Ни один человек не может быть продуктивным 24/7, но улучшать свою продуктивность можно и нужно. Это поможет прикладывать меньше сил для достижения целей, быстрее выполнять задачи и морально чувствовать себя лучше. Рассказываем, как повысить продуктивность и какие факторы на нее влияют.
{{cta_banner}}
Что такое продуктивность и зачем она нужна
Продуктивность — это количество выполненных дел, обслуженных клиентов, произведенных товаров или решенных задач за определенное время. Допустим, за один рабочий день столяр делает 3 стула — это хорошая эффективность и продуктивность. Если продуктивность падает, столяр делает всего 2 стула в день. Это может отразиться не только на работе столяра, но и на его самочувствии.
Когда человек становится менее продуктивным, он может корить себя, прокрастинировать, от этого его эмоциональное состояние ухудшается. Продуктивность нужно улучшать, чтобы более эффективно работать и лучше чувствовать себя в эмоциональном плане, улучшать качество жизни.
Продуктивные люди:
не отвлекаются на посторонние процессы: социальные сети или неважные дела;
умеют грамотно распределять нагрузку и время: не брать в работу больше задач, чем успеют сделать;
знают, как и когда устраивать маленькие и большие перерывы, которые помогут оставаться сконцентрированным;
умеют управлять эмоциональным состоянием;
используют техники тайм-менеджмента, чтобы стать более эффективным человеком;
знают, как распределить дела, чтобы достичь результата в нужные сроки.
4 внешних фактора, которые влияют на продуктивность
Есть 4 фактора, которые влияют на продуктивность не только на работе, но и в повседневной жизни.
1. Свежий воздух
Ученые провели эксперимент «Связь показателей когнитивных функций с воздействием углекислого газа», во время которого сотрудников разделили на 3 группы, дальше их отправили работать в помещения с разной вентиляцией и стали отслеживать продуктивность. Исследователи оценивали способность принимать решения, умение планировать и собирать информацию.
У участников, которые работали в офисах с хорошей вентиляцией, когнитивные показатели на 61% выше, чем у тех, кто работал в обычных офисах.
У участников, работавших в офисах с усиленной вентиляцией, показатели на 101% выше, чем у тех, кто работал в обычных офисах.
Приточная вентиляция в помещении поможет повысить продуктивность сотрудников. Если нет возможности просто установить систему вентиляции, стоит регулярно проветривать помещение, в перерывах — гулять на свежем воздухе.
2. Освещение
Есть два фактора, которые влияют на продуктивность и эффективность: количество света и его оттенок. Чтобы подтвердить это, исследователи из Университета ИТМО провели эксперимент: собрали добровольцев для работы в коворкинге, где меняли режим освещения. Исследователи оценивали психоэмоциональное состояние участников эксперимента, анализировали количество совершаемых ошибок.
В результате в ИТМО заметили, что цветовая температура влияет на продуктивность:
Нейтральный белый свет приводит к подъему сил и повышению желания работать. При таком освещении участники совершали меньше всего ошибок, особенно в первой половине дня.
При холодном освещении участники тоже быстро работали и делали меньше ошибок, но к концу рабочего дня оказывались измотанными.
Теплое освещение оказалось худшим вариантом для развития продуктивности: участники работали вяло, делали много ошибок.
Вот как улучшить продуктивность: в кабинетах стоит устанавливать лампы с цветовой температурой 3000К — с нейтральным белым светом. Если работаете дома, необязательно менять систему освещения. Можно оборудовать свое рабочее место настольной лампой с нейтральным белым светом.
3. Температура воздуха
Том Чанг из университета Южной Калифорнии в Сан-Франциско и Агне Каяскайте из Берлинского социологического центра провели исследование «Битва за термостат: пол и влияние температуры на когнитивные способности». Испытуемым предлагали решать математические задачи, тесты, задачи на составление слов, в это время в помещении устанавливали разную температуру воздуха.
Оказалось, что при низких температурах девушки в 1,5 раза хуже справлялись с решением задач, чем парни. Ученые сделали вывод: женщины работоспособнее при высоких температурах, а мужчины — при низких, но их продуктивность и эффективность меньше зависит от температуры.
Чтобы быть продуктивным, нужно разобраться, при какой температуре комфортнее всего работать именно вам. Обычно в санитарных нормах рекомендуют поддерживать температуру 22–25 о С, но лучше учесть свои личные предпочтения. Как разобраться в этом: с помощью кондиционера или системы отопления менять температуру в помещении и анализировать свою продуктивность в повседневной жизни.
4. Качество сна
В ходе исследования «Качество сна влияет на ежедневные намерения женщин добиваться статуса на рабочем месте» ученые установили: сон влияет на настроение человека и желание ставить амбициозные цели. Такая закономерность больше проявляется у женщин, чем у мужчин.
