Главная
/
Блог
/
Бизнес-наука
/
5 шагов к выбору личного ассистента для руководителя

5 шагов к выбору личного ассистента для руководителя

Время прочтения: мин.
20
.
02
.
24

Жизнь руководителя — это ежедневная бизнес-рутина, в которой легко утонуть. Из-за операционки часто не остается времени на стратегические задачи и полноценный отдых. Это не только вредит руководителю, но и тормозит развитие бизнеса. 

{{pc}}

По подсчетам ЮKassa, 30% предпринимателей не хватает времени на семью, хобби, фитнес. 17% из-за занятости не следят за собственным здоровьем

{{/pc}}

{{mobile}}

По подсчетам ЮKassa, 30% предпринимателей не хватает времени на семью, хобби, фитнес. 17% из-за занятости не следят за собственным здоровьем

{{/mobile}}

Решение — делегировать часть повседневных задач ассистенту и облегчить груз операционки. Но сотрудничество с ассистентом будет эффективным, если грамотно подойти к выбору помощника. 

{{cta_banner}}

Шаг 1. Анализируем потребность в личном ассистенте

Первый этап на пути к выбору помощника — самый сложный. Нужно провести аудит всех актуальных задач. Воспользуйтесь таким алгоритмом:

  1. В течение недели ведите рабочий дневник. Ежедневно расписывайте задачи по часам. Так понятно, на что конкретно уходит время. 
  2. Разбейте задачи на 3 категории: стратегические (все, что связано с развитием бизнеса), управленческие (руководство командой), рутинные (корреспонденция, отчеты и т.д.). Определите, сколько времени нужно закладывать на каждую из групп. 
  3. Обозначьте, какие рутинные задачи приходится выполнять дольше всего. Например, работа с отчетностью, анализ показателей, консультации клиентов и т.д.
  4. Оцените, какое значение эти задачи играют в развитии бизнеса. Насколько важно, чтобы ими занимались вы лично. Можно ли передать их другим? 
  5. Определитесь в собственной компетенции. Например, если вы лучше справляетесь с решением стратегических вопросов, но приходится заниматься ежедневной рутиной — ее лучше делегировать. 
  6. Посчитайте окупаемость услуг ассистента, исходя из его зарплаты, вашей прибыли и потраченного на операционку времени. 

Теперь нужно проанализировать текущую нагрузку и понять, получится ли уменьшить ее самостоятельно. 

Если руководитель и без того каждый день проводит на переговорах, созвонах, в коммуникации с сотрудниками — возможно, помощь ему не нужна. Здесь лучше упростить график, исключить из расписания непродуктивные совещания, грамотно расставить приоритеты в работе с командой. 

Но если рутина слишком отвлекает от более важных задач, лучше найти ассистента. Помощнику можно делегировать все, что не требует постоянного участия руководителя, но ощутимо его разгрузит: оформление отчетов, ответы на корпоративные письма, планирование конференций, контроль выполнения задач командой. 

Шаг 2. Определяемся со специалистом

Формы сотрудничества с помощниками бывают разными. Можно нанять персонального ассистента или обратиться к услугам сервиса удаленных помощников. Посмотрим на плюсы и минусы в каждом случае.

Персональный ассистент — это человек с определенными навыками, качествами, опытом. Он будет помогать непосредственно вам. Спустя время он погрузится в особенности бизнеса, разберется в специфике и сможет самостоятельно принимать ответственные решения без нужды согласовывать каждую деталь. На практике личные ассистенты часто становятся заместителями руководителей. 

Сервисы удаленных помощников — это агрегаторы специалистов, которые выполняют универсальные задачи, но не погружаются в работу и специфику бизнеса конкретного клиента. Например, они могут найти нужные товары на маркетплейсе или забронировать отель для будущей командировки. Но работу с бухгалтерской или налоговой отчетностью, как и другие специфические задачи, им не передать. И платить сервисам придется больше, чем личным помощникам с аналогичной квалификацией. 

{{pc}}

Преимущества и недостатки персонального ассистента и сервиса наглядно

{{/pc}}

{{mobile}}

Преимущества и недостатки персонального ассистента и сервиса наглядно

{{/mobile}}

Работать с личным помощником часто выгоднее. В тесном контакте с конкретным человеком можно выстроить надежное и эффективное сотрудничество. 

