Система управления проектами: 15 сервисов

Системы управления проектами: список

Compass

Удобный корпоративный мессенджер, который подходит для задач управления и систематизации работы компании. Для каждой цели создается свой чат: в таком формате можно сопровождать конкретный проект, выставляя список приоритетов для задач. К любому сообщению можно оставлять комментарии – таким образом общий чат не переполняется, а обсуждение деталей происходит в наиболее подходящем для этого месте. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Групповые чаты – это привычный всем формат, который позволяет оперативно внедрить инструмент и сократить период адаптации.

Преимущества Compass:

• Система чатов для каждого процесса — это прозрачный контроль выполнения и четкая систематизация процессов
• Сфокусированность. Взаимодействие между отделами и внутри команд происходит в отдельном пространстве без информационного шума
• Настройка доступов для участников: запрет на скачивание, переписку, приглашение в пространство и т.д. 
• Полноценная мобильная версия для всех мобильных платформ
• Учет рабочего времени, что является основой для анализа статистики
• Удобная и безопасная работа с документами и надежное файловое хранилище. Кстати, документы и файлы можно хранить на ваших серверах
• База знаний с регламентами, стандартами и обучающими материалами – удобно создавать чаты для обучения

Для кого подойдет такая система управления проектами? Ограничений нет, Compass адаптируется под любые виды бизнеса, начиная от отдела маркетинга и заканчивая продажами товаров и услуг.

Тарифы

Сколько стоит эта система управления проектами и совместной работы? Команды до 10 человек могут использовать корпоративный мессенджер Compass бесплатно. Качественный project management более чем для 10 пользователей – от 199 рублей в месяц.

{{cta_banner}}

Asana

Оригинальная система управления проектами, рассчитанная, в основном, на креативные коллективы – студии дизайна, маркетинговые агентства, редакции и т.д. Проектный менеджмент силами Asana удобен при небольшом числе участников и проектов – в противном случае весь процесс становится сложно управляемым, и рабочее пространство превращается в хаос для всех членов команды.

Преимущества постановки задач:

• Этот инструмент приятен визуально и прост в освоении
• Можно вести удобную совместную работу по разным задачам
• Есть функция «Выполняется», что упрощает проектный менеджмент
• Есть интеграция с сторонними сервисами
• Диаграмма Ганта как базовый принцип временной шкалы

Главный недостаток уже был назван выше: управление командой ограниченного объема. Причин несколько – отсутствует иерархия сотрудников, упрощенные права доступа, сложно создавать задачи по приоритетам и добиваться их выполнения. Кроме того, в отсутствует русский язык, что таит определенные сложности для внедрения системы.

Тарифы

У Asana есть бесплатный пробный период. Далее можно сделать годовой платеж, и система управления задачами будет стоить от $10,99 за каждого пользователя.

Monday

Удобная система управления с несколькими десятками готовых шаблонов. Понятные интерфейсы – еще одно важное преимущество продукта, что сокращает время адаптации сотрудников. Просты для формирования и воронки продаж: поэтому Monday чаще всего выбирается маркетинговыми агентствами и sales-компаниями.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Обращает на себя внимание возможность детализации каждой отдельно взятой задачи: списки дел становятся более понятными и адаптивными.

Тем не менее, один из самых простых инструментов не лишен недостатков: такая система проектного управления неудобна для работы с уже завершенными задачами. Их тяжело искать, а повышение эффективности требует удаления неактуальных данных для простоты навигации. Малый бизнес менее требователен к этому, а вот отсутствие русского языка может стать проблемой. 

Тарифы

Есть пробная версия, действует всего 14 дней. За платный функционал при годовой оплате придется платить 8 Евро в месяц.

Jira

Популярная у разработчиков система совместной работы: здесь есть все необходимое для малых и больших команд. 

