Как организовать работу отдела маркетинга в мессенджере

Порядок — всему голова

Хорошая немецкая поговорка гласит: порядок должен быть. Структурирование работы любого отдела в компании важно для ее успеха, и особенно это касается отдела маркетинга и управления задачами внутри него. Порядок должен быть в первую очередь в структуре данных компании.

Маркетинг напрямую связан с рекламой, реклама — с творчеством, а творчество — это далеко не всегда про порядок. Но успешный маркетинговый отдел — это сложный механизм с множеством составляющих, которые выходят далеко за пределы чистого творчества. Грамотно их организовать и наладить безупречную коммуникацию между всеми участниками маркетинговой команды — важная задача любого бизнеса.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Какие процессы в отделе маркетинга нужно организовывать

Рассмотрим, как можно упорядочить работу отдела маркетинга на примере цифровой платформы, которая выставляет свои товары и услуги на глобальный рынок. Это может быть крупная торговая площадка (под своим брендом), онлайн-магазин, маркетплейс или платформа для общения профессионалов или специалистов в какой-либо области.

Специфика компании может быть разной, но отдел маркетинга, как правило, занимается следующими направлениями:

• работа над брендом и разработка пиар-стратегий
• маркетинговый проджект-менеджмент
• закупка трафика для размещения рекламы
• креативный копирайтинг
• разработка рекламных веб-страниц
• видеопродакшн
• графический дизайн
• event-маркетинг
• direct-маркетинг
• партнерский маркетинг
• локализация
• SEO-оптимизация 

По сути это целое маркетинговое агентство внутри компании, задача которого — организовать рекламу, наладить продвижение организации, привлечь новых пользователей и клиентов на платформу и непрерывно улучшать финансовые показатели компании. Очень важно настроить общение между специалистами по маркетингу так, чтобы оно было максимально прозрачным и эффективным. И это возможно, если перенести всю коммуникацию в один из самых удобных сервисов — корпоративный мессенджер Compass.

Базовые рабочие чаты отдела маркетинга

Сейчас многие компании имеют распределенный штат сотрудников и специалистов, работающих удаленно из разных частей света. Для цифровых компаний это давно стало нормой, равно как и использование инструментов для онлайн-общения и управления персоналом на работе.

Для рабочей коммуникации обычно используется социальная сеть или чаще мессенджер. Но если не настроить общение в нем структурно и целенаправленно, в коммуникации быстро наступит хаос.  Масса неупорядоченных чатов, разные каналы согласования, отсутствие регламентации и прозрачности внутренних и внешних процессов — все это в конце концов застопорит работу специалистов компании и снизит эффективность ведения бизнеса.

Опыт глобальных компаний показывает, что чтобы взаимодействие сотрудников становилось более гладким, следует сразу навести порядок в общении. Например, можно создать чаты в соответствии с зонами ответственности, управления и регламентировать общение в них.

В рамках отдела маркетинга каждый чат — это инструмент для общения. И у всех должна быть своя цель. Основные чаты специалистов могут быть такими:

• Маркетинг — Общий: здесь обсуждаются самые основные вопросы команды маркетинга, организуются созвоны, создаются  каналы коммуникации, публикуется информация к сведению всех коллег.
• Маркетинг — Часы: чат, особенно актуальный для удаленных специалистов. Здесь сотрудники ежедневно отписываются о присутствии/отсутствии на рабочем месте. Это помогает поддерживать дисциплину в команде и сохранять деловые показатели бизнеса, заданный темп работы.
• Маркетинг — Бюджет: чат для согласования финансовых вопросов, бюджета на рекламу или проектов на аутсорсе. В нем обязательно должен присутствовать финансовый директор и директор компании, роль которых крайне важна. От них напрямую зависит, будет ли реализована та или иная маркетинговая идея.
• Маркетинг — Кампании: чат для анонса и обсуждения грядущих крупных маркетинговых активностей компании, объединяющих разные каналы коммуникации с пользователями платформы (например, обсуждается идея запуска контекстной рекламы в соцсетях или тестируется увеличение конверсии лидов).

