Комментарий Compass
Составить свой первый регламент может быть сложно. Предлагаем несколько рекомендаций по тому, как построить этот процесс и что важно учесть в этой работе.
Начните писать регламент с составления его структуры. Чтобы инструкция была понятна всем, от опытного специалиста до стажера, важно выстроить четкую иерархию подачи информации и постараться выразить все идеи лаконично.
{{cta_banner}}
Для начала создайте план будущего документа. Определите количество важных пунктов и подпунктов. Дайте им названия. Затем, двигаясь от пункта к пункту, постарайтесь максимально полно описать все важные детали каждого процесса.
Наши рекомендации помогут написать хороший текст регламента:
1. Пишите просто
Откажитесь от канцелярской речи и терминов, которые вы не используете в работе. Перегруженная лексика путает читателя и заставляет его тратить больше времени на то, чтобы понять, о чем идет речь.
«Вышеуказанный», «принять к исполнению», «по истечении срока» и прочие часто встречающиеся в официальных документах обороты всегда можно заменить на что-то попроще.
Используйте простое правило: если о чем-то можно не упоминать и от этого смысл текста не изменится, значит, об этом писать не нужно.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
2. Используйте графику
Графики, диаграммы и таблицы могут сказать гораздо больше, чем целое полотно текста. Там, где по смыслу лучше добавить 1 картинку, не старайтесь заменить ее длинным объяснением.
Более того, визуальному оформлению стоит уделить не меньше времени, чем тексту документа. Так вы позаботитесь о коллегах — чем лучше оформлен текст, тем проще его читать. Графическое оформление помогает быстрее усваивать информацию.
Если какие-то графические изображения будут нужны регулярно (например, график дежурств), вынесите их в начало документа или в отдельное приложение к нему.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
3. Укажите роли задействованных лиц и не используйте их имена
Если в документе есть упоминания конкретных имен и фамилий, эти данные лучше вынести в приложение к документу. Текучка кадров – явление, с которым сталкиваются все компании, поэтому нет смысла регулярно переписывать корпоративные гайды при изменениях в команде. Если это возможно, старайтесь распределять роли по должностям, а не конкретным лицам.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
4. Расшифруйте аббревиатуры и термины
Лучшее место для мини-словаря – начало документа. В этом случае сотрудники будут знать, где искать значение непонятного им слова. Это сократит время, которое требуется на изучение регламента.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
5. Добавьте в документ FAQ и список самых распространенных ошибок с решениями
Сотрудники будут чаще всего обращаться к регламенту при возникновении ситуации, которая требует решения. Если в документе уже будет раздел с самыми часто встречающимися ситуациями и вариантами выхода из них – это может в будущем облегчить работу команды.
Описывать ошибки лучше с наглядными примерами. Если можно добавить фото или скриншот, их стоит добавить. Решения должны быть четкими и без возможных разночтений.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Что нужно учитывать, когда регламент готов?
- Инструкция, которая только вышла из-под пера ее автора, не готова к тому, чтобы стать настольным пособием. Для начала разошлите документ коллегам и дайте им время на то, чтобы ознакомиться со всеми его пунктами. Затем обсудите, насколько команде понятно все, что в ней написано. Внесите правки, если это потребуется.
- Дайте регламенту время на то, чтобы пройти «боевое крещение» и предложите команде присылать любые дополнения, которые возникают в процессе работы. Для этого можно создать отдельный чат идей в корпоративном мессенджере.
- Разместите регламенты на самом видном месте, там, где их легко найти любому сотруднику компании. Например, на общем диске или в корпоративной библиотеке вроде Confluence.
- Регламенты имеют свойство устаревать. Назначьте дату ревизии всех инструкций и правил. Регулярно их обновляйте.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}