Вот несколько рекомендаций, чтобы найти специалиста «по душе».

Не жалейте времени на поиск

Всегда есть проверенный HeadHunter, но сейчас большинство компетентных исполнителей ищут работу в Telegram. Есть отдельные каналы, посвященные личным ассистентам. 

Проведите отбор

 Чтобы сэкономить время на анализе резюме, используйте GPT. Как минимум, чтобы сразу отсеять неподходящих. С этой задачей справится даже бесплатный 3,5. 

Выдайте кандидатам тестовые задания

Не нужно составлять большой пласт задач — это отпугнет. Но тестовое задание должно походить на реальную работу, в которой сотрудникам потребуются реальные навыки. 

Проведите интервью

Формулируйте вопросы так, чтобы кандидат не мог ответить просто «Да» или «Нет». Позвольте ему подробно выразить мысли, попросите рассказать о предыдущем опыте. 

Оговорите все условия

Обозначьте формат оплаты — ставка в час или зарплата раз в месяц. Предусмотрите все условия в трудовом договоре и не забудьте о соглашении NDA. 

Шаг 3. Избавляемся от предрассудков 

О работе персональных ассистентов сложилось немало стереотипов. Искаженное восприятие мешает продуктивному сотрудничеству. Разберемся с самыми популярными мифами. 

Миф 1. Работа персонального ассистента низко оплачивается

Ассистент — такой же специалист, как все остальные. Не стоит ожидать больших результатов за копейки. Квалифицированный специалист закрывает немало задач. Ему нужны прокачанные коммуникативные и организационные навыки. В его ответственности — принимать сложные решения и часто импровизировать в меняющихся обстоятельствах. 

Работа личного ассистента требует вовлечения, креативности, внимания и ответственности. С зарплатой за 15 тысяч рублей сотрудник быстро потеряет мотивацию и будет работать спустя рукава. Придется искать нового помощника, который также быстро выгорит и уйдет. Постоянная текучка кадров скажется на устойчивости бизнеса.

Определяя зарплату для личного помощника, стоит ориентироваться на средние показатели по стране. Zarplan провели исследование и посчитали, что в 2023 году средняя зарплата персональных ассистентов — 72 641 рубль. 

Миф 2. Помощник должен постоянно быть на связи

Ассистентам нужен понятный и подходящий график. Звонки и сообщения в нерабочее время, неадекватная нагрузка, отсутствие личного времени скажутся на его продуктивности. Выполнение задач замедлится, качество работы упадет. Итог тот же, что в предыдущем случае — сотрудник быстро потеряет лояльность к руководству и уволится. 

Отнеситесь с уважением к личному времени сотрудника. Заранее согласуйте график, который будет удобен всем. Обговорите, по каким вопросам можно связываться вне рабочего времени — и можно ли.

Миф 3. Некоторые задачи не требуют полноценной оплаты — они же несложные

Есть такое мнение: если задачи маленькие, то и оплачиваться должны невысоко — даже если их много. 

Например, за полтора часа сотрудник составил один отчет. За то же время он мог бы сделать презентацию для конференции и найти 3 книги по макроэкономике. Содержание задач здесь второстепенно — руководитель оплачивает помощнику его время.

Здесь оптимально договориться о почасовой ставке и сразу определить лимиты на выполнение задач. Делегируя мелкую рутину, вы освобождаете собственное время для более важных дел, а ассистент в дальнейшем сможет взять на себя больше. 

{{pc}}

Много мелких задач, которые занимают большую часть работы ассистента

{{/pc}}

{{mobile}}

Много мелких задач, которые занимают большую часть работы ассистента

{{/mobile}}

Миф 4. Помощник не справится со сложными задачами

Правда в том, что повседневная рутина — далеко не потолок возможностей персонального ассистента. Если сотрудник погрузился в процессы, заручился должной мотивацией и захотел достичь большего, он справится с более важными задачами. Даже если для этого потребуется обучение и прокачка навыков. Некоторые ассистенты даже становятся сооснователями стартапов. 

Здесь важно сразу определить круг задач, обозначить перспективы, договориться о сроках. Помощнику нужно учиться принимать ответственные решения, развивать собственный потенциал и расти в профессиональном плане.  