Специальные рабочие чаты отдела маркетинга

Выше мы обозначили, с какими направлениями обычно работает отдел маркетинга компании. У каждого из них в корпоративном мессенджере также должна быть система чатов или даже отдельное рабочее пространство с чатами.

Мессенджер Compass позволяет создавать отдельные рабочие пространства, или команды, под каждое направление, проект, сеть задач или отдельный бизнес.

{{pc}}

{{Попробовать Compass}}

{{/pc}}

{{mobile}}

‍{{Попробовать Compass}}

{{/mobile}}

Этот принцип подойдет для организации “производственных” чатов внутри отдельных направлений или команд маркетингового подразделения.

Например, в основном пространстве компании в мессенджере Compass под каждое направление отдела маркетинга можно создать чат-приемную, в которой каждый занимается своими обязанностями. В эти чаты направляются конкретные задачи:

• Написать статью для клиентов о пользе зеленого чая — в чате-приемной креативного копирайтинга.
• Отрисовать картинки для статьи о новой коллекции одежды — в чате-приемной графического дизайна.
• Перевести на 5 языков видео-туториал об использовании нашей платформы — в чате-приемной локализации.
• Сверстать лендинг “Преимущества маркетплейса” — в чате-приемной веб-разработки.
• Собрать аналитику по заданным ключам — в чате-приемной SEO.

Каждое направление или команда могут создать свою систему чатов в отдельном пространстве для общения. Эта функция особенно нужна, если команда отдела маркетинга небольшая: в мессенджере Compass пространство до 10 человек всегда бесплатно. 

Отдельное пространство является своего рода “кухней” компании. В креативном копирайтинге система построения чатов может быть такой:

• Контент план: обсуждение стратегии на период и распределение задач между сотрудниками предприятия
• Сценарии для видеороликов: рабочий чат для обсуждения и контроля процесса написания текстов для видео.
• Копирайт для лендингов: то же самое, но для лендингов.
• Блог: обсуждение, формирование и непосредственное создание контента для блога компании
• Инсайты: здесь коллеги могут делиться интересными идеями (в том числе по управлению брендом), ссылками на рекламные материалы конкурентов, копить базу полезных референсов, изучать рынок.
• Подрядчики: сюда можно пригласить подрядчиков или специалистов для контроля задач, выполняемых на аутсорсе. В мессенджере Compass всегда можно самостоятельно управлять доступами новых участников. А для клиентов и партнеров предусмотрена функция “Гостевой доступ”.
• Нерабочее: тот самый чат для мемов и другой информации, которой считают нужным поделиться творческие люди внутри организации.

Необходимый набор чатов в команде видеопродакшена может быть таким:

• Кастинг: чат для подбора актеров.
• Локации: планирование и обсуждение мест съемок.
• Брифы: в этом чате каждое сообщение представляет собой сводку ключевых данных и информации по каждому текущему проекту бизнеса в удобном формате и структуре.
• Футажи: здесь обсуждаются стоковые видео, на основе которых происходит создание роликов (например, для клиентов), если не планируется привлекать актеров.

Аналогичным образом свое пространство могут организовать другие маркетинговые команды специалистов: дизайн, веб-разработка, SEO-оптимизация, локализация и прочие. Каждый в этом формате занимается своим делом.

Принцип деления отдела маркетинга на чаты может быть основан не только на специфике работы каждого направления, но и на подходе “один проект — один чат”. 

В этом случае в чате будут присутствовать представители каждого направления компании, а детали работы той или иной команды — обсуждаться в комментариях к сообщениям, или тредах. Такой подход удобен для работы над многоканальными рекламными кампаниями при росте объема работы. Например, когда кампания приурочена к какому-либо событию или празднику.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

5 принципов организации общения в мессенджере

Какой бы ни была специфика процессов в каждой маркетинговой команде, есть основные показатели эффективности и принципы, которых стоит придерживаться при общении через сеть в корпоративном мессенджере.

