Система управления проектами: 15 сервисов

Сегодня для управления проектами существует десятки разнообразных систем совместной работы. Что нужно для грамотной систематизации рабочих процессов? Прежде всего, знать особенности предлагаемых сервисов, чтобы выбрать лучший способ управления задачами, электронного документооборота и выполнения задач. Рассмотрим наиболее популярные системы управления проектами и задачами, проанализируем их преимущества и недостатки, узнаем стоимость и сделаем выводы. Для этого мы выбрали 15 сервисов командной работы, которые можно интегрировать в любой бизнес.

Системы управления проектами: список

Compass

Удобный корпоративный мессенджер, который подходит для задач управления и систематизации работы компании. Для каждой цели создается свой чат: в таком формате можно сопровождать конкретный проект, выставляя список приоритетов для задач. К любому сообщению можно оставлять комментарии – таким образом общий чат не переполняется, а обсуждение деталей происходит в наиболее подходящем для этого месте. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Групповые чаты – это привычный всем формат, который позволяет оперативно внедрить инструмент и сократить период адаптации.

Преимущества Compass:

• Система чатов для каждого процесса — это прозрачный контроль выполнения и четкая систематизация процессов
• Сфокусированность. Взаимодействие между отделами и внутри команд происходит в отдельном пространстве без информационного шума
• Настройка доступов для участников: запрет на скачивание, переписку, приглашение в пространство и т.д. 
• Полноценная мобильная версия для всех мобильных платформ
• Учет рабочего времени, что является основой для анализа статистики
• Удобная и безопасная работа с документами и надежное файловое хранилище. Кстати, документы и файлы можно хранить на ваших серверах
• База знаний с регламентами, стандартами и обучающими материалами – удобно создавать чаты для обучения

Для кого подойдет такая система управления проектами? Ограничений нет, Compass адаптируется под любые виды бизнеса, начиная от отдела маркетинга и заканчивая продажами товаров и услуг.

Тарифы

Сколько стоит эта система управления проектами и совместной работы? Команды до 10 человек могут использовать корпоративный мессенджер Compass бесплатно. Качественный project management более чем для 10 пользователей – от 199 рублей в месяц.

{{cta_banner}}

Asana

Оригинальная система управления проектами, рассчитанная, в основном, на креативные коллективы – студии дизайна, маркетинговые агентства, редакции и т.д. Проектный менеджмент силами Asana удобен при небольшом числе участников и проектов – в противном случае весь процесс становится сложно управляемым, и рабочее пространство превращается в хаос для всех членов команды.

Преимущества постановки задач:

• Этот инструмент приятен визуально и прост в освоении
• Можно вести удобную совместную работу по разным задачам
• Есть функция «Выполняется», что упрощает проектный менеджмент
• Есть интеграция с сторонними сервисами
• Диаграмма Ганта как базовый принцип временной шкалы

Главный недостаток уже был назван выше: управление командой ограниченного объема. Причин несколько – отсутствует иерархия сотрудников, упрощенные права доступа, сложно создавать задачи по приоритетам и добиваться их выполнения. Кроме того, в отсутствует русский язык, что таит определенные сложности для внедрения системы.

Тарифы

У Asana есть бесплатный пробный период. Далее можно сделать годовой платеж, и система управления задачами будет стоить от $10,99 за каждого пользователя.

Monday

Удобная система управления с несколькими десятками готовых шаблонов. Понятные интерфейсы – еще одно важное преимущество продукта, что сокращает время адаптации сотрудников. Просты для формирования и воронки продаж: поэтому Monday чаще всего выбирается маркетинговыми агентствами и sales-компаниями.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Обращает на себя внимание возможность детализации каждой отдельно взятой задачи: списки дел становятся более понятными и адаптивными.

Тем не менее, один из самых простых инструментов не лишен недостатков: такая система проектного управления неудобна для работы с уже завершенными задачами. Их тяжело искать, а повышение эффективности требует удаления неактуальных данных для простоты навигации. Малый бизнес менее требователен к этому, а вот отсутствие русского языка может стать проблемой. 

