Коммуникация в коллективе и 10 способов ее улучшить

10 способов улучшить коммуникацию в команде

Чтобы команда работала эффективно, нужно воздействовать на все факторы, которые выделили аналитики Google. Существует 10 универсальных способов, чтобы улучшить коммуникацию и продуктивность команды.

1. Сделайте общение регулярным

При постоянном взаимодействии сотрудники больше узнают друг друга, выстраивают доверительные отношения. Для этого ежедневно или несколько раз в неделю каждый отдел проводит дейли. Это утреннее собрание команды длительностью 15–20 минут. 

Коллеги рассказывают о своих планах, руководитель ставит задачи, делится ближайшими целями. Такие мероприятия помогают команде быть в курсе того, что происходит в компании. Сотрудникам проще понять, за что они отвечают и для чего выполняют свои задачи.

Кроме ежедневных встреч в отделах проводят созвоны по необходимости. Например, когда нужно обсудить план на следующий месяц или руководитель должен рассказать про организационные изменения.

2. Объедините задачи сотрудников с целями компании

Сотрудникам важно понимать свою роль в компании и то, как они влияют на результат. Допустим, специалистам техподдержки ставят новую задачу опрашивать клиентов по составленному ТЗ. Новая обязанность им совсем не нравится. Сотрудники находят отговорки, чтобы не проводить опрос. Продуктивность команды ухудшается. 

В такой ситуации сотрудники не понимают важность задачи, не знают, на что она влияет. Это легко исправить. Для этого руководителю нужно объяснить, как результат работы команды влияет на цели компании. 

В нашем примере он рассказывает коллективу, что опрос важен для:

• проведения маркетингового исследования;
• увеличения продаж;
• успеха компании и роста зарплат сотрудников.

Теперь специалисты техподдержки понимают: есть причины, чтобы выполнить эти задачи. Они чувствуют свою причастность к общему делу, мотивация и продуктивность повышаются. 

3. Установите границы

Чтобы сотрудники не чувствовали себя уставшими после общения с коллегами, установите условия совместной работы. Вот несколько корпоративных правил, которые помогут сделать общение на рабочем месте безопасным для всех участников: 

1. Строим работу на поддержке и доверии. Используем уважительный стиль общения.
2. В групповых чатах общаемся только по работе, не присылаем праздничные картинки, мемы и новости.
3. Общаемся без флуда. Обсуждаем тему в комментариях к сообщениям, чтобы не засорять общий чат.
4. Не оставляем сотрудников без ответа. Если нужно время, чтобы подумать, говорим или пишем об этом.
5. Общаемся с 09:00 до 19:00 по МСК. Если есть срочный вопрос, его можно написать и позже, но не стоит требовать ответ немедленно.

4. Используйте один канал коммуникации

Бывает так: несколько человек из команды зарегистрированы в Telegram, еще несколько — в WhatsApp. Сотрудники и руководитель переключаются между мессенджерами, чтобы обмениваться информацией. Документы и информация дробятся, их нужно искать сразу в нескольких сервисах. Это неудобно. 

Решение проблемы: для делового общения использовать корпоративный мессенджер. Так сотрудникам не придется переходить из одного приложения в другое. Данные и документы хранятся в одном мессенджере, так их легче найти. 

В корпоративном мессенджере Compass выстраивать коммуникации внутри коллектива удобно по нескольким причинам:

• все рабочие чаты в одном приложении, которое можно установить на компьютер или смартфон;
• искать информацию будет легче → есть глобальный поиск по всем чатам, нет лишних чатов, не связанных с работой;
• нет флуда → сообщения по одной теме спрятаны в комментариях, не засоряют чат.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

5. Продумайте онбординг для новичков

Аналитики из TalentTech, Нетологии и FL.ru в исследовании «28% россиян увольняются на испытательном сроке. Почему они могут сбежать и из вашей компании» поделились такими цифрами:

• 19% опрошенных сотрудников в начале работы не понимали, кому они подчиняются;
• 20% рассказали, что у руководителя не было времени, чтобы обсудить с новичками рабочий процесс;
• 22% сотрудников не понимали, зачем их наняли на работу, не знали о своих задачах и целях работы.

Новым сотрудникам сложно вливаться в рабочий процесс. Если им никто не помогает, это может привести к текучке кадров. У руководителей не всегда есть время, чтобы обучать новичков. Они могут не участвовать в этом лично, если продумать систему онбординга.

Создайте инструкции, запишите видеоролики, чтобы рассказать о правилах общения в команде. Познакомьте новичков с коллективом и рабочими задачами с помощью гайдов и чек-листов. Сделайте инструкцию по чатам, к кому обращаться по разным вопросам, как правильно пользоваться приложениями.

С другой стороны, можно проводить обучение с помощью наставников, бадди. Это сотрудники, которые помогают новым сотрудникам. Бадди нужны, чтобы новички:

• быстрее научились справляться с обязанностями;
• разобрались в структуре компании;
• узнали об особенностях коммуникации в коллективе;
• узнали о традициях в компании.