1. Один процесс — один чат и полная открытость

Чтобы общение в рамках отдела маркетинга было упорядоченным, нужно придерживаться определенной логики при создании рабочих чатов. Один чат — это один процесс или один проект. Все текущие вопросы по ним решаются в рамках тредов с комментариями. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Важно, чтобы логика была и в названиях чатов. Для отдельных проектов или целей их можно выделять и нумеровать. Для команд специалистов — называть по регламентированному шаблону. Например: “15: Цель — Обновление сайта”, “Дизайн — Общие вопросы”, “Креативный отдел — Инсайты”, “Локализация — Текущие задачи”, “Продукт — анализ и главная функция”.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Четкое разделение процессов по чатам на любом этапе работы над проектом решает еще одну важную задачу — коммуникация становится более открытой и прозрачной. Важно учитывать, что на старте организации маркетинговых процессов нужно договориться с коллегами о том, что все общение в мессенджере должно строиться максимально публично и выходить за рамки личных сообщений по максимуму, чтобы у всех было ясное представление о происходящем. Это поможет избежать недоразумений и конфликтов внутри коллектива и компании.

2. Согласования реакциями

В современных инструментах функция эмодзи — это не просто способ придать сообщению эмоциональную окраску и как-то оживить обстановку. Сегодня реакции на сообщения — это эффективный инструмент, который помогает ускорить коммуникацию, повысить мотивацию людей и укрепить командный дух.

Чтобы каждый раз не писать новое сообщение вроде «ок», «согласовано», «принял», «в работе» или «готово», можно договориться о стандартных реакциях, обозначающих определенные действия. И с одной стороны это крайне удобно для руководителей команд — помогает сократить время на отправку сообщения и быстрее согласовывать некоторые вопросы и задачи. 

Однако важно знать, что не стоит углубляться в это слишком сильно и создавать объемный словарь эмодзи. Опыт показывает, что иначе вместо понятных процессов будет сложная система, в которой сотрудники компании будут только путаться. Чтобы получить эффект, достаточно выбрать несколько (6-7) стандартных обозначений (количество реакций может быть разным). 

В корпоративном мессенджере Compass подобный мини-словарь может выглядеть так: 

👌 "понял (-а)"

👍 "согласовано"

❌ "не согласовано/не подходит/переделывай"

👀 "увидел сообщение"

✅️ "работа выполнена/вопрос решен"

⌛ "ожидает согласования"

В повседневном рабочем общении, особенно если это удаленка, сама функция “реакция на сообщение” помогает поддерживать позитивную атмосферу в команде и установить крепкие межличностные связи без временных затрат на написание длинных вдохновляющих постов.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3. Регулярная отчетность

Регулярная отчетность — важная составляющая порядка в общении и самое главное — эффективный способ повышения постоянной производительности команды и бизнеса в целом. Сегодня написание отчета не обязательно предполагает создание длинного документа с детальным прописыванием всех выполненных задач и изобилием цифр. В динамичной маркетинговой команде специалистов своего дела это могут быть ежедневные планы и отчеты о том, что было сделано за день (неделю или месяц). Или отчеты о движении к цели в рамках конкретного проекта.

Вот почему менеджер должен запрашивать подобную отчетность каждый день: 

• сотрудники компании чувствуют контроль и более ответственно относятся к своему времени;
• наличие конкретных целей и задач на день в один момент повышает фокус и снижает риск окунуться в прокрастинацию;
• другие сотрудники отдела маркетинга видят, как идет движение к цели, а это помогает сохранять заданный темп деятельности;
• руководителю компании легче анализировать эффективность работы команды по проделанной работе, потому что есть количественные показатели и статистика.

Сообщения с отчетами сотрудники могут отправлять в чат проекта дважды или один раз в день: один блок сообщения содержит план дня, другой — итоги. Для удобства руководителя сотрудник отдела маркетинга может отмечать свое сообщение-план именным хэштегом (и хэштегом должности). Так, сообщение будет удобнее найти через поиск.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Отчетность по движению к цели в рамках какого-либо маркетингового проекта может представлять собой список с декомпозицией задачи. В список или план часто входит последовательность выполняемых задач или мини-целей, у каждой из которых существует собственный четкий дедлайн. Опыт показывает, что список с маркировкой выполненных задач должен обновляться в конце каждого рабочего дня.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

4. Понятный текст

Любые мысли в рабочих чатах нужно излагать лаконично и ясно. Это залог успешной коммуникации в любом коллективе, особенно в удаленных командах. Длинные “простыни” текста со множеством вводных слов и оборотов речи затрудняют понимание. Не меньше вредит общению и излишняя краткость, обилие аббревиатур и отсутствие пунктуации. 

