Работа под контролем: как настроить процессы в компании?

Виды контроля персонала

Контролировать работу своих подчиненных можно по-разному: проверять результат работы сотрудников каждый день, на определенном этапе или с нужной периодичностью. Рассказываем про самые популярные виды контроля и то, как контролировать подчиненных руководителю, не тратя на это все свое время.

Проверка результата

Этот способ контроля персонала подходит, если в организации ответственные сотрудники: 

• сами могут проводить распределение рабочего времени и укладываться в сроки, могут решить сложный вопрос; 
• если не понимают, что предпринять, спрашивают как надо, начальник им помогает;
• если видят, что не успевают к сроку — предупреждают, что нужно больше времени или нужна дополнительная информация;
• ищут варианты решения проблем, возможность избежать ошибок.

Проверка результата будет работать, когда руководитель знает, что спокойно может поставить новую задачу и дедлайн подчиненному, а после проверить его результат. Тогда он занимается своей работой, а от подчиненных ждет отчет по результатам, бизнес при этом не пострадает.

Если же сотрудники срывают сроки, а просроченный даже на один день дедлайн грозит убытками предприятию, такого контроля персонала недостаточно. Для управления персоналом нужна система контроля: контроль учета рабочего времени, ежедневных планов и отчетов.

Предварительный контроль результатов

Этот способ позволяет разделить задачу на несколько этапов и контролировать процесс работы сотрудников компании на каждом этапе. В этом случае руководителю придется стать частью коллектива и тратить больше времени на контроль своих подчиненных. Зато они точно сделают задачи как надо и вовремя.

Например, чтобы контролировать сотрудников в отделе продаж, работу с клиентами можно разбить на такие этапы:

1. Отправлено коммерческое предложение и получен ответ.
2. Отправлен договор.
3. Получена оплата и подписан договор.

На каждом этапе руководитель получает от своих подчиненных отчет по работе с клиентом. Это информация, благодаря которой он понимает: почему заключение договора затягивается, какие требования есть у клиентов, сколько времени сотрудник тратит на переговоры, какое количество сил расходует на рабочий процесс. 

Еще так легко отследить, как работает подчиненный: умеет ли вести переговоры, насколько быстро отвечает клиентам, знает ли, с чего начать диалог. Эта информация нужна, чтобы проанализировать работу коллектива, исправить ошибки и достичь лучших результатов.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Контроль по срокам

Можно разбить задачу на подзадачи и расписать график работ. Этот вид контроля персонала подходит для больших проектов, в которых в первую очередь важно не сорвать дедлайны, но не подходит для творческих задач. 

Допустим, вы должны запустить новую рекламную кампанию. В этом случае сам бизнес-процесс мы разбиваем на этапы, график работ по ним будет выглядеть так:

1. Проведено исследование ЦА — 12.05–12.06.
2. Продумана стратегия — 10.06–19.06.
3. Подготовлены 5 вариантов текста — 20.06–30.06.
4. Подготовлены 10 макетов — 20.06–30.06.
5. Согласованы и утверждены макеты — 1.07–5.07.
6. Настроена и запущена реклама — 6.07–8.07.

Каждую из больших задач вы должны разбить на маленькие подзадачи и тоже прописать график по времени, познакомить с ним сотрудников. Дальше руководитель контролирует подчиненного: смотрит, как человек укладывается в тайминг и оценивает качество его работы. 

Иногда происходят какие-то накладки по разным причинам. Например, ситуация, когда кто-то заболел, либо просто не успевает сделать задачу. Руководитель быстро решает вопрос: находит замену — кому из своих подчиненных можно перепоручить задачи или как распределить задания между работниками. Так выстраивается система управленческого контроля.

Контроль по произвольно выбранным точкам

Руководитель сам решает, как контролировать своих подчиненных: когда проверить на каком этапе работы сотрудник, успевает ли он к дедлайну, как выполняет новую для себя задачу. Можно назначить контрольные точки. Контрольная точка — определенная дата, в которую человек должен представить конкретный результат.

На самом деле этот вид контроля персонала может оказаться стрессовым для коллектива, но он помогает держать все под контролем. Поэтому так контролировать работу лучше только тогда, когда ситуация крайне важная: нужно оценить соблюдение стандартов, нормативов, например, на производстве, на большом предприятии. 

В этом случае внезапное внимание начальства для управления персоналом важно, чтобы проверять соблюдение нормативов и избежать рисков по причинам, связанным с некачественной работой персонала, например, браком продукции. В остальных случаях лучше выбрать другой вид контроля персонала. 

Методы контроля персонала

Методы контроля нужно выбирать исходя из особенностей своих подчиненных и компании. Одним организациям нужно в первую очередь проводить планерки, другим — работать по KPI, третьим в процессе контроля деятельности нужно использовать и то, и то.

