Телеграм для бизнеса: почему не подходит?

Время прочтения: мин.

В этой статье мы рассмотрим, как мессенджер Telegram используется для ведения бизнеса. Поговорим о том, как обычно выглядит канал для рабочих процессов и с какими трудностями при этом можно столкнуться. Узнаем, как избежать этих проблем и как использовать мессенджер, чтобы работать эффективнее.

Мессенджеры давно стали незаменимым инструментом в бизнесе. Благодаря своей простоте и скорости они повышают эффективность делового общения, упрощают координацию задач, помогают на удаленке. В России для ведения бизнеса особенной популярностью пользуется мессенджер Телеграм. Это не просто удобное средство для переписки, но и мощный инструмент для настройки бизнес-процессов.

В Телеграм можно создать свой канал или чат под отдельные проекты и задачи, но достаточно ли этого функционала для ваших бизнес-процессов? Как он впишется в стратегию вашей компании, может ли повысить эффективность работы и главное – что насчет безопасности данных?

Ниже разберемся, как обычно настраиваются процессы в Телеграм и какие подводные камни таит в себе управление бизнесом в этом мессенджере.

Итак, вы решили использовать Телеграм для управления бизнесом. Обычно все начинается с создания общего чата с сотрудниками. В нем обсуждаются прогрессы по задачам, публикуются ежедневные отчеты, решаются насущные вопросы, договариваются о встречах, обмениваются документами и так далее. Какие-то вопросы обсуждаются в личных переписках с коллегами. Но когда общий чат перегружается сообщениями, создаются отдельные каналы для проектов, отделов или направлений работы. И вот тут начинаются проблемы.

Проблема 1: Хаос в коммуникации

Ваш бизнес развивается и растет, а вместе с этим множится и количество сообщений в общем канале в Телеграм. Казалось бы, в чем тут проблема? Достаточно просто создать чат под каждый бизнес-процесс и обсуждать соответствующие вопросы в отведенном для них пространстве. Но по мере развития бизнеса и увеличения штата вы заметите, что чаты перегружаются, в них очень сложно ориентироваться, приходится тратить время на то, чтобы найти нужную информацию и войти в контекст.

Из-за большого потока информации будут теряться существенные моменты, список чатов будет ежедневно пестрить внушительным количеством непрочитанных сообщений, а телефон или ноутбук — разрываться от звуковых уведомлений.

Проблема 2: Информационный шум

Ситуацию усложняет и то, что Телеграм — это мессенджер, предназначенный в первую очередь для личной переписки и потребления информационного и развлекательного контента. Если вы хотите управлять бизнесом через Телеграм, то неизбежно столкнетесь с проблемой смешения разных сфер жизни и как следствие — тратой ресурсов и времени.

Легко представить себе такую ситуацию: телефон издал характерный звук, оповещающий о новом сообщении. Вы открываете Телеграм, и ваш взгляд тут же падает на интересный заголовок из новостного канала. В соседнем чате друг прислал невероятно смешной мем, а в другой переписке жена просит забрать ребенка из детского сада.

В результате ваше внимание рассеивается, и вы вообще забываете, зачем зашли в приложение. А вспомнив, вновь тратите драгоценное время на поиск нужного чата в неупорядоченном списке. Перегружая таким образом свой мозг, вы вгоняете себя в стресс и быстро устаете.

Проблема 3: Утрата контроля над вовлеченностью сотрудников

Не забывайте, что с той же проблемой сталкивается и ваша команда. Вы как руководитель еще как-то можете справиться с воздействием информационного шума. Но для сотрудников эта проблема гораздо существеннее.

Контент в Телеграме — это настоящее топливо для прокрастинации. Постоянные переключения на личные переписки и развлекательные каналы отвлекают сотрудников от рабочих задач, снижают их сфокусированность на работе, нарушают продуктивность и тормозят эффективность выполнения задач.

А частые уведомления о новых сообщениях могут прерывать важные рабочие процессы, ухудшая концентрацию на задачах. И, кстати, разработчики Телеграм продолжают наращивать развлекательный функционал — скоро в приложении будут доступны сториз.

Телеграм превращается в текстовый ютуб, и вести в нем деловую коммуникацию — это все равно что общаться с коллегами через Инстаграм.

Вам как руководителю в такой ситуации трудно оценить реальную вовлеченность сотрудников в работу. И тут есть еще один подводный камень — постоянное зависание в Телеграм может плохо сказаться на лояльности сотрудников, ведь многие из них наверняка подписаны на каналы, информация в которых может заставить их засомневаться в привлекательности текущего работодателя.

Проблема 4: Нет базовой информации о коллегах

Телеграм как продукт изначально не предполагает использование исключительно в рабочих целях. И ему недостает деталей, которые очень важны в корпоративных коммуникациях, в частности, карточек с информацией о сотрудниках.

Это может создать трудность для новичков при адаптации в коллективе. Удобно, когда можно в два клика узнать, к какому отделу относится коллега и какая у него зона ответственности. Это существенно экономит время руководителя — не нужно разъяснять вновь прибывшим, кто за что отвечает, а новичок чувствует себя более комфортно и не задает лишних вопросов.

Поскольку Телеграм предназначен в первую очередь для личного общения, максимум, на что можно здесь рассчитывать — это информация об имени и фамилии человека. И то не всегда — многие в Телеграме подписываются никнеймами. И это плохо вяжется с рабочей обстановкой.