Преимущества Jira для работы над проектом:

• Готовые шаблоны на разные случаи
• Кастомизированная работа с задачами — достигайте ваши индивидуальные цели
• Поддержка API даже в бесплатном тарифе
• Визуализация процессов при помощи диаграммы Ганта
• удобные задачи и подзадачи, в том числе в формате спринтов (планирование, учет времени и эффективности)

Сервис для управления проектами в сфере разработки Jira не лишен недостатков: сложность в освоении, продолжительное внедрение, медленное программное обеспечение для пользователей с широким набором прав.

Тарифы

Данный инструмент для управления разработкой, в том числе формат баг-трекера, можно попробовать бесплатно, если число участников не превышает 10 человек. Можно настроить платный доступ: от $7.75. Ограничений по числу пользователей нет.

Trello

Удобное планирование проектов для решения простых линейных задач — именно так можно охарактеризовать Trello. Оптимальный вариант для небольших команд, есть готовые шаблоны, удобно пользоваться на iOS, Android и других платформах. Для кого система наиболее привлекательна? Можно работать в любых отраслях, однако больше всего Trello понравится тем, кто любит визуализацию данных. Это дизайнеры, журналисты и любые другие творческие коллективы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Тем не менее, если выполненных задач много, а участники команды активны, управлять проектами становится сложно. Лучше начать пользоваться другими сервисами в режиме реального времени. В остальном же доски задач от Trello для использования малыми группами просты, удобны и интуитивно понятны на каждом этапе.

Тарифы

Есть бесплатная версия с базовым функционалом — она безгранична по времени. За остальное придется платить от $5. Пользователей может быть любое количество.

YouGile

Эта система управления является одной из самых популярных: все проекты представлены в виде отдельных задач с чатами. Ею пользуются команды от 100 человек, а особую популярность YouGile получила среди строительных организаций, производственных форматов и креативных объединений, работающих в одной программе.

Преимущества YouGile для вашей компании:

• Интуитивно понятные интерфейсы, что позволяет провести быстрое внедрение и сократить период адаптации
• Можно создать взаимодействие как внутри отдела, так и между разными командами, объединяя, например, отдел продаж и производство, что важно в большинстве случаев
• Гибкая настройка прав для каждого участника — это удобно
• Наличие фирменных инструментов — «зеркальные столбики», «сводки» и т.д.
• Планировщик задач по методологии Agile

Среди недостатков можно назвать отсутствие навигации при помощи тегов, а также обмена проектами и задачами со сторонними сервисами.

Тарифы

Бесплатная версия применима для команд до 10 человек, оплата за каждого последующего пользователя в месяц.

Shtab

Более совершенной версией Trello, да еще и российского производства, является проект Shtab.  Разработчики взяли все преимущества западного продукта, устранили недостатки и подготовили инструмент с мощной визуализацией.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Shtab подходит для широкого круга пользователей: распределенных команд разработки, дизайнеров, маркетологов, инженеров, фрилансеров и т.д.

Проще говоря, всем тем, кто придерживается Agile и Scrum, а также ведет проектную работу.

Преимущества Shtab:

• Функциональный формат команд и комнат – можно управлять быстро и эффективно
• Источники и виды – внутренние принципы работы, привыкнуть к которым очень просто
• Статусы и стадии – наглядное движение по проекту в единой системе
• Отчеты и аналитика для тех, кто производит анализ затраченного времени в удобной временной шкале

Тарифы

Небольшие команды могут пользоваться Shtab абсолютно бесплатно. Если же число участников превышает 5 человек, а проектов стало более четырех, плата за сервис стартует с отметки 95 рублей в месяц за человека.  

