Как создать успешную команду и управлять ей в 2024 году

Что делает команду неэффективной — основные проблемы руководителей

Есть много причин, из-за которых команда неэффективна. Вот некоторые из них:

• У сотрудников нет навыков для реализации конкретного проекта.
• В команде слишком много людей, поэтому ими сложно управлять.
• Вся команда или основная ее часть находится на удаленке. По этой причине возникают сложности с коммуникацией.
• У сотрудников низкий уровень мотивации — они плохо вовлекаются в процессы, не проявляют инициативу, работают для галочки.
• Продуктивность сотрудников постоянно падает. Они не справляются с планами, срывают дедлайны. Есть признаки профессионального выгорания.
• Команда работает хорошо, но только под полным контролем руководителя. Если контроль отсутствует, процессы начинают разваливаться.

Все перечисленные проблемы можно решить. Для этого нужен системный подход, в котором руководитель учитывает несколько составляющих — о них и расскажем.

{{cta_banner}}

Онбординг и система наставничества

Чтобы новые сотрудники быстро вливались в коллектив, нужно создать для этого условия. Мы рекомендуем:

• Подготовить базу с инструкциями, чек-листами и другими документами, которые помогут новичкам быстро погрузиться в задачи и понять, как действовать в конкретной ситуации.
• Закреплять за новыми сотрудниками опытных специалистов — наставников, которые смогут передать свой опыт и помогут в сложных ситуациях.
• Сразу же включать новичков в активности команды: добавлять в чаты-флудилки, предлагать участие в челленджах, подключаться к брейнштормам и т. д.

Но не требуйте от новых сотрудников многого. Дайте им время на то, чтобы познакомиться со всеми процессами, с коллективом. Главная задача на этапе онбординга — это плавная адаптация без стресса.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Регламенты и планирование

Чтобы избежать хаоса в работе, делайте ставку на правила, алгоритмы и регламенты. Многие руководители думают, что они нужны только для глобальных процессов — и совершают большую ошибку. Правила необходимы даже в мелочах — например, для общения в рабочем чате. Вот несколько примеров, которые сделают общение эффективным:

• Одна задача — одно сообщение. Все, что касается темы сообщения, обсуждается в тредах, а не в общем чате.
• Вся необходимая информация за один раз. Если руководитель пишет сообщение о предстоящем созвоне, то сразу же указывает время, тему, ориентировочную длительность встречи и другие факты, которые имеют значение для участников.
• Реакция вместо текста. Чтобы не писать лишние сообщения, сотрудники могут оставлять подходящий эмодзи и тем самым экономить время себе и коллегам.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Такие правила нужно выработать для всех процессов в компании. Затем мы рекомендуем оформить их в регламенты и разместить в папках с общим доступом. Для этого можно использовать онлайн-документы или базы знаний.

Для удобной постановки и отслеживания задач используйте календари с общим доступом. Отлично подойдут и сервисы типа Notion. Они объединяют списки дел, базы данных, канбан-доски и другие инструменты для совместной работы команды.

Четкие процессы — больше самостоятельности

Хорошо выстроенные процессы исключают ситуации, при которых сотрудники ничего не могут сделать без участия руководителей. Четкие алгоритмы и понятные правила помогают команде принимать большинство решений самостоятельно. Это не только ускоряет все процессы, но и делает бизнес более стабильным. Даже если руководители на некоторое время будут вне зоны доступа, никакой катастрофы не случится.

Но это возможно только в тех случаях, когда руководители изначально настроены на делегирование и целенаправленно растят кадры, способные их заменить в определенных ситуациях.

Условия для качественной коммуникации

Для начала подберите мессенджер для рабочего общения. Подойдет приложение, в котором можно создать выделенное рабочее пространство для команды или крупного проекта, а также правильно настроить чаты. Лучше ориентироваться на мессенджер с тредами и функцией гостевого доступа для клиентов/подрядчиков.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чтобы созваниваться с командой, нужно и приложение для видеосвязи. Тут вариантов много: от старого доброго Zoom до Google Duo или Discord.

Поддерживающая атмосфера

Техническая база — это еще не все, что нужно для качественной коммуникации. Когда мы говорим о комфортном и продуктивном общении в команде, то учитываем и атмосферу, особенности взаимодействия между всеми участниками компании. Тут тоже важно разработать свои правила:

• Давать слово всем, кто хочет высказаться. В хорошей команде каждый имеет право на свое аргументированное мнение.
• Делать ставку на конструктивное взаимодействие. Критика, обесценивание, пассивная или открытая агрессия, любое токсичное поведение — все это неприемлемо и со стороны руководителей, и со стороны других сотрудников.
• Сокращать дистанцию между руководителями и другими сотрудниками. Важно уходить от модели «начальник-подчиненный» в сторону доверительного и уважительного взаимодействия.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чем спокойнее и комфортнее сотрудникам в коллективе — тем больше шансов, что они будут проявляться, делиться интересными идеями и на 100% вкладываться в достижение общих результатов.