Проведение планерок и собраний

Собрания помогают контролировать процесс работы сотрудников. Для этого необходимо проводить их утром в понедельник, чтобы обсудить предстоящие задачи и согласовать сроки. В пятницу вечером тоже проводят собрания, что руководитель может использовать, чтобы проверять график выполнения задач, провести работу над ошибками, похвалить лучших сотрудников. Важна здесь и обратная связь от коллектива по работе организации.

В этом случае необходимо, чтобы планерки не превращались в простые созвоны для разговоров между работниками и не съедали большую часть рабочего времени. Это зависит от того, как вести планерки: как долго и как часто.

Сервис Otter.ai провел исследование «Треть совещаний являются ненужными, что обходится компаниям в миллионы». Исследователи выяснили: 31% собраний бесполезны, на них бизнес тратит около 25 000 $. 

Для предотвращения этого необходимо выработать структуру собраний, выстроить тайминг и не отклоняться от выбранного времени планерок. Также нужно разработать график совещаний. Основные моменты лучше обсуждать в переписке в корпоративном мессенджере, планерки оставлять для стратегических задач.

Использование тайного покупателя

Этот способ контроля персонала помогает оценить качество работы своих подчиненных, он дает возможность вам отслеживать эффективность работы в сфере обслуживания и торговли. Тайные покупатели помогут контролировать работу сотрудников: оценить насколько они вежливы, выполняют ли регламенты, как правильно действуют и как быстро работают. Нестандартная ситуация: они могут указать на лучших сотрудников в компании.

Использование KPI

KPI — это ключевые показатели эффективности, метрики, которые устанавливают для оценки работы сотрудников. Допустим, менеджеру нужно сделать продаж на 500 000 ₽ в месяц. Справился — получает хорошую премию, нет — только небольшой оклад. 

Так руководителю не приходится дополнительно контролировать работу сотрудников, ведь они мотивированы выполнить KPI. Еще такой метод добавляет элемент соревнования между работниками: каждому хочется обогнать коллег. Здесь есть сложности: нужно найти баланс, чтобы выстроить партнерские отношения в коллективе и здоровую конкуренцию.

Такие методы контроля нужно вводить аккуратно, ведь есть одно правило: нужно ставить достижимые KPI. Нельзя сказать, что они плохие, наоборот, эти методы эффективные, но для управления персоналом KPI нельзя вводить наобум, без расчетов.

Если в среднем один менеджер делает продажи на 100 000 ₽ в месяц, поставить KPI в 5 раз больше плохая идея: сотрудники не справятся. Нужно поставить такую цель, которую подчиненные смогут выполнить и при этом будут мотивированы работать. Например, сначала 120 000 ₽ в месяц, с течением времени ставить новую планку — 150 000 ₽ в месяц и т д.

Использование доски мотивации

Можно создать виртуальную доску успехов, куда сотрудники в конце дня будут заносить достижения, например, выполненные KPI, сделанные задачи. Это очень эффективный метод контроля сотрудников, а еще он помогает для мотивации работы персонала. Когда человек отслеживает свои результаты, в той или иной степени это мотивирует его работать еще эффективнее. 

Еще это поможет руководителю узнать сильные и слабые стороны подчиненных. Допустим, с помощью доски начальник все понял про команду: что доверять одни задачи нужно Иванову и Петрову, а другие — Федорову и Смирнову. Поэтому так удается эффективнее распределять задачи между работниками.

Использование средств отслеживания активности

Сейчас многие компании задумываются над тем, как контролировать своих подчиненных с помощью программ для отслеживания работы сотрудников, но у такого метода есть несколько недостатков:

• тайная слежка незаконна, сотрудников нужно контролировать, предупреждая об этом и получив их согласие, иначе организация нарушает право на неприкосновенность частной жизни и тайну переписки (ст. 137 и 138 УК РФ);
• с другой стороны слежка за подчиненными может снизить их мотивацию;
• такие программы нужно устанавливать только на рабочий компьютер, а не на личный — для сотрудников вне офисов такой вариант не подходит.

Программа контроля персонала помогает вести видеонаблюдение за сотрудниками, осуществляет контроль учета рабочего графика, отслеживает каждый шаг: в каких программах сидят сотрудники и заходят ли в соцсети. 

При этом программа для слежки не учитывает часть работы сотрудников: когда человек что-то записывает в блокнот либо думает над решением задачи. Поэтому на самом деле такие методы контроля не на 100% эффективны.

В Kickidler провели эксперимент «Мониторинг компьютера глазами сотрудника на удаленке»: подчиненному установили программу для отслеживания активности и попросили описать свои ощущения в течение рабочей недели. 

Вот впечатления сотрудника от контроля работы:

1. Работа, которой он занимался вне компьютера начала вызывать раздражение, ведь программа засчитывает ее как бездействие.
2. Хочется увеличить показатель продуктивности, как в азартной игре.
3. Последний день оказался самым сложным. Как только начальник видел в программе, что сотрудник отвлекается и что процесс работы приостанавливается, он решил звонить или писать подчиненному. Это очень сильно мешало работать.

