Боюсь, что без офиса не смогу организовать работу команды

Время прочтения: мин.

Привет, Компас, есть вопрос про удаленную команду. Я проработал в офисе больше 10 лет — сейчас компания переходит на удаленный формат, но я не до конца верю в удаленку и боюсь, что без офиса организовать эффективную работу не получится. В офисе мне понятно, что и как делать. Но как управлять командой, если сотрудники работают на удаленке? Может есть какие-то проверенные способы, чтобы не изобретать велосипед.

Денис

Руководитель

Хороший вопрос, и мы сталкивались с подобной практикой. У нас в команде Compass есть регламент офиса: все знают, когда открывается офис и начинается работа, а также когда офис закрывается и работа заканчивается. И тут на удаленке может возникнуть первый риск: люди будут начинать и заканчивать рабочий день по-разному, что приведет к растягиванию сроков и срыву дедлайнов — следовательно, к потере денег. Чтобы этого избежать мы создали чат на каждый отдел и назвали его work_отдел (название отдела): когда каждый представитель команды утром приступает к работе, он приветствует тут коллег.У нас есть один лайфхак: традиция делиться личным селфи с утра. Ведь люди в офис всегда приходят подготовленные. Девочки красятся, мальчики — гладят майку или рубашку. Работа на удаленке — такая же работа и привести себя в порядок с утра означает настроиться на работу. Поэтому селфи с утра работает лучше текстового «привет» 😊

Не все любят фотографироваться. Но это хорошо помогает команде синхронизироваться на удаленке: быстро начинать свой день без бесконечных раскачек и наливов кофе. А если еще и реакциями поддерживать фото коллег — это позитивно влияет на вовлеченность команды.Второй момент, который волнует всех без исключения менеджеров на удаленке: как понять, что в данный момент человек работает, а не занимается личными делами?Мы в своей команде изначально строим отношения на доверии — камер, специальных средств слежения для удаленных сотрудников и «микроменеджмента» у нас нет. Если сотрудник хочет, например, отойти на обед, налить себе кофе, сходить на 30 минут куда-то по личным делам — он может это сделать. Но в чате work_отдел мы просим его про личные дела сообщить. Если человек понадобится кому-то из команды, коллеги будут знать, когда он вернется. Например:

Отошел на 20 минут по личному вопросу
Вернулся

И еще многих волнует личное общение. Когда команда уходит на удаленку, пропадает позитивный момент личных коммуникаций — из-за этого может снижаться и вовлеченность. Хорошим решением тут может стать утреннее дейли — планерка на 15 минут с утра, на которой задают 3 вопроса:

что было достигнуто вчера?
каких результатов планируешь достичь сегодня?
какие есть риски не достичь этих результатов и как их устранить?

Помимо синхронизации, это хороший повод повидаться утром с командой отдела и зарядиться на рабочий день.

Станислав Бондарчук

Руководитель отдела продаж

Комментарий Compass

Опасения по поводу перехода на удаленную работу совершенно естественны — это новый непривычный опыт, а неизвестность всегда немного пугает. Но статистика доказывает, что удаленная работа может быть даже более эффективной, чем офисная. Института персонала и развития провел интересное исследование: вот несколько цифр из опросов сотрудников , которые перешли на удаленку во время пандемии:

45% компаний решили ввести полный удаленный рабочий день от одного до пяти дней в неделю после окончания пандемии.
71% руководителей посчитали, что работа на дому не оказала вредного влияния на производительность их сотрудников — 33% сообщили, что она улучшилась, а 38% заявили, что изменений не произошло.
46% сотрудников уверены, что их благосостояние улучшилось просто потому, что им не нужно было добираться до работы и обратно, а их день стал более гибким.
33% почувствовали, что количество отвлекающих факторов уменьшилось.
69% сотрудников сообщили об улучшении своего самочувствия из-за большего времени на сон и уменьшения стресса.
85% руководителей оценили возможность нанимать лучших людей с рынка и сокращать расходы на обслуживание офиса.

Как видно из статистики, у вынужденного перехода на удаленку обнаружились плюсы и для рядовых сотрудников, и для руководителей. После окончания пандемии многие компании не спешили вернуть сотрудников обратно в офис, а задумались над возможностями удаленного формата работы. И речь не только о сфере IT или маркетинга. Даже такой консервативный бизнес, как нефтегазовый, готов частично отказаться от офиса в пользу удаленной работы.

Так, например, нефтегазовая компания Vallia Energy перевела на удаленку 3200 сотрудников, работавших в штаб-квартире — 2,5 года они выполняли свою работу из дома. За время пандемии компания сократила площадь своих офисов и не спешила вернуть всех обратно, когда появилась возможность. Вместо этого в компании создали «гостиничную систему» — сотрудники могут зарезервировать рабочее место в офисе, когда оно им понадобится.

Все эти примеры говорят об одном: когда пройдет страх неизвестности, вы оцените преимущества удаленной команды и увидите плюсы, как увидели их другие руководители. Главное — подготовиться к переходу заранее и тщательно спланировать свои действия, помня о трех китах удаленки.

1. Первый кит — коммуникация. Она должна быть четкой и регулярной, особенно на начальных этапах. Используйте для этого качественные цифровые средства связи: видеоконференции, корпоративный мессенджер, электронную почту и т. д. Они помогут поддерживать общение между членами команды и обеспечат быстрое решение возникающих вопросов.

2. Второй кит — планирование. Составьте график работы и установите регламенты для удаленной команды. В офисе у вас наверняка был регламент — такой же нужен и для удаленного взаимодействия, чтобы команда оставалась организованной и продуктивной. Для планирования и трекинга задач используйте таск-менеджеры с командным доступом, такие как Trello или Redmine.