Если наладить режим сна и высыпаться, улучшится концентрация, восприятие информации, внимательность, настроение, а это важно для повышения продуктивности. Кто спит полноценно, утром чувствует себя бодрым и готов работать в полную силу, тратить свою энергию на решение рабочих задач.
Простые советы, как стать более продуктивным в повседневной жизни, улучшив качество сна:
за 2 часа до сна нельзя использовать смартфон, так получится засыпать быстрее, а чем быстрее засыпаете, тем лучше;
стоит проветривать помещение перед сном;
в спальне должно быть темно и тихо, для этого просто можно использовать маску для сна и беруши;
ложитесь спать в период с 22:00 до 23:00.
Как повысить продуктивность: 5 работающих способов
Многие люди, чтобы добиться своих целей и сделать больше задач, забывают об отдыхе, делают все и сразу. На самом деле это помогает на короткий срок: сегодня взялись сразу за все, поработали без перерыва и многое успели. Если так делать каждый день, эффекта хватит на пару дней, потом и вовсе не захочется работать. Вот 5 советов, как повысить продуктивность, не навредив себе.
1. Концентрироваться на одной задаче
Многозадачность мешает продуктивности, так как во время выполнения нескольких задач снижается внимательность. Наш мозг не способен качественно обрабатывать сразу несколько задач. Дэйв Креншоу, автор книги «Миф о многозадачности. Вот к чему приводит стремление успеть все», говорит:
«Мозг во многом похож на компьютер. На вашем рабочем столе может быть открыто несколько окон, но думать вы в состоянии только об одном за раз»
Поэтому не стоит писать отчет и одновременно разговаривать с клиентом: все равно в выполнении дел не будет никакого результата. Лучше выполняйте задачи постепенно, занимайтесь делами последовательно.
Часто концентрироваться на задачах могут мешать соцсети и мессенджеры. Переписки с друзьями, новости, посты блогеров и все остальное отвлекает от рабочих задач. Чтобы справиться с потоком посторонней информации и сосредоточить свои мысли на работе, можно использовать корпоративный мессенджер.
В таком приложении нет ничего, что может отвлечь. Использование корпоративного мессенджера поможет концентрироваться на своих задачах, все успевать и сохранять продуктивность и эффективность за счет отсутствия отвлекающих факторов.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
2. Грамотно распределять нагрузку с учетом биоритмов и важности задач
У всех людей разные периоды активности: кто-то чувствует в себе силу решать задачи утром, кому-то удается продуктивно работать вечером. Чтобы понять, в какое время суток максимально много сил, нужно хотя бы неделю отслеживать свое состояние.
Самые сложные задачи следует выполнять в часы пиковой активности. Тогда во время спада продуктивности можно сделать легкие задачи, причем без надрыва, налегке. Также удобно делить задачи на срочные и несрочные по матрице Эйзенхауэра, чтобы распределять их в зависимости от активности в течение дня.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента. Она помогает выполнять самые важные дела в первую очередь. Для этого берем список дел на день → распределяем задачи по 4 колонкам → решаем, когда их лучше выполнить с учетом биоритмов.
Допустим, пик активности с 10:00 до 13:00, тогда распределение нагрузки будет выглядеть так:
с 10:00 до 13:00 нужно сделать важные и срочные задачи;
с 13:00 до 16:00 выполняем важные дела, но не срочные;
с 16:00 до 18:00 можно посвятить время не срочным задачам.
Рутинные дела лучше делегировать другому человеку или просто выполнять в периоды плохой продуктивности. В нашем примере — с 16:00 до 18:00.
3. Выбрать удобную технику тайм-менеджмента
Важно выбрать технику, которая способствует усилению работоспособности. Существуют десятки разных способов. Например, по системе «90/30» нужно 90 минут посвящать работе, не отвлекаясь ни на что другое. Потом в течение 30 минут можно отдыхать. В это время занимайтесь другими делами или сходите на прогулку. Такие круги повторяют, причем во время первого вам необходимо сделать самую важную задачу, а дальше брать в работу дела, которые проще выполнить.
По «методу помидора» интервалы отдыха и работы немного меньше: 25 минут — на задачи, 5 минут — на отдых. Через 4 таких круга нужно сделать перерыв на 15–30 минут. Затем повторить весь цикл, и уйти на еще один большой перерыв.
Длительность кругов можно менять, подстраивать под себя. Чем меньше времени нужно для решения задач, тем меньше может быть отрезок времени, посвященный работе. Допустим, сегодня нужно выполнить более мелкие дела, на которые уходит до 10 минут. Значит, можно выстроить работу так: 10 минут на задачи, 2 минуты на перерыв.
