Как сделать работу в корпоративном мессенджере более комфортной и экологичной

Время прочтения: мин.

Когда про экологичность общения говорят психологи, речь идет о правилах хорошего тона. Например, о том, что собеседники не должны перебивать друг друга или выражать неуместные эмоции.

В деловой среде экологичность и комфорт коммуникации зависят не только от ее участников, но и от формы подачи. Рассылки, которые приходят ночью, или общие чаты с сообщениями на личные темы, могут доставлять неудобства и мешать продуктивной работе. Рассказываем, почему общение сотрудников должно быть экологичным и какие функции корпоративного мессенджера влияют на результативность работы команды.

Аналитики из Gartner исследовали перегрузку "белых воротничков" и для этого в 2023 году опросили сотрудников и менеджеров компаний. О «чрезмерном» объеме рабочих сообщений рассказали 38% опрошенных. При этом 27% отметили, что чувствуют себя перегруженными.

Авторы исследования подчеркивают, что лавина входящих сообщений ведет к снижению продуктивности и, как следствие, к выгоранию. Более того, большое количество постоянно поступающей информации может сказываться на принятии решений. Так, менеджеры, страдающие от информационных нагрузок, в 7,4 раза чаще испытывают сожаление о своем решении и в 2,6 раз чаще избегают принятия решений.

В попытке понять, какие способы борьбы с информационной перегрузкой эффективнее, группа ученых из Германии проанализировала 87 исследований. Выпущенный в июне 2023 года обзор «Dealing with information overload: a comprehensive review» содержит список выводов:

На индивидуальном уровне каждый человек должен самостоятельно контролировать потоки входящей информации. Авторы приводят ряд рекомендаций, как это сделать.
На корпоративном – компаниям нужно брать на себя заботу о сотрудниках и выбирать для них комфортные инструменты онлайн-общения.

Исследователи не просто так говорят о важности отдельных приложений для онлайн-общения между сотрудниками. Популярные мессенджеры зарабатывают на рекламе и им выгодно удерживать пользователей на платформе новыми дополнительными функциями, например, сторис.

Задача корпоративных мессенджеров не в том, чтобы удерживать пользователя, а в том, чтобы помочь ему приоритизировать потоки поступающей информации и создать экологичную среду для взаимодействия в команде.

Вот три функции Compass, которые помогут компании в этом.

Одна кнопка для контроля всех уведомлений

Важные задачи требуют максимального уровня концентрации на них. Чтобы организовать его, иногда достаточно перестать заглядывать в общие чаты. В самых серьезных случаях придется поставить на паузу и диалоги с коллегами.

В Compass с помощью пары кликов легко выбрать время ограничения уведомлений: их можно отключить на период от получаса до суток и более. Ползунок «Только для групп» позволит заглушить уведомления общих чатов и не повлияет на личные диалоги. Кроме того, есть беззвучный режим для тех, кому досаждает исключительно звук входящих сообщений.

Возможность выключать уведомления одной кнопкой избавляет от головных болей, знакомых всем офисным сотрудникам. Во-первых, она позволяет моментально отключить сразу всё, не выходя из программы. Во-вторых, можно временно ограничить уведомления только общих чатов.

Больше не придется отвлекаться на внезапные сообщения от коллег во время видеозвонка с клиентом, когда нужно показать что-то на своем экране.

Важные сообщения будут по-прежнему приходить, а обсуждения дня рождения коллеги в общем чате не отвлекут от рабочих вопросов.

Напоминания не дадут забыть о важном

Нередко хорошие идеи остаются нереализованными только потому, что их не успели вовремя записать. В Compass для борьбы с этим явлением есть функция напоминаний.

Любое сообщение в мессенджере можно превратить в напоминание. Для этого нужно нажать три точки справа от сообщения и в появившемся окне выбрать время, через которое придет уведомление. К напоминанию можно также добавить комментарий.

Включение напоминаний для определенных сообщений позволяет вернуться к важным ссылкам, материалам и идеям, когда есть время, чтобы их обдумать, записать или преобразовать в задачи.

Если коллега поделился ссылкой на интересную статистику, а сейчас нет времени ее изучить, можно поставить напоминание, чтобы вернуться к сообщению позже.

В общем чате кто-то выдвинул предположение, которое было бы неплохо протестировать. Ставим напоминание, возвращаемся спустя время и превращаем его в задачу.

Глобальный поиск вместо «у тебя не сохранилась та ссылка, что ты присылал неделю назад»?

Документы, скриншоты, ссылки, аудиосообщения. Разнообразие форматов файлов, которыми ежедневно обмениваются пользователи социальных сетей и мессенджеров, заставляют разработчиков искать удобные способы их упорядоченного хранения.

В Compass есть возможность искать файлы не только по их названиям. В каждом диалоге и общем чате можно в отдельном окне просмотреть список медиа, документов, аудиосообщений и ссылок, отправленных всеми участниками переписки или только пользователем. Даже если название документа .pdf или .doc уже забылось, но в содержании его текста есть какое-то слово, найти файл можно по нему.

В любом диалоговом окне мессенджера Compass есть значок лупы, обозначающий функцию поиска. При нажатии на этот значок открывается строка поиска, в которой можно ввести ключевое слово, чтобы найти сообщение или документ. Результат поиска отображается в удобном формате: можно пролистать отдельные чаты и посмотреть все упоминания введенного поискового запроса.

Если название файла со списком участников мероприятия неизвестно, его всё равно можно найти через поиск. Для этого нужно ввести имя/фамилию/название одного из участников.

Кто из менеджеров присылал договор, никто не помнит. Можно найти договор с помощью поиска, так как он позволяет искать сразу во всех чатах.

Заключение

Экологичность и комфорт рабочего общения зависят не только от инструментов, которые используют сотрудники для коммуникации. В первую очередь, под экологичностью общения подразумевается продуктивность дискуссий, превалирование фактов над эмоциями, а также равноправное отношение друг к другу всех участников.

Если все эти факторы уже присутствует в команде, то инструменты для повышения продуктивности помогут сотрудникам в освоении новых высот. При этом, чем больше команда будет развиваться и расти, тем больше ей будут необходимы такие инструменты, чтобы избежать информационной перегрузки и её последствий. Корпоративный мессенджер — один из таких полезных инструментов в бизнесе.