Главная
/
Блог
/
Как быть?
/
Боюсь, что без офиса не смогу организовать работу команды

Боюсь, что без офиса не смогу организовать работу команды

Время прочтения: мин.
20
.
02
.
24

Привет, Компас, есть вопрос про удаленную команду. Я проработал в офисе больше 10 лет — сейчас компания переходит на удаленный формат, но я не до конца верю в удаленку и боюсь, что без офиса организовать эффективную работу не получится. В офисе мне понятно, что и как делать. Но как управлять командой, если сотрудники работают на удаленке? Может есть какие-то проверенные способы, чтобы не изобретать велосипед.

Денис
Руководитель

Хороший вопрос, и мы сталкивались с подобной практикой. У нас в команде Compass есть регламент офиса: все знают, когда открывается офис и начинается работа, а также когда офис закрывается и работа заканчивается. И тут на удаленке может возникнуть первый риск: люди будут начинать и заканчивать рабочий день по-разному, что приведет к растягиванию сроков и срыву дедлайнов — следовательно, к потере денег. Чтобы этого избежать мы создали чат на каждый отдел и назвали его work_отдел (название отдела): когда каждый представитель команды утром приступает к работе, он приветствует тут коллег.У нас есть один лайфхак: традиция делиться личным селфи с утра. Ведь люди в офис всегда приходят подготовленные. Девочки красятся, мальчики — гладят майку или рубашку. Работа на удаленке — такая же работа и привести себя в порядок с утра означает настроиться на работу. Поэтому селфи с утра работает лучше текстового «привет» 😊

Не все любят фотографироваться. Но это хорошо помогает команде синхронизироваться на удаленке: быстро начинать свой день без бесконечных раскачек и наливов кофе. А если еще и реакциями поддерживать фото коллег — это позитивно влияет на вовлеченность команды.Второй момент, который волнует всех без исключения менеджеров на удаленке: как понять, что в данный момент человек работает, а не занимается личными делами?Мы в своей команде изначально строим отношения на доверии — камер, специальных средств слежения для удаленных сотрудников и «микроменеджмента» у нас нет. Если сотрудник хочет, например, отойти на обед,  налить себе кофе, сходить на 30 минут куда-то по личным делам — он может это сделать. Но в чате work_отдел мы просим его про личные дела сообщить. Если человек понадобится кому-то из команды, коллеги будут знать,  когда он вернется. Например:

  • Отошел на 20 минут по личному вопросу
  • Вернулся

И еще многих волнует личное общение. Когда команда уходит на удаленку, пропадает позитивный момент личных коммуникаций — из-за этого может снижаться и вовлеченность. Хорошим решением тут может стать утреннее дейли — планерка на 15 минут с утра, на которой задают 3 вопроса:

  1. что было достигнуто вчера?
  2. каких результатов планируешь достичь сегодня?
  3. какие есть риски не достичь этих результатов и как их устранить?

Помимо синхронизации, это хороший повод повидаться утром с командой отдела и зарядиться на рабочий день.

Станислав Бондарчук
Руководитель отдела продаж

Комментарий Compass

Опасения по поводу перехода на удаленную работу совершенно естественны — это новый непривычный опыт, а неизвестность всегда немного пугает. Но статистика доказывает, что удаленная работа может быть даже более эффективной, чем офисная. Института персонала и развития провел интересное исследование: вот несколько цифр из опросов сотрудников , которые перешли на удаленку во время пандемии: 

  • 45% компаний решили ввести полный удаленный рабочий день от одного до пяти дней в неделю после окончания пандемии.
  • 71% руководителей посчитали, что работа на дому не оказала вредного влияния на производительность их сотрудников —  33% сообщили, что она улучшилась, а 38% заявили, что изменений не произошло.
  • 46% сотрудников уверены, что их благосостояние улучшилось просто потому, что им не нужно было добираться до работы и обратно, а их день стал более гибким.
  • 33% почувствовали, что количество отвлекающих факторов уменьшилось.
  • 69% сотрудников сообщили об улучшении своего самочувствия из-за  большего времени на сон и уменьшения стресса.
  • 85% руководителей оценили возможность нанимать лучших людей с рынка и сокращать расходы на обслуживание офиса.

Как видно из статистики, у вынужденного перехода на удаленку обнаружились плюсы и для рядовых сотрудников, и для руководителей. После окончания пандемии многие компании не спешили вернуть сотрудников обратно в офис, а задумались над возможностями удаленного формата работы. И речь не только о сфере IT или маркетинга. Даже такой консервативный бизнес, как нефтегазовый, готов частично отказаться от офиса в пользу удаленной работы.

{{cta_banner}}

Так, например, нефтегазовая компания Vallia Energy перевела на удаленку 3200 сотрудников, работавших в штаб-квартире — 2,5 года они выполняли свою работу из дома. За время пандемии компания сократила площадь своих офисов и не спешила вернуть всех обратно, когда появилась возможность. Вместо этого в компании создали «гостиничную систему» —  сотрудники могут зарезервировать рабочее место в офисе, когда оно им понадобится. 

Все эти примеры говорят об одном: когда пройдет страх неизвестности, вы оцените преимущества удаленной команды и увидите плюсы, как увидели их другие руководители. Главное — подготовиться к переходу заранее и тщательно спланировать свои действия, помня о трех китах удаленки.