Творческим людям может подойти метод «Автофокус», который придумал Марк Форстер автор книги «Сделай это завтра». Марк предлагает записать задачи в один список в любой поочередности. Дальше интуитивно выбрать, какие дела выполнить в первую очередь, а какие во вторую и в третью.
Марк Форстер, специалист по тайм-менеджменту, советует выполнять задачи, только пока есть желание и не принуждать себя работать. Это избавит творческого человека от стресса, который появляется, если заставлять себя делать то, что не нравится.
4. Прописывать цели по задачам
Чтобы не перекладывать дела с сегодня на завтра до бесконечности, нужно определить для себя, зачем делаете определенную задачу. Когда человеку непонятно, в чем польза работы, увеличивается тревожность, снижается мотивация, растет количество ошибок.
Чтобы этого избежать, можно каждый вечер рядом с делами на завтра прописывать цель: к чему приведет выполнение задач. Есть цель — есть желание действовать. Человек чувствует себя значимым, он знает, для чего нужны усилия, от этого работоспособность растет.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
5. Работать с эмоциями
Иногда нежелание работать, срывы дедлайнов, прокрастинация связаны не со снижением продуктивности, а со стрессом. Допустим, менеджер уже неделю затягивает со сдачей отчета, потому что в прошлый раз руководитель отдела сильно раскритиковал отчет. Теперь сотрудник боится его писать, вспоминает о предыдущей неудаче. Он считает свои навыки недостаточно сильными, сомневается в своей компетентности.
Чтобы стать продуктивнее, нужно научиться справляться с такими эмоциями. Это очень важно: негативные эмоции не дают грамотно оценивать свои силы, отвлекают от работы. Чтобы избежать этого, можно использовать различные письменные практики — это привычки, которые помогут справиться с переживаниями.
Например, можно вести дневник или писать утренние страницы. Обе техники помогают стать эмоционально устойчивым человеком: если выписать свои страхи и переживания о задачах, будет намного легче к ним приступить. Когда эмоции не мешают, проще выполнять свои обязанности.
Как повысить продуктивность коллектива: 5 рекомендаций для руководителя
Продуктивность и эффективность команды зависит и от руководителя. Вот 5 советов, с чего начать, чтобы ее увеличить.
1. Оставить только самые нужные рабочие созвоны
Созвоны важны, когда есть четкая повестка, например, нужно обсудить бюджет на месяц или распланировать дедлайны по проекту на неделю. Иногда созвоны можно исключить, чтобы не отбирать у сотрудников драгоценное время. Например, если команда привыкла созваниваться по утрам, чтобы обсудить задачи на день, следует оценить, насколько это эффективно.
Так, стоит посмотреть на созвоны как бы со стороны, можно даже поприсутствовать на них для оценки. Если сотрудники битый час рассказывают друг другу о своих планах на день, отвлекаясь на обсуждение неважных вещей, возможно, лучше перевести этот рабочий процесс в другой формат. Каждый сотрудник будет писать список задач на день в чат, и потратит на это 5 минут, вместо часа на созвоне.
Это поможет сберечь время, потратить его на решение других задач. Сэкономив всего один час в день, сотрудники получат около 40 дополнительных часов в месяц на решение задач. Еще у коллектива не будет чувства, что рабочее время бесцельно тратится на ненужные совещания.
Чтобы этого добиться, необходимо составить список самых важных созвонов. Дальше выбрать те, которые эффективны и приводят к результатам. Затем отменить малоэффективные совещания. Чтобы оставшиеся совещания проходили продуктивно, стоит приучить сотрудников прописывать план предстоящей встречи. Это поможет всему коллективу стать более продуктивным и научиться планировать даже совещания.
2. Учитывать сильные стороны сотрудников при распределении задач
У каждого сотрудника есть уникальный набор навыков. Допустим, руководитель отдела продаж умеет взаимодействовать с командой: вдохновляет коллектив и настраивает на продуктивную работу. При этом он не любит делать отчеты, когда подходит конец месяца, такие дела снижают продуктивность РОПа. Зато отчеты любит делать его заместитель, что значит: задачу лучше закрепить за ним.
Когда сотрудники занимаются тем, что им нравится, они делают работу быстрее и эффективнее. И наоборот, чем сильнее заставлять подчиненных делать то, что им не нравится, тем хуже будет продуктивность команды. В этом случае коллектив будет тратить слишком много времени на свою работу.
Старайтесь не поручать сотрудникам ненавистные дела, так как они отнимают много энергии и времени. Используйте матрицу RACI, с ее помощью удобно распределять роли сотрудников и их зоны ответственности.
Аббревиатура RACI расшифровывается так:
R — исполнитель задачи, их может быть несколько.
A — человек, ответственный за результат.
C — эксперт, который помогает советами.
