Бухгалтер на аутсорсе – избавляемся от хаоса в работе

Главные боли бухгалтера на аутсорсе

Бухгалтерия – такая сфера, в которой специалисту, совершившему ошибку, как правило, не дают второго шанса. Ведь если бухгалтер сдаст некорректный отчет в налоговую или задержит его, то бизнес может столкнуться с многочисленными проверками и штрафами. После этого клиент, скорее всего, передаст ведение отчетности в другую компанию – чтобы избежать таких рисков в будущем.

Что в первую очередь требует клиент от бухгалтера на аутсорсе:

• сдавать отчеты вовремя;
• вести учет и считать зарплату без ошибок; 
• корректно взаимодействовать с государственными органами – налоговой, Росстатом и другими;
• информировать клиента о ходе своей работы.  

Чего хочет сам бухгалтер:

• вовремя получать первичные документы от клиента;
• оперативно согласовывать и подписывать отчеты;
• не отвлекаться от работы без острой необходимости.

Основная сложность для специалиста на аутсорсе – выстроить эффективную удаленную работу с клиентом. Ведь даже если бухгалтер находится в офисе, с заказчиком он все равно общается по телефону, по почте или через мессенджеры.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Кроме обсуждения текущих вопросов, с клиентом нужно еще обмениваться документами и финансовыми данными. И если система работы не продумана и не отлажена, то аутсорсер может столкнуться со сложностями. Ниже расскажем о них подробнее. 

Хаос внутри команды

Компании, работающие на аутсорсе, зачастую ведут не одного-двух клиентов, а сразу – несколько десятков. И у каждого заказчика – своя специфика, отрасль и тип налогообложения. Поэтому у них отличаются системы отчетности, графики платежей и бюджеты.

Кроме того, с каждым клиентом может работать не один бухгалтер, а целая команда специалистов – например, юрист, налоговик и HR. 

Внутри такой структуры очень много коммуникаций. И если не выстроить простую и удобную систему взаимодействия между членами команды, то начинается хаос: 

• Информация о разных клиентах и проектах перемешивается. Сотрудники тратят много времени, чтобы найти нужное среди разных чатов и сообщений в почте. 
• Работа с разными клиентами обсуждается внутри одного чата. В результате информация перемешивается и, возможно, дублируется. 
• Даже если завести разные чаты для разных клиентов, проблема останется. Ведь по каждому заказчику очень много информации – первичные финансовые документы, балансы, договоры, бюджеты, отчеты от HR и так далее.
• Руководителю очень сложно сориентироваться в таком множестве сообщений и чатов. Как следствие - работу сложно контролировать и координировать.  

В результате специалисты могут совершать ошибки, путаться в документах и задачах, задерживать отчетность. Руководители при этом тратят больше ресурсов на контроль и микроменеджмент. 

Снижение репутации в глазах клиента

Заказчик может долго не обращать внимание на беспорядок внутри бухгалтерской компании – не замечать ошибок в отчетности или задержек по срокам. Но если эти проблемы приведут к претензии от налоговой – репутация подрядчика будет испорчена и повторно работу с финансовыми документами ему уже не доверят.

Кроме того, исправлять ошибки и компенсировать штрафы, скорее всего, придется именно аутсорсеру – многие договоры о сотрудничестве сейчас содержат такое условие.   

Отсутствие инструмента для быстрого решения рабочих вопросов

Бывают ситуации, когда от оперативности решения рабочего вопроса зависит качество выполнения задачи. 

Например, завтра – срок предоставления отчетности в налоговую. И нужно, чтобы сегодня клиент подписал все документы. Но он не отвечает на сообщения в мессенджере, а когда бухгалтер звонит ему – обещает все подписать позже, так как находится в дороге.     

По дороге клиент позвонил жене, заехал по делам, получил сообщение от своего сотрудника, задумался о другой проблеме – и забыл про обещание подписать отчет. Утром следующего дня бухгалтер обнаружил, что отчет не подписан. То есть срок подачи отчетности сдвигается, а это чревато штрафом или проверками. 

Напоминать заказчику о срочных задачах можно разными способами – звонками, письмами, сообщениями. Но если горящих вопросов много или они возникают у нескольких клиентов одновременно – это сильно затрудняет работу бухгалтера.  

Сложности в общении с клиентами

Все руководители используют разные и наиболее привычные для них способы деловой коммуникации. Это могут быть: 

• мессенджеры, например, Telegram или WhatsApp*;
• электронная почта; 
• личные звонки. 

*Принадлежит компании Meta, которая признана экстремистской в России. 

