Как успешное digital-агентство строит работу и общение в команде: пример WEBMART

Время прочтения: мин.

Digital-агентство WEBMART уже около 12 лет помогает компаниям продвигаться на рынке. Агентство занимается сбором и аналитикой данных, разработкой сайтов, seo-оптимизацией интернет-ресурсов и другими задачами. Так как клиентов у WEBMART много, особое внимание уделяется организации рабочих процессов и общения как внутри команды, так и с заказчиками.

Сегодня подробно рассмотрим опыт WEBMART, который помог агентству стать востребованным на рынке — в том числе, как корпоративный мессенджер помог команде агентства организовать общение.

Подробностями об этом поделился Максим Гужель — Chief Client Officer компании.

Выбор методологии и схемы ежедневной работы компании

Компания построила свою работу на базе agile-методологии, которая распространена в IT-сфере. В рамках этой методологии:

все задачи разбиваются на подзадачи;
в ходе спринтов (конкретных временных промежутков) команда выполняет определенный объем работы;
за каждым сотрудником закреплена своя зона ответственности.

Полностью перенять методы IT-компаний не удалось из-за специфики работы digital-агентства, поэтому WEBMART стал искать свои варианты взаимодействия в рамках проектов.

Для digital-агентства каждый клиент – это продукт, за работу и развитие которого отвечает конкретная команда сотрудников WEBMART. Благодаря такому подходу, в компании выстроилась четкая схема, по которой идет взаимодействие с каждым заказчиком:

Менеджер отдела продаж находит потенциального клиента, делает презентацию услуг и заключает договор.
На первой встрече после подписания соглашения обязательно присутствуют менеджер по продажам, проект-менеджер и представитель со стороны клиента. На этом этапе стороны четко проговаривают и фиксируют все нюансы совместной работы, чтобы в дальнейшем у них не возникало каких-либо разногласий на этот счет.
Менеджер проекта заводит карточку проекта в таск-менеджере и расписывает все этапы работы по спринтам.
Проджект-менеджер собирает команду специалистов, нужных для реализации конкретного проекта. Это могут быть веб-дизайнер, программист, seo-оптимизатор, маркетолог и другие сотрудники.
После выполнения каждого этапа команда согласует полученный результат с заказчиком и вносит необходимые правки.
После того, как проект полностью готов, он передается заказчику.

WEBMART старается не отступать от налаженной схемы, однако всегда общаться с клиентами по одному шаблону тоже не получится. Одни заказчики хотят получать ежедневную обратную связь, другие – еженедельную. Кто-то хочет видеть подробный план задач на неделю, а кому-то достаточно знать общий результат недельной работы.

Однако именно благодаря строгому планированию и четко выстроенным процессам, клиенты всегда получают от WEBMART ожидаемый результат.

Регламенты — всему голова

Команда WEBMART большое внимание уделяет строгой регламентации всех процессов.

«Если коротко, правила – кратчайший путь избежать неприятностей», – уверен Максим Гужель.

В компании сформировали внутренний кодекс, в котором прописаны правила практически для любой рабочей ситуации. Например, здесь можно найти четкие регламенты оформления отпуска и больничного, перехода на удаленку и даже общения с руководителем.

За счет такого подхода работа компании идет максимально гладко, проекты всегда сдаются в срок, и digital-агентство в целом улучшает свои показатели.

Несмотря на то, что в WEBMART есть жесткие регламенты, это не значит, что компания совсем не готова к нововведениям. Наоборот, агентство периодически вносит изменения в собственные правила, которые уже устарели и требуют доработки.

Однако в компании уверены, что вносить такие изменения нужно официальным путем, через согласования и договоренности, а вот грубое нарушение правил в компании не приветствуют.

«Рынок постоянно меняется, меняются условия, компания развивается — мы учитываем это и готовы к этим изменениям», – объясняет Максим Гужель.

От Slack к Compass: поиск удобной площадки для общения

Первоначально WEBMART выстраивал все процессы общения внутри команды на базе Slack. Однако компания решила отказаться от этого приложения по ряду причин. В первую очередь агентство не устраивало, что Slack можно оплачивать только единоразово за весь год, при этом сумма была внушительной – 2 000 долларов за один раз.

В то же время бесплатная версия Slack не подходила WEBMART из-за ограниченного функционала. В частности, история сообщений в чатах не сохранялась на долгий период.

В результате компания начала искать замену и попробовала несколько приложений.