Wrike

Сервис для управления проектами Wrike – это своего рода конструктор, который после успешной сборки станет отличным вариантом для любой веб-студии, архитектурного бюро или строительной компании. Но прежде всего вам придется адаптировать этот облачный сервис под себя, а затем обучить сотрудников, что будет просто далеко не всем участникам проекта. Если же это получится сделать, Wrike продемонстрирует все свои преимущества:

• Это один из наиболее гибких инструментов для управления проектами
• Возможность следить за прогрессом при помощи диаграммы Ганта
• Вы сможете расставлять приоритеты по задачам
• Гибкая настройка взаимодействия между отделами
• Мощный инструмент аналитики: нажимая кнопку, вы получаете подробные данные и богатые функциональные возможности – графики, диаграммы
• Полноценное мобильное приложение

Тарифы

Бесплатная версия без ограничений доступна для пяти человек. Для более крупных команд тарифные планы стартуют с отметки $9.8 за пользователя при годовой оплате.

Todoist

Современные to-do листы отличаются простотой и быстрой адаптацией к продукту: Todoist не является исключением. Здесь действительно все просто и понятно: программу можно использовать как личный способ отслеживать прогресс, повышая эффективность работы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Помимо простоты, остальные преимущества формата также важны:

• Множество шаблонов: с их помощью можно связать типовые задачи
• Система напоминаний, что упрощает планирование спринтов
• Простое и понятное отслеживание прогресса
• Настройка приоритетов каждому отдельному процессу

Но стоит понимать, что за простоту работы команды придется платить недостатками: медленный обмен файлами, не самый удобный календарь, слабая статистика, что усложняет процесс управления и планирования. 

Тарифы

Как понять, насколько Todoist оптимален для реализации проекта? Можно использовать бесплатный тариф: версия пробная и предполагает ограниченное рабочее пространство. Платный функционал доступен за $4 в месяц при годовом формате биллинга.

Notion

Инструмент является менее популярной альтернативой Trello, однако перечень возможностей выходит за рамки трекинга задач. Система является «конструктором», позволяющим решать самые разнообразные задачи, начиная с создания базы знаний для бизнеса и заканчивая работой с документами.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Преимущества Notion:

• Впечатляющий набор инструментов: канбан, скрам, документы, все курсы, заметки и таблицы. Инструмент способен заменить MS Project, Яндекс Трекер, Evernote, Google Docs, Google Sheets
• Гибкий редактор создания досок
• Быстрое внедрение
• Дружелюбный интерфейс

Недостатки также имеются: возможные трудности с оплатой (все же сервис зарубежный) и неудобная работа с цикличными задачами. В свою очередь, сложная навигация и богатый функционал могут потребовать обучения сотрудников, однако в конечном итоге при успешном внедрении Notion становится эффективным инструментом. 

Тарифы

Есть бесплатная версия. А за максимальный функционал придется платить от $8 до $15 в месяц за человека.

Teamly

Достойным аналогом Notion, но уже российского производства, можно считать продукт Teamly. Ключевых направлений функционирования три – это совместная работа с документами, база знаний и обучение сотрудников.

Отдельного внимания заслуживает первый акцент: все файлы находятся в среде Teamly, они не передаются в третьи сервисы. Здесь же есть чат в рамках каждого отдельно взятого документа, а также редактор документов.

Таким образом, про использование электронной почты и Telegram можно забыть: Teamly полностью автоматизирует и упрощает работу компании, формирует базу знаний и позволяет выстраивать качественное обучение. Вариант подойдет для тех, кому важна систематизация базы и удобный доступ к файлам. К инструменту стоит присмотреться в случае переезда на отечественный софт с зарубежного программного обеспечения.

Тарифы

При использовании командой до семи человек, Teamly бесплатен. Если же участников больше, придется платить от 115 рублей в месяц за человека. 

Smartsheet

Этот продукт может использоваться в качестве альтернативы известного всем Excel: планирование задач осуществляется в табличной форме. Преимущества такого формата:

• Минимальное привыкание в процессе работы – Excel умеет пользоваться каждый, инструмент популярен во всем мире
• Быстрый импорт шаблонов и таблиц из Excel и Google
• Автоматизация ряда задач в режиме реального времени
• Удобно для работы малых и средних компаний
• При необходимости можно развернуть свой сервер

Недостатков тоже достаточно: неудобный фильтр, сложное форматирование таблиц (отличающееся от того же Excel), только одна вкладка, что затрудняет контроль выполнения. 