Из-за того, что бухгалтеры на аутсорсе общаются с клиентами через разные каналы, могут возникать определенные сложности: 

• Сотрудники часто переключаются между телефоном, почтой и мессенджерами – их внимание рассеивается, а концентрация падает. На коммуникации с клиентами уходит больше времени.  
• Время предоставления ответа увеличивается – сложно говорить по телефону и одновременно держать перед глазами мессенджеры и почту. Как следствие, клиент дольше ждет обратной связи. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Четкая и отлаженная система коммуникации с командой и клиентами – это основа эффективной работы бухгалтера на аутсорсе.

Как настроить коммуникацию внутри команды

Ниже опишем четыре шага, с помощью которых можно безболезненно выстроить систему коммуникаций внутри команды бухгалтеров на аутсорсе. 

Шаг 1. Визуализируйте структуру компании

Нарисуйте схему компании и выпишите все ее ключевые процессы. Отметьте на схеме взаимосвязи между сотрудниками на всех уровнях. Выделите зоны ответственности каждого члена команды. Определите систему, по которой задачи будут распределяться и контролироваться. 

В результате этой работы надо определить: 

• по какому пути проходят документы внутри компании; 
• в каком порядке сотрудники работают с ними; 
• кто и за что отвечает, кому и когда отчитывается; 
• как поделена ответственность за каждую задачу.     

Такая визуализация структуры компании поможет создать простую и понятную систему коммуникаций между ее сотрудниками.

Шаг 2. Создайте разные пространства для разных проектов

Когда чаты по разным проектам перемешиваются в одном окне, на поиск нужной информации уходит больше времени. Помимо обсуждения проектов, у команды есть чаты по внутренним вопросам компании, личные чаты и так далее. В результате получается хаос из сообщений, документов и файлов, в котором очень легко запутаться и потерять информацию, или упустить важные сообщения от клиентов. 

Для того чтобы упорядочить работу, нужно разделить все коммуникации по отдельным пространствам. Такую возможность дает, например, корпоративный мессенджер Compass. В нем можно выделить разные наборы чатов под разные проекты. 

При этом наборы чатов должны соответствовать структуре компании, определенной на первом шаге. Это упростит коммуникации: 

• Каждая задача будет обсуждаться в специально отведенном для этого месте. Сотрудники будут легко и быстро находить нужные документы, оперативно переключаясь между чатами. 
• Руководители будут знать, в какой чат нужно зайти для контроля задач и поиска файлов.   

Вот какой базовый набор чатов может содержать каждое пространство по проекту:

• Бюджет. В этом чате ежемесячно публикуются согласованные с клиентом бюджеты, отчеты об операциях и потраченных деньгах, фиксируются перерасходы и остатки средств. Все финансовые документы собираются в одном чате – это удобно и позволяет быстро найти данные за несколько периодов, чтобы сравнить их.  
• Бухгалтерия для СEO. В этом чате выкладывается вся отчетность, с которой работает команда – налоговая, бухгалтерская и кадровая, а также данные о движении денежных средств, информация о дебиторской и кредиторской задолженностях. Сюда же отправляются напоминания о сроках уплаты налогов и сдачи отчетов.   
• Финансы для CEO. Здесь обсуждаются все расходы, особенно внебюджетные – например, на ремонт или корпоратив.
• Счета на оплату. Сюда отправляются счета для согласования с клиентом. Заказчик решает – какие из них одобрить, а какие отклонить. 
• Выручка. В этом чате собирается ежедневная информация о выручке компании. Так, при необходимости, результаты можно будет отслеживать по датам.   
• Касса. Здесь хранится информация об остатках в кассе на конец каждого дня, а также приходные и расходные ордеры. 
• Клиентские чаты. Это дополнительные чаты, в которых рабочие вопросы обсуждаются с руководителем бизнеса, например, «отчеты на подпись». 

Добавить сотрудников в нужные для них чаты можно буквально в два клика – по ссылке-приглашению. У каждого члена команды будет виден набор чатов, относящихся к процессам, в которых он участвует. Сам клиент тоже будет погружен в информационное поле, но только в тех вопросах, которые касаются его напрямую.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Шаг 3. Договоритесь о правилах корпоративного общения

Чтобы сделать общение в мессенджере по-настоящему четким, структурированным и комфортным для всех участников, нужно договориться с командой о правилах корпоративных коммуникаций. Они могут быть, например, такими:

• Одно сообщение должно содержать один вопрос или тезис. Так его проще будет воспринять, и на такое сообщение легче ответить.
• Детальное обсуждение вопроса нужно уводить в тред. Это отдельная ветка сообщений под вопросом, которая позволяет не загромождать перепиской общий чат. В треде можно согласовывать отчеты, обсуждать расходы и так далее. Поток этих сообщений не помешает работе чата – важная информация не потеряется.
• Договоритесь о значении реакций на сообщениях. Например, если сообщение носит информационный характер, не надо писать под ним «понял» или «принял» – достаточно поставить реакцию со знаком «+». Так обратную связь сразу будет видно. Или, например, эмодзи «гаечный ключ» может означать, что задача в работе, а «зеленая галочка» – что вопрос решен и задача закрыта.
• Для согласования вопросов используйте систему коротких ответов. Большая часть вопросов в бухгалтерии требует закрытого ответа. Чтобы ускорить согласование, сотрудник может задать вопрос и сразу предложить варианты ответа с номером. Например, «Высылаю отчет, прошу согласовать. 1 – отчет согласован, 2 – есть вопросы, нужен созвон». Так руководителю достаточно будет поставить одну цифру, чтобы дать обратную связь. Это значительно повышает скорость и четкость работы.