Тарифы

Есть пробная версия, действует всего 14 дней. За платный функционал при годовой оплате придется платить 8 Евро в месяц.

Jira

Популярная у разработчиков система совместной работы: здесь есть все необходимое для малых и больших команд. 

Преимущества Jira для работы над проектом:

• Готовые шаблоны на разные случаи
• Кастомизированная работа с задачами — достигайте ваши индивидуальные цели
• Поддержка API даже в бесплатном тарифе
• Визуализация процессов при помощи диаграммы Ганта
• удобные задачи и подзадачи, в том числе в формате спринтов (планирование, учет времени и эффективности)

Сервис для управления проектами в сфере разработки Jira не лишен недостатков: сложность в освоении, продолжительное внедрение, медленное программное обеспечение для пользователей с широким набором прав.

Тарифы

Данный инструмент для управления разработкой, в том числе формат баг-трекера, можно попробовать бесплатно, если число участников не превышает 10 человек. Можно настроить платный доступ: от $7.75. Ограничений по числу пользователей нет.

Trello

Удобное планирование проектов для решения простых линейных задач — именно так можно охарактеризовать Trello. Оптимальный вариант для небольших команд, есть готовые шаблоны, удобно пользоваться на iOS, Android и других платформах. Для кого система наиболее привлекательна? Можно работать в любых отраслях, однако больше всего Trello понравится тем, кто любит визуализацию данных. Это дизайнеры, журналисты и любые другие творческие коллективы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Тем не менее, если выполненных задач много, а участники команды активны, управлять проектами становится сложно. Лучше начать пользоваться другими сервисами в режиме реального времени. В остальном же доски задач от Trello для использования малыми группами просты, удобны и интуитивно понятны на каждом этапе.

Тарифы

Есть бесплатная версия с базовым функционалом — она безгранична по времени. За остальное придется платить от $5. Пользователей может быть любое количество.

YouGile

Эта система управления является одной из самых популярных: все проекты представлены в виде отдельных задач с чатами. Ею пользуются команды от 100 человек, а особую популярность YouGile получила среди строительных организаций, производственных форматов и креативных объединений, работающих в одной программе.

Преимущества YouGile для вашей компании:

• Интуитивно понятные интерфейсы, что позволяет провести быстрое внедрение и сократить период адаптации
• Можно создать взаимодействие как внутри отдела, так и между разными командами, объединяя, например, отдел продаж и производство, что важно в большинстве случаев
• Гибкая настройка прав для каждого участника — это удобно
• Наличие фирменных инструментов — «зеркальные столбики», «сводки» и т.д.
• Планировщик задач по методологии Agile

Среди недостатков можно назвать отсутствие навигации при помощи тегов, а также обмена проектами и задачами со сторонними сервисами.

Тарифы

Бесплатная версия применима для команд до 10 человек, оплата за каждого последующего пользователя в месяц.

Shtab

Более совершенной версией Trello, да еще и российского производства, является проект Shtab.  Разработчики взяли все преимущества западного продукта, устранили недостатки и подготовили инструмент с мощной визуализацией.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Shtab подходит для широкого круга пользователей: распределенных команд разработки, дизайнеров, маркетологов, инженеров, фрилансеров и т.д.

Проще говоря, всем тем, кто придерживается Agile и Scrum, а также ведет проектную работу.

Преимущества Shtab:

• Функциональный формат команд и комнат – можно управлять быстро и эффективно
• Источники и виды – внутренние принципы работы, привыкнуть к которым очень просто
• Статусы и стадии – наглядное движение по проекту в единой системе
• Отчеты и аналитика для тех, кто производит анализ затраченного времени в удобной временной шкале

Тарифы

Небольшие команды могут пользоваться Shtab абсолютно бесплатно. Если же число участников превышает 5 человек, а проектов стало более четырех, плата за сервис стартует с отметки 95 рублей в месяц за человека.  