С наставником новые сотрудники будут чувствовать себя комфортно и безопасно даже в первые недели работы в команде.

6. Четко определяйте периметры ответственности

Каждый сотрудник должен понимать, за какие задачи он несет ответственность, какую роль выполняет. Иногда на этой почве возникает конфликт: сотрудники пытаются перекладывать свои обязанности друг на друга. 

Такие проблемы можно решить с помощью матрицы RACI. Это способ визуализировать работу сотрудников и распределить их обязанности. Когда обязанности четко обозначены, перекладывать задачи на коллег не получится. 

Матрица — это таблица. В ней указывают все этапы работ по проекту, записывают сотрудников, которые будут над ним работать. Напротив каждого сотрудника проставляют одну из ролей на проекте:

• R — исполнитель, их может быть несколько.
• A — управляет проектом.
• C — эксперт, консультирует исполнителя.
• I — человек, которого нужно информировать о результатах, часто это исполнитель на следующем этапе работы.

Например, вот так с помощью матрицы можно распределить роли сотрудников в процессе создания статьи. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

7. Создайте удобную систему чатов

В мессенджерах бывает сложно найти информацию. Рабочие чаты перемешаны с пабликами, новостными каналами, переписками с друзьями. Искать нужную информацию или документы приходится долго. Из-за этого могут возникнуть сложности: сотрудники теряют время на скроллинг чатов, процессы встают, продуктивность команды снижается. 

Залог эффективного общения — удобная система чатов, в которых легко искать нужную информацию. На самом деле, чем проще структура чатов, тем лучше. Создайте чаты для каждого проекта и организационного действия. Например, для команды PR система может выглядеть так:

• Главный чат — организационные вопросы.
• Авторы — чат для команды копирайтеров.
• Маркетологи — чат для команды маркетологов.
• Отчеты — маркетинговые исследования и отчеты.
• Рекламный бюджет — фиксируем расходы на рекламу.
• Аналитика — цифры из CRM-систем, Яндекс Метрики, Google Аналитики.
• Онбординг — инструкции, чек-листы.
• Зарплата — расчет зарплат, выплаты. 

В мессенджере Compass удобно разграничить пространства для отдельных команд, и уже внутри них создать систему чатов. Так сотрудникам будет легче искать нужные документы, ссылки и информацию.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

8. Используйте подходящий формат общения

Формат взаимодействия зависит от цели: какой результат хотите получить. 

• Если нужно собрать идеи и придумать несколько новых гипотез по улучшению воронки продаж, подходит брейншторм. Устройте совещание, запишите все идеи команды. 
• Если хотите показать, как пользоваться CRM-системой, запишите видеоинструкцию или устройте сессию в Zoom.
• Для корпоративных развлечений используйте треды. Сотрудники смогут участвовать в играх, не засоряя рабочий чат.
• Чтобы поставить задачу, составьте техническое задание в Google Docs. Отправьте документ в личный или групповой чат.

9. Введите правило сбора обратной связи

Приучите сотрудников оставлять фидбек после встречи или созвона. Создайте отдельный чат, в котором команда будет обсуждать каждое собрание. Введите правило фиксировать 3 важных момента:

• что полезного узнал сотрудник;
• какие дальнейшие планы по проекту у команды;
• какие у сотрудника первоочередные задачи на проекте.

Так команда лучше запомнит информацию и будет понимать, какие дополнительные задания появляются. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

10. Используйте корпоративный мессенджер

Чтобы достичь эффективности в работе внутри команды, нужно сделать ее взаимодействие прозрачным. Используйте корпоративный мессенджер, чтобы:

1. Планировать работу. В чатах команд удобно вести планы на день. Каждый член команды пишет свои планы. Сотрудники видят, когда коллегу лучше не беспокоить. Например, с 10:00 до 11:00 он на созвоне. 
2. Сделать информацию доступной. В корпоративном мессенджере можно создать базу знаний, сделать отдельный чат с документами и шаблонами. Так вся информация будет в свободном доступе. 
3. Обозначить структуру компании. В Compass есть карточки сотрудников, где указана должность каждого пользователя. Это помогает лучше ориентироваться в оргструктуре компании.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Итог: как улучшить коммуникацию в коллективе

Чтобы команда работала эффективно, сотрудникам было комфортно друг с другом, нужно придерживаться простых правил:

• В первую очередь регулярно общаться, устраивать ежедневные собрания.
• Объяснять сотрудникам, почему их задачи важны для целей компании.
• Установить правила для коммуникации в команде, это поможет избежать конфликтной ситуации на рабочем месте.
• Использовать для взаимодействия один мессенджер, чтобы упростить обмен информацией.
• Проводить онбординг для новичков, использовать бадди для их адаптации.
• Разграничить зоны ответственности сотрудников с помощью матрицы RACI.
• Создать удобную систему чатов для команд и проектов.
• Использовать разные форматы общения в зависимости от целей.
• Собирать фидбек после совещаний. Составить правила для сотрудников, как давать обратную связь.
• Использовать корпоративный мессенджер, чтобы выстроить прозрачную коммуникацию.