Шаг 4. Настройте уровни доступа разных участников

Работа бухгалтера носит конфиденциальный характер. У такого специалиста есть доступ к финансовой информации компании, поэтому так важно избежать ее утечки. 

Обеспечить безопасность данных можно через настройку разных прав доступа у разных сотрудников – так скачивать или пересылать файлы смогут только те члены команды, которым это необходимо для работы. Остальные смогут открывать их только в режиме просмотра.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Как организовать коммуникации с клиентом

Важно структурировать коммуникации с клиентами так же, как и с командой. Это даст заказчику быстрый доступ к информации и упорядочит взаимодействие с ним. Вот какие шаги в этом помогут.  

Шаг 1. Создайте пространство для каждого клиента

Этот шаг совпадает с первым шагом построения системы коммуникаций внутри команды. Отдельное пространство для каждого клиента с набором чатов «под него» позволит обсуждать задачи и вопросы, которые требуют согласования с заказчиком – например, отчеты, бюджеты и счета. Это структурирует процессы и помогает не потеряться в потоке сообщений и файлов и бухгалтеру, и клиенту.    

Создайте для заказчика небольшой регламент с основными моментами – про обсуждения в тредах, систему реакций на сообщениях и согласование вопросов цифрами.  

Для доступа в мессенджер клиенту выдается гостевая ссылка-приглашение. Так он сможет просматривать документы в чатах, отправлять файлы и писать сообщения.

В Compass гостевой доступ является бесплатным – в чаты можно добавить сколько угодно клиентов. При этом сами заказчики не будут видеть друг друга.

Шаг 2. Используйте напоминания

Напоминания о задачах можно настраивать в телефоне, но удобнее делать это в корпоративном мессенджере. Время напоминания можно выбрать прямо на сообщении с текстом задачи. Тогда мессенджер сам напомнит о дедлайне всем участникам процесса.

В примере, когда руководитель забыл подписать отчет, напоминание могло спасти ситуацию – например, если бы бухгалтер написал в чат «Иван, нужно подписать отчет и прислать его сегодня до 18.00. Файл прикрепляю» и поставил на него напоминание на 17.00. А руководитель, не успевая сделать это вовремя, переставил бы срок напоминания на 17.30.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Напоминания пригодятся и в работе с командой — чтобы не забыть об онлайн-конференции, дате подготовки отчета или уплаты налогов.

Шаг 3. Настройте карточки сотрудников

Карточки сотрудников — удобный инструмент, чтобы помочь клиенту сориентироваться внутри команды. Так заказчик будет знать, к кому и с каким вопросом можно обращаться. И сразу поймет, кто ему пишет.   

В профиле каждого сотрудника нужно указать имя, его должность и перечень ключевых вопросов, которыми он занимается. Также в карточке можно указывать статус, например, «в отпуске до 15.03» или «смогу ответить Вам с 9.00 до 18.00 по московскому времени».  

Это сэкономит время и поможет проявить заботу о клиенте — если он будет знать к кому и когда можно обращаться, работа будет выполнена быстрее. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Заключение

Бухгалтер на аутсорсе может построить систему эффективных коммуникаций с командой и клиентами, если будет пользоваться простыми правилами: 

• Коммуникации должны проходить по определенной схеме, которая соответствует структуре и процессам компании. 
• Для разных клиентов должны быть выделены отдельные пространства с набором чатов под их задачи.
• В коммуникациях нужно придерживаться определенных правил, например, можно использовать эмодзи вместо ответа или согласовывать вопросы цифрами, а длинные обсуждения — уводить в тред.
• Использовать функцию напоминаний, которая поможет и сотрудникам, и клиентам не забывать о важных дедлайнах.
• Заполнить карточки сотрудников, чтобы заказчик знал, к кому и с каким вопросом можно обратиться. 

Таким образом, настроить четкую и удобную для всех участников работу несложно — если для этого есть удобный инструмент, такой как корпоративный мессенджер Compass, и правила работы с ним. 

Для команд меньше 10 человек Compass полностью бесплатен. Кроме того, в пространство мессенджера можно пригласить неограниченное количество клиентов — через ссылку гостевого доступа.