I — человек, которого нужно информировать о решениях.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
Такая матрица помогает добиться прозрачности в работе над проектом. Научиться строить такую матрицу просто. Из примера на картинке понятно, что редактор ответственен за результат и его задача составить ТЗ. Дизайнер делает иллюстрации, а еще его следует проинформировать о том, что нужны иллюстрации. Копирайтер пишет статью, берет интервью. Эксперт помогает на этапах разработки статьи и интервью.
3. Распределять и корректировать нагрузку
Бен Вигерт и Сангита Агравал в исследовании «Выгорание сотрудников. Часть 1: 5 основных причин» сделали вывод, что одним из главных факторов выгорания сотрудников является чрезмерная рабочая нагрузка.
Так происходит, когда сотруднику назначают много срочных дел. Он пытается все успеть, работает сверхурочно → начинает выгорать → продуктивность снижается:
сотрудник медленно работает;
постоянно ошибается, приходится тратить время, чтобы все исправить;
не может принимать правильные решения;
берет больничные;
часто отпрашивается и т д.
Чтобы избежать таких неприятных последствий, важно ставить команде реалистичные цели, корректно оценивать возможности сотрудников. Допустим, нужно разработать мобильное приложение. Руководителю хочется запустить его как можно скорее, например, через 3 месяца. В компании всего 2 разработчика и на нужное приложение придется потратить минимум 6 месяцев.
В этом случае не стоит ставить невыполнимые дедлайны, чтобы разработчики работали днем и ночью, и выгорели за пару месяцев. Чем выше нагрузка, тем хуже эмоциональное состояние и здоровье сотрудников. Это негативно сказывается на их работоспособности и иногда даже приводит к увольнениям.
4. Поощрять взаимодействие между командами
Иногда у разных отделов цели и задачи пересекаются, поэтому хорошо, когда команды знакомы друг с другом и могут сотрудничать. Это надо поощрять, например, можно создать общий чат для всего коллектива, где сотрудники могут попросить о помощи, а другие члены команды — откликнуться на их просьбы.
Когда сотрудники знают, что им всегда готовы помочь коллеги и руководители, они меньше испытывают стресс, уважают и поддерживают друг друга. Отношения в коллективе отражаются на продуктивности.
Не менее важно начать благодарить друг друга за помощь. Руководителю стоит ввести правило: получил помощь — поблагодари. Так уровень мотивации и продуктивность улучшатся и у того, кто просил о помощи, и у того, кто ее оказал.
В корпоративном мессенджере Compass для этого есть функция «Спасибо». Сотрудник может поблагодарить коллегу, это увидит вся команда.
{{pc}}
{{/pc}}
{{mobile}}
{{/mobile}}
5. Продумайте систему мотивации и поощрений
Материальная мотивация — один из самых эффективных методов улучшения продуктивности. Сотрудники, которые получают достойную оплату за свой труд, работают с большим усердием, удовлетворены своей работой.
Чаще всего в компаниях используют такие методы:
фиксированные премии;
премии, привязанные к KPI;
ситуативные премии;
надбавки за стаж.
Стоит продумать и нематериальную систему мотивации. В соответствии с исследованием Русской Школы Управления «Как российские компании мотивируют своих сотрудников» самые популярные методы нематериальной мотивации такие:
корпоративные мероприятия, мерч;
обучение сотрудников;
публичная похвала;
создание комфортного рабочего пространства;
соревнования между отделами, тимбилдинг.
Если компания использует материальную мотивацию, и еще несколько способов нематериальной, сотрудники чувствуют заботу. Это хорошо сказывается на их эмоциональном состоянии и отношении к компании: люди готовы брать на себя больше задач, тратить свои силы, чтобы приносить пользу.
Чек-лист: как повысить продуктивность
Добиться повышения продуктивности можно, если соблюдать несколько правил:
Проветривайте помещение, используйте нейтральное освещение, поддерживайте температуру воздуха 22–25 о С.
Высыпайтесь: не используйте гаджеты перед сном, ложитесь спать в период с 22:00 до 23:00.
Концентрируйтесь на одной задаче, не гонитесь за многозадачностью. Чтобы не отвлекаться на соцсети и переписки с друзьями, используйте корпоративный мессенджер.
Распределяйте дела, учитывая время пиковой активности и матрицу Эйзенхауэра. Это секрет продуктивного дня.
Выберите удобную методику тайм-менеджмента, например, можно чередовать циклы: 90 минут работать и 30 минут отдыхать.
Прописывайте задачи и свои цели по ним. Так будет понятно, зачем делаете что-то.
Работайте со своим эмоциональным состоянием: выписывайте страхи, переживания. Негативные эмоции влияют на рабочий процесс, поэтому с ними важно работать.
Книга по теме
Зарабатывайте, рекомендуя мессенджер Compass
Поделитесь с нами контактами знакомого руководителя и получайте стабильный ежемесячный доход.