Чтобы сотрудники не вчитывались в большой текст, быстрее реагировали на сообщения и лучше понимали друг друга, следует поработать над навыками письменного изложения мыслей.

Ниже пример неудачной и понятной формулировки сообщения в мессенджере: 

❌️ Собственно говоря коллеги руководством ОМ принято решение сократить бюджет на рекламу у блогеров по реализации прежней стратегии, поскольку она сейчас не совсем релевантна нашему запросу.

✅️ Руководство отдела маркетинга сокращает бюджет на рекламу у блогеров, потому что текущая стратегия не дает хороших результатов.

Чтобы научиться четко и правильно формулировать и доносить до коллег свои мысли в текстовом, рекомендуем книгу Максима Ильяхова «Ясно, понятно». В ней изложены базовые правила деловой переписки, которые сделают ее простой и удобной. Благодаря теоретической подготовке, вы не будете допускать ошибки в этой сфере.

5. Регламентация общения

Каждый маркетинговый процесс имеет свою специфику, которая отражается на организации чатов. Однако общение как таковое станет гораздо эффективнее и проще, если написание сообщений будет подчиняться установленному регламенту бизнеса. Это будет особенно актуально для публикации техзаданий в чатах-приемных отдела маркетинга, о которых мы говорили выше.

Удобно, когда для написания ТЗ в команде принят определенный шаблон с учетом обязательных пунктов. Вот что в него может входить:

• номер задачи 
• дедлайн
• ссылка на рабочие материалы
• видение конечного результата (план)
• важные комментарии, которые следует учесть в работе над проектом
• упоминание с помощью значка @ коллег, партнеров, к которым можно обратиться за дополнительной информацией
• обозначение приоритетности (важнейшая функция, которая помогает ускорить процесс выполнения действий и продвижение по плану в рамках любых задач)

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Почему важно организовывать работу отдела маркетинга

Подведем итог — почему структурирование работы отдела маркетинга имеет решающее значение для успеха ведения бизнеса и всей компании в целом.

1. Убрать хаос

Если общение в мессенджере не подчиняется определенной структуре, коммуникация внутри отдела маркетинга и в прочих структурных подразделениях становится спонтанной и хаотичной. В таких условиях сотрудники отдела маркетинга не понимают, где искать нужную информацию из-за путаницы в структуре данных компании, а это приводит к возникновению споров и конфликтов.

Как следствие, развитие компании замедляется, прибыль снижается. 

2. Повысить мотивацию сотрудников

Когда внутренние процессы в компании ведутся хаотично, у людей снижается мотивация работать. Отсутствие структуры в рабочих процессах затрудняет коммуникацию между сотрудниками. Согласно исследованию Института Управления Проектами (PMI), в среднем 56% неудач в проектах происходили именно из-за плохой коммуникации, в том числе онлайн, через сеть.

Там, где нет прозрачности и системности в общении, высок риск возникновения недопониманий и конфликтных ситуаций, а это сильно демотивирует людей. В результате растет текучка кадров в организации и снижается общая эффективность.

Понятные и регламентированные процессы помогают сотрудникам начать работать эффективнее и повышают качество их деятельности, их желание прикладывать усилия для достижения целей бизнеса. 

3. Повысить скорость работы

Когда непонятно, в каком чате необходимо согласовывать задачи, где решить определенный вопрос и к кому обратиться за помощью — рабочие процессы внутри отдела маркетинга и прочих отделов растягиваются. В результате, опыт показывает, что согласование действий занимает больше времени.

Если в отделе маркетинга все процессы прозрачны и понятны, а техзадания пишутся по регламенту, ясно и четко — сотрудники быстрее решают рабочие задачи. 

В результате компания достигает своих целей намного быстрее, и следовательно, прибыль бизнеса будет постоянно расти.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Корпоративный мессенджер Compass — надежный инструмент, с помощью которого вы сможете быстро и эффективно упорядочить общение в маркетинговом отделе, что способствует развитию бизнеса и поможет оперативнее достигать поставленных целей.