Как выстроить коммуникацию в мессенджере, чтобы общение было удобным

Время прочтения: мин.

Рабочие процессы любой компании строятся на взаимодействии сотрудников. От коммуникации зависит скорость работы, атмосфера в команде и ее продуктивность.

В статье расскажем, как организовать общение команды в мессенджере так, чтобы сотрудникам было комфортно общаться друг с другом, а процессы были более прозрачными.

Что в мессенджерах может пойти не так

Непродуманная организация

Можно создать несколько чатов в мессенджере, добавить сотрудников и решить, что общаться уже удобно. На практике это не совсем так. Особенно это касается множества созданных чатов, где сотрудники путаются: непонятно, куда идти за решением определенного вопроса.

Пример: для решения вопросов в digital-агентстве создали чаты по проектам. А еще дополнительно создали несколько чатов для дизайнеров, копирайтеров и трафик-менеджеров. В результате маркетологу не совсем понятно, где решать вопросы с копирайтером по поводу текстов. Один решили в чате копирайтеров, другой — в чате по проекту. В конце концов никто не помнит, в каком чате лежит тот или иной текст.

Отсутствие порядка

Если в компании более десяти сотрудников, и все решается в общем чате, есть риск навести беспорядок в этом чате. Сотрудникам придется искать необходимую информацию в полотне сообщений. Это расходует время, которое можно потратить на реальные рабочие задачи.

Пример: в общем чате решаются одновременно все бухгалтерские вопросы компании. Счета по бухгалтерии теряются в общем списке сообщений и бухгалтер просто не видит некоторые из них. Отдел логистики раздражается, потому что счет все еще не оплачен. А бухгалтер злится, потому что не может найти этот самый счет.

Недостаток прозрачности

В дистанционном режиме руководителю не всегда понятно, чем занят сотрудник и с какой скоростью он выполняет работу. А сотрудник может не всегда понимать, где и у кого просить обратную связь. В результате рабочие процессы не регламентированы, что усиливает хаос и снижает эффективность команды.

Какие правила помогут постигнуть дзен

Рассказываем, какие правила мы используем сами, чтобы сделать коммуникацию в корпоративном мессенджере прозрачной и понятной.

‍{{Перейти на сайт}}

Четкая организация рабочих процессов

Разделение только по чатам не поможет, если сотруднику надо быть сразу в нескольких из них. Потому что у этого сотрудника таких чатов могут быть десятки. Запутаться в них довольно легко.

Мы в Compass создаем разделение по пространствам. Оно происходит по принципу «один отдел или один проект – одно пространство». А тот, кто выполняет задачи в двух отделах сразу – быстро переключается между пространствами.

В каждом пространстве своя система чатов. Их можно разделить по рабочим процессам. Например, у отдела продаж может быть такая система:

Объявления и вопросы
Текущие клиенты
Теплые заявки
Работа с холодной базой

У отдела бухгалтерии могут быть такие чаты:

Зарплата и расчеты
Клиентские счета
Расходы на маркетинг
Отчетность

Сотрудник понимает, в какой чат ему идти с возникшим вопросом, исходя из названия. Это помогает избежать хаоса в одном общем чате и сделать информацию более структурированной и компактной.

Помимо рабочих чатов, можно создать чат для неформального общения, где сотрудники смогут отправлять друг другу мемы и обсуждать свои интересы и увлечения. Это сблизит команду и поможет наладить взаимодействие.

Настройка прозрачной коммуникации

Определите периметры ответственности

Чтобы сделать процессы прозрачными, сначала нужно понять, кто за что отвечает. Разграничить ответственность можно разными способами. Например, создать карту в Miro, где будут прописаны задачи и роли для каждого сотрудника. Или прописать регламент действий в Google-документе с необходимыми ссылками и последовательностью действий.

Используйте карточки сотрудников

В корпоративном мессенджере Compass можно выбрать должность для сотрудника, которая будет отображаться в его профиле и в чате с ним. Это помогает быстрее запомнить организационную структуру компании и легче найти того, кто поможет в решении задачи.