Миф 5. Ассистенты нуждаются в постоянном контроле

Считается, если сотрудник работает удаленно, руководителю необходимо постоянно мониторить исполнение задач. Как будто постоянный контроль приведет к повышению эффективности. На деле результат будет обратным — такой подход нервирует и приводит к лишнему стрессу. Гораздо продуктивнее довериться человеку и заранее определить сроки промежуточных и итоговых проверок. 

Вместо того, чтобы несколько раз в день дергать сотрудника с вопросами о выполнении задач, запрашивайте отчет раз в неделю или в конце дня. 

Введите правило: в случае форс-мажоров помощник не будет затягивать до самого дедлайна, а заранее сообщит о проблеме и предложит оптимальное решение. 

Большинство стереотипов и страхов не имеют под собой серьезных оснований. Как показывает практика, главное — ответственно подойти к поиску сотрудника, обговаривать все условия на берегу и с уважением относиться к труду ассистента. Тогда вы заручитесь помощью надежного специалиста и сможете больше времени уделять важным задачам. 

Шаг 4. Определяемся с задачами помощника

После того, как нашли подходящего человека на роль ассистента, нужно обозначить конкретный перечень задач. 

Вот общий пример рутины, которую можно делегировать помощнику:

  • обработка обращений клиентов; 
  • ежедневная корпоративная переписка; 
  • создание презентаций;
  • оформление документов и отчетов; 
  • контроль выполнения задач команды; 
  • координация контрагентов; 
  • запись и расшифровка созвонов; 
  • исследование рынка, анализ показателей; 
  • личные поручения — бронирование ресторана, покупка билетов и другое.

Список задач всегда зависит от навыков специалиста, потребностей руководителя и специфики бизнеса. Например, в маркетинговом агентстве помощник может проводить анализ конкурентов и настраивать e-mail-рассылки для постоянных и потенциальных клиентов. Ассистенту адвокатского бюро можно делегировать запись клиентов, предварительные консультации по оплате услуг, подготовку договоров. 

Начинайте с простых и универсальных поручений и планомерно расширяйте зону ответственности помощника по мере того, как он погружается в специфику вашего дела. 

Шаг 5. Учимся делегировать задачи правильно

У процесса делегирования есть свои нюансы, которые требуют отдельного внимания. Вот основные нюансы.

Оформите желаемый результат в четкую цель

Конкретно опишите, чего вы ждете от сотрудника. Отлично, если получится показать ассистенту наглядные референсы. 

Предоставьте подробное ТЗ

В нем опишите все задачи, которые переходят в ответственность ассистента. Обозначьте этапы и сроки выполнения. Укажите желаемые метрики. Подготовьте справочную информацию, контакты клиентов и контрагентов, аналитику — все, что поможет человеку в работе. 

Проведите обучение

Помогите новому сотруднику разобраться в специфике вашего дела. Запрашивайте обратную связь: что понятно, а что вызывает дополнительные вопросы. Не жалейте времени, чтобы подробно все разъяснить. 

Поощряйте самостоятельность

Не нужно на каждом этапе подключать микроменеджмент. Позвольте сотруднику планировать собственное время и решать проблемы. 

Регулярно контролируйте процесс

Определитесь, в какой период вы будете мониторить результат. Анализируйте итоги, а не сам процесс — насколько они соответствуют вашим требованиям. 

Мотивируйте сотрудника

Это хорошо скажется на его вовлеченности. 

Что в итоге? 

Поиск личного помощника — часто долгий и сложный процесс, но результат того стоит. Действуйте последовательно: 

  • проанализируйте, для каких задач вам нужен ассистент; 
  • определите, какого сотрудника хотите нанять; 
  • очертите зону ответственности помощника; 
  • постепенно делегируйте задачи ассистенту и поощряйте инициативу.

Так вы получите надежного и ответственного сотрудника, который снимет с вас часть нагрузки и освободит время для более важных дел. 

Попробуйте Compass

Знакомая ситуация?

Скачайте корпоративный мессенджер для управления командой
Попробуйте мессенджер, который приведёт в порядок рабочее общение.
Узнать больше

Книга по теме

Попробуйте Compass

Скачайте корпоративный мессенджер для управления командой
Узнать больше
Ссылка на скачивание Compass для компьютера скопирована