3. Третий кит — поддержание мотивации и вовлеченности. На удаленке также важно создавать позитивную рабочую атмосферу, как и в офисе. Для этого нужно поощрять успехи людей, обмениваться новостями, поддерживать друг друга, благодарить, давать обратную связь. Из-за того, что людям не нужно находиться в одном пространстве целыми днями, конфликтов в коллективе на удаленке может стать меньше.

Эти три принципа стоит держать в голове всем, кто хочет создать удаленную команду и поддерживать ее эффективность. А вот 7 прикладных советов, как реализовать эти принципы на практике в вашей команде.

1. Подготовьте удобное пространство коммуникаций

Коммуникация — первый кит и в работе удаленной команды и ему нужно уделить максимум внимания. Причем в этом пространстве должно быть место как деловому общения для обсуждения задач, так и личному — для сохранения целостности команды.

Помните, что оставаясь дома, сотрудники теряют важный канал межличностного общения: разговоры в столовой, у кулера, после совещания и по пути домой. Эти разговоры — источник информации обо всем, что происходит в компании. В условиях удаленной работы это общение следует заменить разветвленной системой чатов: чат с новостями, чат-болталка, чат с вебинарами для сотрудников, чат благодарности или даже чат обсуждения спортивных достижений.

2. Устанавливайте статусы доступности

На удаленке сотрудники не видят друг друга каждую минуту и не всегда могут сориентироваться, кто из команды сейчас активно работает — с ним можно обсудить задачи и спросить совет, а кто отошел или уехал в отпуск.

Определите порядок уведомления коллег об отпусках и перерывах в течение дня. Для перерыв можно использовать отдельный work чат. Вот, как это выглядит:

Для информирования об отпусках также можно создать специальный чат «Отпуска» и установить правила уведомления коллег. Например, за две недели до отпуска сотрудник пишет в этот чат о датах отпуска и сообщает, кто вместо него будет отвечать за его работу.

Упростить часть процессов поможет корпоративный мессенджер. Во-первых, в них удобно создавать систему рабочих чатов. Во-вторых, часто в таких мессенджерах есть карточка сотрудника: в ней прописана должность и название отдела, а также есть статусы, которые можно менять. В статусе можно указать информацию об отпуске — тогда в любой момент коллега сможет открыть карточку и увидеть актуальную информацию, даже если он не видел сообщения в чате «Отпуска».

3. Увеличьте количество командных звонков

Согласно отчету Buffer «State Of Remote Work 2023», одиночество является второй по значимости проблемой для удаленных работников, которая негативно влияет на производительность. Ключевая задача менеджера команды — поощрять и облегчать общение в команде.

Поскольку вы не будете видеться с командой каждый день, важно организовывать виртуальные встречи, чтобы сотрудники не чувствовали себя в изоляции. Если вы руководитель, устраивайте встречи с командой раз в месяц и делитесь стратегией. А на регулярной основе можно проводить утреннее дейли — созвон на 15-30 минут с утра для синхронизации по задачам и приоритетам

4. Используйте смайлы

Это может показаться странным для людей, которые привыкли к более формальному общению. Однако смайлы в тексте сообщений и реакции на сообщениях коллег заменяют нам эмоциональную часть общения в онлайне. Мы не можем использовать язык тела, тон, выражение лица, но можем обмениваться эмоциями и получать позитивный заряд от коллег таким нехитрым способом.

5. Практикуйте неформальные активности

Такие активности сближают и, как ни странно, удаленно их бывает проще организовать, чем в оффлайне. Например, собрать команду на удаленное поедание пиццы с неформальным обсуждением итогов месяца проще, чем затащить весь офис в пиццерию.

Добавить элемент геймификации поможет проведение командных игр в чатах корпоративного мессенджера. Например, игра «5 фактов»: сотрудник пишет 5 фактов о себе, при этом 1 факт ложный. Команде нужно угадать, какой факт выдуманный, а победитель получает приз.

Удобно, когда в мессенджере есть функция напоминаний — это поможет помнить не только о задачах, но и не забывать о неформальных активностях.

6. Будьте рядом и помогайте адаптироваться

В первые несколько месяцев после перехода на удаленку, вам нужно внимательно поддерживать каждого члена команды в личном чате и на тет-а-тет звонках. Узнайте, удалось ли вашим сотрудникам организовать дома удобное рабочее место, есть ли у них проблемы с новыми инструментами, комфортны ли для них выбранные каналы связи и количество звонков.

Вашим людям к команде тоже может быть страшно от перемен и непонятно, как освоить новый формат работы. Если они будут чувствовать поддержку от руководителя — смогут адаптироваться быстрее.

7. Отслеживайте активность

Всех менеджеров на удаленке волнует, как сотрудники проводят свой рабочий день. Точнее планировать задачи на день и проверять статусы задач вам поможет таск-менеджер — trello, todoist, redmine и другие.

Но можно организовать легкий контроль задач прямо в мессенджере. Попросите сотрудников составлять план задач на день с указанием времени на выполнение каждой задачи. А в конце дня — отправлять краткий отчет руководителю о том, что из плана было выполнено.

Планы и таск-менеджеры покажут вам задачи, которые выполнил сотрудник, но не покажут его статус активности в сети в течение дня. Для этого есть лайфхак, который доступен в корпоративном мессенджере — график активности. Этот график позволяет руководителю наглядно увидеть, когда и во сколько его сотрудники были доступны для коммуникации в течение рабочей недели.