Инструменты для вовлеченности

Некоторые руководители до сих пор думают, что заработная плата — это фактор, который мотивирует и вовлекает сотрудников в работу. Но на практике это не так. Деньги очень важны, но их недостаточно, чтобы команда была увлечена своим делом и горела результатом.

Чтобы повысить мотивацию сотрудников, попробуйте следующие инструменты:

• Гибкая система бонусов. Награды за достижения могут быть разными — все зависит от сферы деятельности компании, самого коллектива. Оплата обучающих курсов, поездки, возможность поучаствовать в масштабном и интересном проекте, выступление на конференции — можно рассматривать любые варианты.
• Геймификация. Она предполагает не только соревнования между отделами, составление табличек лидеров и выдачу значков. Если вы хотите детально погрузиться в эту сложную и интересную тему, советуем прочитать книгу Ю-Кай Чоу «Геймифицируй это».
• Глобальная цель — она же миссия. Каждая компания, которая создает продукт или услугу, решает большую задачу. Если это правильно преподнести, то сотрудники будут чувствовать себя частью чего-то важного и значимого — и это повысит их мотивацию.
• Мозговые штурмы. Когда команда совместно думает над решением важных задач, ее участники ощущают свою значимость. А еще брейнштормы дают простор для проявления творческих способностей, что тоже нравится сотрудникам.

Если вы внедряете эти и другие инструменты вовлечения, делайте это правильно: всегда анализируйте результат и собирайте обратную связь от участников. Нередко случается так, что энтузиазм руководителя приводит к лишней, ненужной загрузке команды. Важно вовремя заметить, какие из новых решений помогают, а какие создают хаос и напрягают команду.

Мощный инструмент для вовлеченности команды — это личный пример руководителя. Если он участвует в разных активностях, регулярно дает положительную обратную связь, старается вдохновить и всегда готов выслушать чужое мнение, это всегда дает отличные результаты.

Профилактика выгорания

Если вы хотите, чтобы ключевые сотрудники вашей команды работали долго и эффективно, обязательно учитывайте такое явление, как профессиональное выгорание. Перегрузка задачами, отсутствие нормального отдыха, постоянный стресс, неблагоприятная обстановка в коллективе — все это и некоторые другие факторы приводят к тому, что человек «сгорает» на работе.

Чем больше у такого сотрудника задач и чем выше его ответственность — тем сильнее в таком случае страдает бизнес. Чтобы снизить риски подобных ситуаций, важно:

• Контролировать нагрузку на команду: ставить адекватные дедлайны, давать в работу то количество задач, которое люди могут осилить, не жертвуя своим здоровьем, личной жизнью.
• Поощрять заботу сотрудников о себе. Важно транслировать идеи о том, что качественный отдых, полноценный сон, регулярный спорт, время с родными и близкими людьми — это очень важно. Работа не должна быть единственным, на чем сконцентрирован человек.
• Регулярно отслеживать состояние сотрудников. Если у кого-то снизилась продуктивность, нужно предложить помощь и попытаться выяснить, в чем дело. А вот сразу использовать метод кнута, не разобравшись в деталях, — не самое дальновидное решение.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Принести настоящую пользу команде может только здоровый, отдохнувший сотрудник, у которого все хорошо в жизни. Если человек работает на пределе своих возможностей и не видит ничего, кроме рабочих задач, рано или поздно это приведет к выгоранию.

Чек-лист для создания успешной команды

• Создайте правила и регламенты для всех процессов в компании.
• Позаботьтесь о новичках — уделите внимание онбордингу.
• Делегируйте и растите сотрудников, которые способны самостоятельно принимать решения.
• Подберите приложения, в которых удобно работать: корпоративный мессенджер, приложение для видеосвязи, календарь с совместным доступом, базу знаний и т. д.
• Создайте атмосферу, в которой каждый участник команды будет чувствовать себя комфортно: от руководителя до человека, который работает первый день.
• Повышайте вовлеченность собственным примером, а также с помощью геймификации, брейншторминга, гибкой системы бонусов и других инструментов.
• Займитесь профилактикой выгорания и помните: «сгоревший» на работе сотрудник бесполезен для вашего бизнеса.