Тарифы

Есть пробный период, а за платную версию придется платить от $7 в месяц.

Basecamp

Система Basecamp – это один из самых универсальных инструментов для дизайнеров и креативных студий. Если требуется создать корпоративный портал или нарисовать макет, согласовав работу с заказчиком, данная система предложит удобный функционал.

В первую очередь, это личный планировщик, позволяющий специалистам решать задачи, которые поставил им руководитель.

Кроме того, Basecamp позволяет проводить согласование документов, строить графики, хранить документы и общаться с помощью такого инструмента, как встроенные чаты. Это, своего рода, совокупность пространств – с их помощью и происходит сортировка задач с последующим выполнением.

Перечень недостатков классический: отсутствие русского языка, долгое внедрение, нехватка интеграций. 

Тарифы

Стоимость: первые 30 дней бесплатно, далее – 15$ за человека в месяц.

GanttPRO

Как должно выглядеть идеальное пространство в виде диаграммы Ганта – на этот вопрос отвечает инструмент GanttPRO. Универсальная методика работы с проектами самого разнообразного профиля, а наличие библиотеки шаблонов значительно усиливают эффективность. Какие плюсы и минусы?

Преимущества GanttPRO:

• Простой интерфейс, приятный дизайн;
• Быстрое внедрение, оперативная адаптация;
• Разнообразные проекты и их реализация;
• Есть списки сервисов для интеграции;
• Удобная сортировка задач;

Ключевой недостаток заключается в сложной работе с повторяющимися задачами, поэтому GanttPRO неудобно использовать для выставления счетов, подготовки отчетов и прочих цикличных целей. 

Тарифы

Еще один минус – стоимость. Некоторые форматы работы предполагают оплату $19.99 в месяц за каждого пользователя. Но есть и тариф за $7.99  с ограниченным функционалом.

Битрикс24

Мощная система управления проектами и командами, которая дополнена многими другими сопутствующими инструментами, например, колл-центр, конструктор сайтов, облачное хранилище и т.д. Есть возможность гибкого внедрения в зависимости от целей и задач вашего бизнеса.

Преимущества Битрикс24:

• Удаленный офис в одном месте: универсальная платформа для отдела продаж, административного штата и управления;
• Есть шаблоны, а также возможность их индивидуального создания;
• Удобство приложения на iOS и Android;
• Привычная работа в знакомых форматах: Диаграмма Ганта, Scrum и Kanban;
• Синхронизация с CRM в режиме реального времени;
• Есть управление и поддержка на русском языке;
• Использование роботов для оптимизации портфеля проектов;

Среди минусов можно назвать не самый понятный интерфейс карточек задач, порой сложная логика работы и долгое обучение разных отделов.

Битрикс24 прежде всего подходит тем, кому необходима интеграция с CRM-системой: цели и задачи у этой методики совместной работы и управления значительно шире тех, что мы рассмотрели выше.

Тарифы

Версия без ограничений стоит от 1 990 руб. в мес. (платный тариф при платеже  за год), но есть и пробный ознакомительный формат. По числу пользователей ограничений нет.

Выводы

Как выбрать оптимальную систему управления проектами? Необходимо ответить на три ключевых вопроса:

1. Сколько человек будет пользоваться инструментом?
2. К какой сфере принадлежит ваш бизнес?
3. Какими функциями планируется пользоваться?

Все 15 инструментов, которые мы рассмотрели, были проанализированы в разрезе трех этих аспектов. Данные системы действительно работают: у каждой из них есть бесплатная версия и пробный период. Это поможет сделать грамотный выбор и добиться максимальной эффективности именно в рамках вашего бизнеса.