Wrike

Сервис для управления проектами Wrike – это своего рода конструктор, который после успешной сборки станет отличным вариантом для любой веб-студии, архитектурного бюро или строительной компании. Но прежде всего вам придется адаптировать этот облачный сервис под себя, а затем обучить сотрудников, что будет просто далеко не всем участникам проекта. Если же это получится сделать, Wrike продемонстрирует все свои преимущества:

• Это один из наиболее гибких инструментов для управления проектами
• Возможность следить за прогрессом при помощи диаграммы Ганта
• Вы сможете расставлять приоритеты по задачам
• Гибкая настройка взаимодействия между отделами
• Мощный инструмент аналитики: нажимая кнопку, вы получаете подробные данные и богатые функциональные возможности – графики, диаграммы
• Полноценное мобильное приложение

Тарифы

Бесплатная версия без ограничений доступна для пяти человек. Для более крупных команд тарифные планы стартуют с отметки $9.8 за пользователя при годовой оплате.

Todoist

Современные to-do листы отличаются простотой и быстрой адаптацией к продукту: Todoist не является исключением. Здесь действительно все просто и понятно: программу можно использовать как личный способ отслеживать прогресс, повышая эффективность работы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Помимо простоты, остальные преимущества формата также важны:

• Множество шаблонов: с их помощью можно связать типовые задачи
• Система напоминаний, что упрощает планирование спринтов
• Простое и понятное отслеживание прогресса
• Настройка приоритетов каждому отдельному процессу

Но стоит понимать, что за простоту работы команды придется платить недостатками: медленный обмен файлами, не самый удобный календарь, слабая статистика, что усложняет процесс управления и планирования. 

Тарифы

Как понять, насколько Todoist оптимален для реализации проекта? Можно использовать бесплатный тариф: версия пробная и предполагает ограниченное рабочее пространство. Платный функционал доступен за $4 в месяц при годовом формате биллинга.

Notion

Инструмент является менее популярной альтернативой Trello, однако перечень возможностей выходит за рамки трекинга задач. Система является «конструктором», позволяющим решать самые разнообразные задачи, начиная с создания базы знаний для бизнеса и заканчивая работой с документами.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущества Notion:

• Впечатляющий набор инструментов: канбан, скрам, документы, все курсы, заметки и таблицы. Инструмент способен заменить MS Project, Яндекс Трекер, Evernote, Google Docs, Google Sheets
• Гибкий редактор создания досок
• Быстрое внедрение
• Дружелюбный интерфейс

Недостатки также имеются: возможные трудности с оплатой (все же сервис зарубежный) и неудобная работа с цикличными задачами. В свою очередь, сложная навигация и богатый функционал могут потребовать обучения сотрудников, однако в конечном итоге при успешном внедрении Notion становится эффективным инструментом. 

Тарифы

Есть бесплатная версия. А за максимальный функционал придется платить от $8 до $15 в месяц за человека.

Teamly

Достойным аналогом Notion, но уже российского производства, можно считать продукт Teamly. Ключевых направлений функционирования три – это совместная работа с документами, база знаний и обучение сотрудников.

Отдельного внимания заслуживает первый акцент: все файлы находятся в среде Teamly, они не передаются в третьи сервисы. Здесь же есть чат в рамках каждого отдельно взятого документа, а также редактор документов.

Таким образом, про использование электронной почты и Telegram можно забыть: Teamly полностью автоматизирует и упрощает работу компании, формирует базу знаний и позволяет выстраивать качественное обучение. Вариант подойдет для тех, кому важна систематизация базы и удобный доступ к файлам. К инструменту стоит присмотреться в случае переезда на отечественный софт с зарубежного программного обеспечения.

Тарифы

При использовании командой до семи человек, Teamly бесплатен. Если же участников больше, придется платить от 115 рублей в месяц за человека. 