Telegram и Skype в компании даже не рассматривали, так как рабочие чаты в них смешиваются с личными.
В первую очередь команда WEBMART попробовала Discord, но отказалась от него из-за сложной навигации.
Мессенджер «Интранетус», разработанный Артемием Лебедевым, тоже не показался удобным digital-агентству.
Приложение Microsoft Teams было «забраковано», так как в нем оказалось слишком много ненужных для компании функций.

В итоге Максим Гужель решил протестировать бесплатную версию корпоративного мессенджера Compass после того, как получил соответствующее предложение в соцсетях от менеджера приложения.

‍{{Перейти на сайт}}

Компания быстро оценила функционал программы и решила перейти на полноценную версию.

«Есть ощущение, что Compass сделан для людей – приложение быстрое, каждая функция на своем месте. Из плюсов – привычный интерфейс, похожий на Slack, поэтому переход и адаптация прошли безболезненно. Сотрудникам не пришлось переучиваться, все было интуитивно понятно», – поделился Максим.

Организация общения в команде WEBMART

Создание чатов в мессенджере

Digital-агентство решило выстроить общение в корпоративном мессенджере удобным для него способом. Для этого команда WEBMART создала в Compass нужные именно ей чаты:

Главный чат. Здесь все сотрудники обсуждают рабочие вопросы.
Чаты проектов. В таких чатах собраны специалисты, которые отвечают за работу над конкретным проектом.
Неформальные чаты. Тут члены команды общаются на темы, которые не касаются работы напрямую. Например, договариваются о встречах, совместном походе на обед или играют в онлайн-игру.

«Чаты мы создаем не по принципу “один отдел – один чат”, а вокруг проектов и действий, объединяющих конкретных людей. Так общение для нас приобретает чуть больше порядка – каждый сотрудник знает, где задать вопрос по определенному проекту, чтобы информация не потерялась», – говорит Максим Гужель.

Отдельные чаты для руководителя

У руководителей есть отдельные чаты с каждой командой агентства. Это позволяет легко контролировать работу сотрудников, следить за выполнением всех задач и соблюдением сроков.

Мессенджер и трекер задач

В WEBMART также разработали отдельный регламент, который касается общения внутри рабочих чатов. Например, корпоративный мессенджер команда использует для обсуждений, дискуссий, проработки деталей проектов. В то же время все рабочие задачи четко фиксируются в специальном трекере.

Общение в тредах

Чтобы не захламлять чаты разными дискуссиями, команда digital-агентства использует треды в Compass. Это ветки обсуждений, которые можно создавать под отдельными сообщениями, чтобы информация в чате была понятна и хорошо структурирована.

Созвоны в мессенджере

Команда WEBMART проводит рабочие созвоны через Compass, так как необходимости в других приложениях для видеозвонков у агентства теперь нет. Кроме того, в корпоративном мессенджере есть возможность поставить напоминание прямо в чате, так что ни про один созвон никто из сотрудников точно не забудет.

Четкие правила и хорошо организованное общение в корпоративном мессенджере помогают digital-агентству работать слаженно. При этом все процессы становятся максимально прозрачными.

Важность неформального общения

Как уже упоминалось выше, в WEBMART используют корпоративный мессенджер не только для обсуждения рабочих вопросов, но и для неформального общения. Такой подход помогает создать дружескую командную атмосферу, сотрудники лучше узнают друг друга и активнее оказывают друг другу поддержку, в том числе в рабочих проектах.

В специальном чате руководство WEBMART устраивает среди сотрудников конкурсы и викторины, за победу в которых награждает призами. Например, один из членов команды пишет несколько фактов о себе, а остальные пытаются найти ложный. Или же проводится викторина, касающаяся тонкостей маркетинга, seo-оптимизации или веб-дизайна – так сотрудники больше узнают о тонкостях работы своих коллег.

Проводить такие викторины в мессенджере легко благодаря удобно структурированным чатам и возможности создавать ветки обсуждений под сообщениями.

Итоги

Compass помог выстроить четкую прозрачную коммуникацию внутри WEBMART и сделать работу компании еще эффективнее. Напоследок CCO компании Максим Гужель поделился рекомендациями по организации общения в команде:

Продумайте регламенты общения в мессенджерах – это очень поможет привести в порядок все чаты и информацию в них. Если понадобится что-то очень быстро найти, в хаосе это не получится.
Выбирайте корпоративные сервисы, которые соответствуют вашим ценностям и принципам – мессенджер должен вписаться в правила, а не наоборот.
Не бойтесь устанавливать правила – они помогают предусмотреть все возможные риски. Но не забывайте их менять, если регламенты устарели.