Руководитель в последний день вел себя максимально авторитарно, чтобы оценить реакцию сотрудника на свои действия. Подчиненный чувствовал себя измотанным из-за настойчивого контроля работы. Это яркий пример того, как управлять командой не стоит: коллектив может стать раздраженным и нервным из-за постоянного контроля и отсутствия чувства безопасности.

Для контроля персонала можно действовать проще и без слежки, если выстроить эффективную систему контроля в корпоративном мессенджере Compass: здесь сотрудники могут отчитываться о начале рабочего дня и выполнении задач.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Рекомендации: как организовать контроль персонала

Главный совет для управления персоналом — не использовать тотальный контроль. Если контролировать каждый шаг сотрудников, это давит и отвлекает, подчиненные постоянно думают о контроле, а не о рабочих задачах. 

Самый эффективный вариант, как правильно выработать систему контроля работы: оценивать сотрудников по результатам, ведь главное, чтобы весь персонал достигал поставленных целей.

Распределить роли и зоны ответственности

Чтобы каждый человек в команде выполнял поставленные цели, нужно контролировать кто за что отвечает в компании. Иначе получится, например, что руководитель отдела продаж не справляется с задачами, потому что занят отчетами — выполняет еще и функцию, которую должен делать отдел аналитики. Распределить роли и зоны ответственности работы персонала можно с помощью интеллектуальных карт, например, нарисовать схему в Miro.

Разработать систему отчетности

Чтобы контролировать сотрудников нужно для каждой команды продумать и написать систему отчетности, познакомить с ней сотрудников, назначить ответственных. Ее следует использовать, чтобы навести порядок в хаосе рабочих процессов.

Каждый день в конце рабочего дня сотрудники будут присылать отчеты о выполненных задачах, а ответственные — передавать данные вышестоящему руководству для контроля работы.

Например, в корпоративном мессенджере для управления персоналом можно создать чаты отделов и писать в них отчеты. Можно создавать чаты и для крупных проектов, чтобы внутри чата сотрудники отчитывались о проделанной работе. 

{{pc}}

{{Перейти на сайт}}

{{/pc}}

{{mobile}}

‍{{Перейти на сайт}}

{{/mobile}}

Так персонал не будет чувствовать давление, как если бы за ним следила программа отслеживания активности и контроля сотрудников. При этом работа будет сделана вовремя, так как руководители контролируют подчиненных.

Важно. Научите подчиненных писать отчеты в формате «сделано», чтобы в отчете действие было совершено.

✔️ Написан отчет для бухгалтера с РОПом.

✔️ Сделаны звонки 5 клиентам.

✔️ Отправлено 5 КП партнерам.

Научить сотрудников предлагать решения

Стоит приучить сотрудников к самостоятельности и ответственности, чтобы упростить работу руководителей. Например, подчиненные должны предупреждать о проблемах, ошибках, накладках: 

• писать, если затягиваются сроки и по каким причинам, сколько времени еще нужно, чтобы сделать задачу;
• замечать, что есть риски и предупреждать их — если поставщик срывает поставку, должны быть налажены связи с другими партнерами;
• оптимизировать расходы там, где это возможно;
• искать возможность, любые инструменты или обучения, чтобы усовершенствовать качество своей работы.

Если такими навыками сотрудники не обладают, они могут стать более самостоятельными в коллективе. Для этого руководители должны понемногу передавать им ответственность и работать с ними над ошибками.

Еще выработайте у команды такую привычку: если задают вопрос, пусть предлагают варианты решений. Так руководитель потратит меньше времени, чтобы решить вопрос. Допустим, маркетолог пишет руководителю↓ 

«У нас заложен бюджет на месяц — 200 000, но мы уже из него выбиваемся, что делать? 

1. Как только закончатся деньги, прекращаем рекламу. 
2. Можем увеличить бюджет на 50 000.
3. Можем увеличить бюджет на 100 000» 

Приучить сотрудников к ежедневному планированию

Для контроля сотрудников удобно, когда они пишут планы на день. Тогда руководители команд знают, чем заняты подчиненные в течение дня, могут оценить их продуктивность и понять, сколько времени те тратят на задачи. 

В корпоративном мессенджере в чатах команд можно совместить планирование и отчетность. Тогда каждое утро сотрудники будут писать список задач на день, а каждый вечер — что из запланированных задач успели сделать. Такая система контроля поможет легко отслеживать эффективность подчиненных руководителю.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Кроме того, нужно воспитать у подчиненных привычку все анализировать. Почему не получилось выполнить все действия — слишком много запланировано и не хватило времени либо были отвлекающие факторы? Как это исправить и что можно улучшить? Как стать более эффективным? Это поможет выработать у специалистов умение искать варианты решения проблем и достигать лучших результатов.

Итоги

Применение хотя бы одного метода или совета из этой статьи улучшит процессы в команде. Планирование, отчетность, введение четких критериев оценки результата, определение точных зон ответственности — все это делает коммуникацию в команде прозрачной. Когда система настроена грамотно, сам рабочий процесс становится комфортным и эффективным.