Проблема 5: Безопасность и утечка данных

Проблема безопасности, пожалуй, самая насущная для руководителей бизнеса. Хотя Telegram предлагает шифрование сообщений, все равно есть вопросы касательно политики конфиденциальности и безопасности данных в этом мессенджере.

Чем больше конфиденциальной информации передается через общие чаты и личные переписки, тем выше вероятность ее утечки.
Есть проблема сохранения баз клиентов — увольняясь, многие сотрудники часто прихватывают с собой ценную информацию, чтобы использовать ее на новом месте работы.
Часто бывает так: вы уволили человека, но забыли удалить его из каких-то чатов, в которых решают важные рабочие вопросы и обмениваются данными.

Несмотря на свою популярность, Телеграм имеет ряд существенных недостатков, если рассматривать его как инструмент для управления бизнесом. Перечисленные выше проблемы могут затруднить эффективное использование этого мессенджера в рамках корпоративной среды. Поэтому так важно выбрать инструмент, который наилучшим образом отвечает специфике и потребностям вашего бизнеса.

К счастью, тут есть из чего выбрать. Компании и их руководители понимают, что для рабочей коммуникации нужен отдельный инструмент, а рынок отзывается на эту потребность и предлагает специальные мессенджеры для общения в рамках рабочих задач.

Корпоративный мессенджер Compass — как раз такой инструмент. Он был разработан специально для решения задач бизнеса. Приложение помогает повысить эффективность коммуникации и сфокусироваться на работе, не отвлекаясь на информационный шум и прочие затрудняющие работу факторы. Функционал Compass тщательно продуман, чтобы исключить возникновение перечисленных выше проблем — в нем есть треды, чат-боты, настройки доступов и многое другое.

Как мессенджер Compass помогает управлять бизнесом?

Отдельное пространство для сфокусированной работы

В мессенджере Compass вы не будете отвлекаться на развлекательный контент, личные переписки и тревожные новости, ведь приложение специально разработано для повышения продуктивности и концентрации на работе. В Compass можно создать одно или несколько рабочих пространств в зависимости от структуры и масштаба вашего бизнеса.

Приложение имеет структурированный интерфейс: в Compass все ваши рабочие и групповые чаты будут организованы и удобно разделены. Функция комментариев к сообщениям (треды) помогает сохранить порядок и не теряться в потоке информации.

Вы сможете сосредоточиться на важных задачах и не отвлекаться на несвязанные с работой сообщения, а ваша команда будет работать слаженно и вовлеченно.

Все непрочитанные в один клик

Если чатов много, а вам необходимо быстро реагировать на поступающую информацию и не упустить ничего важного, вы можете отфильтровать все новые сообщения буквально в один клик — в Compass для этого есть отдельный функционал.

Удобство здесь заключается в экономии времени и упорядочивании рабочего процесса. Вы сразу видите все важные уведомления и можете быстро реагировать на них, не тратя время на поиск сообщений в различных чатах. Это повышает эффективность и продуктивность работы.

Сотрудники вовлечены и сфокусированы на работе

Переведя бизнес в корпоративный мессенджер, вы поможете сотрудникам работать более вовлеченно. Работа в Compass позволяет команде сохранить фокус и исключает отвлекающие факторы. Сотрудники концентрируются только на профессиональных задачах, и в результате общий темп работы существенно увеличивается. Рабочая среда становится более спокойной и организованной, сотрудники отвечают на сообщения без задержек, цели достигаются быстрее, ваш бизнес не стоит на месте.

Напоминания о задачах

Еще одна удобная функция Compass — это возможность устанавливать напоминания на сообщения. Она особенно пригодится, когда вам нужно уделить время важной текущей задаче, и у вас нет возможности вдумчиво ответить на сообщение прямо сейчас. Функция напоминания позволит не забыть о важном деле и оставаться организованным в рабочем потоке.

Неограниченное число рабочих пространств

В Compass можно добавить столько рабочих пространств, сколько требуют ваши бизнес-процессы. Например, у вас может быть основное пространство для всей команды, в котором каждый чат будет соответствовать одному процессу или одному отделу компании. А дополнительные пространства понадобятся для общения с партнерами и подрядчиками или сайд-проектов. Это очень удобно, ведь пространства в Compass бесплатны для команд до 10 человек.

Чат-боты

Возможность создавать чат-боты в Compass — это еще один инструмент для повышения эффективности работы. Боты автоматизируют рутинные задачи и мгновенно предоставляют необходимую информацию. Это освобождает время для более сложных вопросов и позволяет сосредоточиться на творческих аспектах работы.

Безопасность данных

Выше мы затронули тему безопасности данных в мессенджере — это ключевой фактор в любом бизнесе. Политика конфиденциальности накладывает определенные обязательства на сотрудников, но все же риск утечки данных всегда существует. Compass успешно обеспечивает надежную и эффективную защиту вашей корпоративной информации.

Функционал Compass позволяет быстро реагировать на любые возможные угрозы безопасности. Например, если сотрудник покидает компанию, вы можете мгновенно отключить ему доступ к пространству в два клика, предотвратив нежелательное распространение информации. Сотрудник покинет сразу все рабочие чаты и больше не сможет общаться с коллегами.

Если же вы беспокоитесь за сохранность интеллектуальной собственности, то вам поможет функция ограничений в Compass. Например, с помощью простых настроек вы можете запретить участникам скачивать документы и применить другие ограничения.