Smartsheet

Этот продукт может использоваться в качестве альтернативы известного всем Excel: планирование задач осуществляется в табличной форме. Преимущества такого формата:

• Минимальное привыкание в процессе работы – Excel умеет пользоваться каждый, инструмент популярен во всем мире
• Быстрый импорт шаблонов и таблиц из Excel и Google
• Автоматизация ряда задач в режиме реального времени
• Удобно для работы малых и средних компаний
• При необходимости можно развернуть свой сервер

Недостатков тоже достаточно: неудобный фильтр, сложное форматирование таблиц (отличающееся от того же Excel), только одна вкладка, что затрудняет контроль выполнения. 

Тарифы

Есть пробный период, а за платную версию придется платить от $7 в месяц.

Basecamp

Система Basecamp – это один из самых универсальных инструментов для дизайнеров и креативных студий. Если требуется создать корпоративный портал или нарисовать макет, согласовав работу с заказчиком, данная система предложит удобный функционал.

В первую очередь, это личный планировщик, позволяющий специалистам решать задачи, которые поставил им руководитель.

Кроме того, Basecamp позволяет проводить согласование документов, строить графики, хранить документы и общаться с помощью такого инструмента, как встроенные чаты. Это, своего рода, совокупность пространств – с их помощью и происходит сортировка задач с последующим выполнением.

Перечень недостатков классический: отсутствие русского языка, долгое внедрение, нехватка интеграций. 

Тарифы

Стоимость: первые 30 дней бесплатно, далее – 15$ за человека в месяц.

GanttPRO

Как должно выглядеть идеальное пространство в виде диаграммы Ганта – на этот вопрос отвечает инструмент GanttPRO. Универсальная методика работы с проектами самого разнообразного профиля, а наличие библиотеки шаблонов значительно усиливают эффективность. Какие плюсы и минусы?

Преимущества GanttPRO:

• Простой интерфейс, приятный дизайн;
• Быстрое внедрение, оперативная адаптация;
• Разнообразные проекты и их реализация;
• Есть списки сервисов для интеграции;
• Удобная сортировка задач;

Ключевой недостаток заключается в сложной работе с повторяющимися задачами, поэтому GanttPRO неудобно использовать для выставления счетов, подготовки отчетов и прочих цикличных целей. 

Тарифы

Еще один минус – стоимость. Некоторые форматы работы предполагают оплату $19.99 в месяц за каждого пользователя. Но есть и тариф за $7.99  с ограниченным функционалом.

Битрикс24

Мощная система управления проектами и командами, которая дополнена многими другими сопутствующими инструментами, например, колл-центр, конструктор сайтов, облачное хранилище и т.д. Есть возможность гибкого внедрения в зависимости от целей и задач вашего бизнеса.

Преимущества Битрикс24:

• Удаленный офис в одном месте: универсальная платформа для отдела продаж, административного штата и управления;
• Есть шаблоны, а также возможность их индивидуального создания;
• Удобство приложения на iOS и Android;
• Привычная работа в знакомых форматах: Диаграмма Ганта, Scrum и Kanban;
• Синхронизация с CRM в режиме реального времени;
• Есть управление и поддержка на русском языке;
• Использование роботов для оптимизации портфеля проектов;

Среди минусов можно назвать не самый понятный интерфейс карточек задач, порой сложная логика работы и долгое обучение разных отделов.

Битрикс24 прежде всего подходит тем, кому необходима интеграция с CRM-системой: цели и задачи у этой методики совместной работы и управления значительно шире тех, что мы рассмотрели выше.

Тарифы

Версия без ограничений стоит от 1 990 руб. в мес. (платный тариф при платеже  за год), но есть и пробный ознакомительный формат. По числу пользователей ограничений нет.

Выводы

Как выбрать оптимальную систему управления проектами? Необходимо ответить на три ключевых вопроса:

1. Сколько человек будет пользоваться инструментом?
2. К какой сфере принадлежит ваш бизнес?
3. Какими функциями планируется пользоваться?

Все 15 инструментов, которые мы рассмотрели, были проанализированы в разрезе трех этих аспектов. Данные системы действительно работают: у каждой из них есть бесплатная версия и пробный период. Это поможет сделать грамотный выбор и добиться максимальной эффективности именно в рамках вашего бизнеса.