Введите практику планирования

Любые задачи должны быть зафиксированы и запланированы. Это можно сделать в таск-менеджере или CRM-системе. Привычка планировать задачи убережет от хаоса. Особенно в период, когда навалилось много задач и сложно расставить приоритетность.

Одна задача — одно сообщение

Структурность в рабочих процессах — фундамент достижения командных целей. Порядка можно достичь не только за счет пространств и чатов, ведь еще остается вопрос непосредственного общения внутри чата.

Чтобы избежать хаоса из множества тем в одном чате, можно использовать функцию комментариев, иначе говоря — тредов. Допустим, вы пишите сообщение с задачей. В комментариях к сообщению можно обсудить все детали этой задачи и даже добавить ветку комментариев в избранное. Это позволяет структурировать сообщение, улучшает фокус на задачах и позволяет быстрее находить нужную информацию.

Пример: раньше отчет по маркетингу все обсуждали в чате сообщениями подряд. Обсуждение смешивалось с другими рабочими задачами, что путало сотрудников. Теперь отчет можно обсудить в комментариях, и все его результаты будут собраны в одном месте. Информацию легко найти, а общий чат остается в порядке.

Кроме того, это позволяет легко отслеживать историю изменений и принятых решений по проекту. Не нужно будет долго листать чат, чтобы понять, с чего все начиналось.

В дополнение к этому, в мессенджере Compass есть глобальный поиск. Достаточно написать в строке ключевое слово, и вы быстро найдете нужное сообщение.

Реакции на сообщения

Когда руководитель поставил задачу или оповестил о встрече, сотрудникам требуется подтвердить свое согласие. Обычно в чате пишут сообщения вроде «понял», «окей», «буду». Это нагружает чат множеством лишних сообщений.

В Compass проблема решается удобными реакциями на сообщения. Можно поставить «+», выразить одобрение или несогласие, а также провести голосование. Чтобы увидеть, кто поставил реакцию, достаточно просто навести мышкой на значок реакции — появится весь список проголосовавших.

Другой пример — когда нужно отобразить прогресс того или иного запроса в чате. Выполненную работу можно отметить смайликом в виде галочки. Так общение в чате становится еще компактнее.

Наконец, третий и очень важный пример относится к руководителю.

Коллеги, подготовили контент для сайта. Есть идея заменить визуал на страницах услуг. Что думаете?

👍 – да, давай
🖖 – нет, мне этот нравится
👀 – подумаю, сложно сказать

Поставить реакцию гораздо быстрее, чем написать сообщение.

Правильно озаглавить файлы

Если ваш файл называется «28300024.docx», найти его в чате по поиску и понять, что это за документ, будет сложно. Для порядка в переписке рекомендуем внедрять правильные названия файлов. Например, «Счет для бухгалтерии по HR-расходам июнь». Так найти нужный документ с помощью поиска по ключевому слову будет гораздо проще.

Как работать в Compass руководителю

Утром руководитель пробегается глазами по чатам и тредам. Вся информация изложена компактно и войти в курс дела можно за несколько минут. Дополнительно сотрудники могут писать в чаты свои планы на день в формате to-do list.

Днем руководитель просматривает чаты в режиме наблюдателя. Если нужно принять важное решение, он подключается к обсуждению. Если есть срочная задача, сотрудники могут тегнуть руководителя в чате и призвать его на помощь.

Если нужно созвониться с кем-то из сотрудников, можно набрать по видеозвонку буквально в пару кликов и решить вопрос голосом, не покидая приложение.

Вечером руководитель просматривает отчеты за день и дает обратную связь подчиненным. В зависимости от задач сотрудников можно написать комментарий в треде или просто поставить реакцию.

Заключение

Чтобы коммуникация сотрудников была эффективной, этот процесс нужно настраивать и контролировать. Оптимально использовать для этого корпоративный мессенджер.
Compass — возможность сделать коммуникацию компактной, удобной и минималистичной. Для этого можно создать отдельное рабочее пространство, сделать систему чатов, решать одну задачу под одним сообщением с помощью комментариев и ставить реакции.
В планировании и организации коммуникации важно соблюсти баланс между эффективностью решения рабочих задач и порядком в чатах.