно мониторить исполнение задач. Как будто постоянный контроль приведет к повышению эффективности. На деле результат будет обратным — такой подход нервирует и приводит к лишнему стрессу. Гораздо продуктивнее довериться человеку и заранее определить сроки промежуточных и итоговых проверок.
Вместо того, чтобы несколько раз в день дергать сотрудника с вопросами о выполнении задач, запрашивайте отчет раз в неделю или в конце дня.
Введите правило: в случае форс-мажоров помощник не будет затягивать до самого дедлайна, а заранее сообщит о проблеме и предложит оптимальное решение.
Большинство стереотипов и страхов не имеют под собой серьезных оснований. Как показывает практика, главное — ответственно подойти к поиску сотрудника, обговаривать все условия на берегу и с уважением относиться к труду ассистента. Тогда вы заручитесь помощью надежного специалиста и сможете больше времени уделять важным задачам.
После того, как нашли подходящего человека на роль ассистента, нужно обозначить конкретный перечень задач.
Вот общий пример рутины, которую можно делегировать помощнику:
Список задач всегда зависит от навыков специалиста, потребностей руководителя и специфики бизнеса. Например, в маркетинговом агентстве помощник может проводить анализ конкурентов и настраивать e-mail-рассылки для постоянных и потенциальных клиентов. Ассистенту адвокатского бюро можно делегировать запись клиентов, предварительные консультации по оплате услуг, подготовку договоров.
Начинайте с простых и универсальных поручений и планомерно расширяйте зону ответственности помощника по мере того, как он погружается в специфику вашего дела.
У процесса делегирования есть свои нюансы, которые требуют отдельного внимания. Вот основные нюансы.
Конкретно опишите, чего вы ждете от сотрудника. Отлично, если получится показать ассистенту наглядные референсы.
В нем опишите все задачи, которые переходят в ответственность ассистента. Обозначьте этапы и сроки выполнения. Укажите желаемые метрики. Подготовьте справочную информацию, контакты клиентов и контрагентов, аналитику — все, что поможет человеку в работе.
Помогите новому сотруднику разобраться в специфике вашего дела. Запрашивайте обратную связь: что понятно, а что вызывает дополнительные вопросы. Не жалейте времени, чтобы подробно все разъяснить.
Не нужно на каждом этапе подключать микроменеджмент. Позвольте сотруднику планировать собственное время и решать проблемы.
Определитесь, в какой период вы будете мониторить результат. Анализируйте итоги, а не сам процесс — насколько они соответствуют вашим требованиям.
Это хорошо скажется на его вовлеченности.
Поиск личного помощника — часто долгий и сложный процесс, но результат того стоит. Действуйте последовательно:
Так вы получите надежного и ответственного сотрудника, который снимет с вас часть нагрузки и освободит время для более важных дел.