1. Первый кит — коммуникация. Она должна быть четкой и регулярной, особенно на начальных этапах. Используйте для этого качественные цифровые средства связи: видеоконференции, корпоративный мессенджер, электронную почту и т. д. Они помогут поддерживать общение между членами команды и обеспечат быстрое решение возникающих вопросов.

2. Второй кит — планирование. Составьте график работы и установите регламенты для удаленной команды. В офисе у вас наверняка был регламент — такой же нужен и для удаленного взаимодействия, чтобы команда оставалась организованной и продуктивной. Для планирования и трекинга задач используйте таск-менеджеры с командным доступом, такие как Trello или Redmine.

3. Третий кит — поддержание мотивации и вовлеченности. На удаленке также важно создавать позитивную рабочую атмосферу,  как и в офисе. Для этого нужно поощрять успехи людей, обмениваться новостями, поддерживать друг друга, благодарить, давать обратную связь. Из-за того, что людям не нужно находиться в одном пространстве целыми днями, конфликтов в коллективе на удаленке может стать меньше.

Эти три принципа стоит держать в голове всем, кто хочет создать удаленную команду и поддерживать ее эффективность. А вот 7 прикладных советов, как реализовать эти принципы на практике в вашей команде.

1. Подготовьте удобное пространство коммуникаций

Коммуникация — первый кит и в работе удаленной команды и ему нужно уделить максимум внимания. Причем в этом пространстве должно быть место как деловому общения для обсуждения задач, так и личному  — для сохранения целостности команды.

Помните, что оставаясь дома, сотрудники теряют важный канал межличностного общения: разговоры в столовой, у кулера, после совещания и по пути домой. Эти разговоры — источник информации обо всем, что происходит в компании. В условиях удаленной работы это общение следует заменить разветвленной системой чатов: чат с новостями,  чат-болталка, чат с вебинарами для сотрудников, чат благодарности или даже чат обсуждения спортивных достижений.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

2. Устанавливайте статусы доступности

На удаленке сотрудники не видят друг друга каждую минуту и не всегда могут сориентироваться, кто из команды сейчас активно работает — с ним можно обсудить задачи и спросить совет, а кто отошел или уехал в отпуск.

Определите порядок уведомления коллег об отпусках и перерывах в течение дня. Для перерыв можно использовать отдельный work чат. Вот, как это выглядит:

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Для информирования об отпусках также можно создать специальный чат «Отпуска» и установить правила уведомления коллег. Например, за две недели до отпуска сотрудник пишет в этот чат о датах отпуска и сообщает, кто вместо него будет отвечать за его работу.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Упростить часть процессов поможет корпоративный мессенджер. Во-первых, в них удобно создавать систему рабочих чатов. Во-вторых, часто в таких мессенджерах есть карточка сотрудника: в ней прописана должность и название отдела, а также есть статусы, которые можно менять. В статусе можно указать информацию об отпуске — тогда в любой момент коллега сможет открыть карточку и увидеть актуальную информацию, даже если он не видел сообщения в чате «Отпуска».

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3. Увеличьте количество командных звонков

Согласно отчету Buffer «State Of Remote Work 2023», одиночество является второй по значимости проблемой для удаленных работников, которая негативно влияет на производительность. Ключевая задача менеджера команды — поощрять и облегчать общение в команде.

Поскольку вы не будете видеться с командой каждый день, важно организовывать виртуальные встречи, чтобы сотрудники не чувствовали себя в изоляции. Если вы руководитель, устраивайте встречи с командой раз в месяц и делитесь стратегией. А на регулярной основе можно проводить утреннее дейли — созвон на 15-30 минут с утра для синхронизации по задачам и приоритетам

4. Используйте смайлы

Это может показаться странным для людей, которые привыкли к более формальному общению. Однако смайлы в тексте сообщений и реакции на сообщениях коллег заменяют нам эмоциональную часть общения в онлайне. Мы не можем использовать язык тела, тон, выражение лица, но можем обмениваться эмоциями и получать позитивный заряд от коллег таким нехитрым способом.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

5. Практикуйте неформальные активности

Такие активности сближают и, как ни странно, удаленно их бывает проще организовать, чем в оффлайне. Например, собрать команду на удаленное  поедание пиццы с неформальным обсуждением итогов месяца проще, чем затащить весь офис в пиццерию.

Добавить элемент геймификации поможет проведение командных игр в чатах корпоративного мессенджера. Например, игра «5 фактов»: сотрудник пишет 5 фактов о себе, при этом 1 факт ложный. Команде нужно угадать, какой факт выдуманный, а победитель получает приз.

Удобно, когда в мессенджере есть функция напоминаний — это поможет помнить не только о задачах, но и не забывать о неформальных активностях.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

6. Будьте рядом и помогайте адаптироваться

В первые несколько месяцев после перехода на удаленку, вам нужно внимательно поддерживать каждого члена команды в личном чате и на тет-а-тет звонках. Узнайте, удалось ли вашим сотрудникам организовать дома удобное рабочее место, есть ли у них проблемы с новыми инструментами, комфортны ли для них выбранные каналы связи и количество звонков.  

Вашим людям к команде тоже может быть страшно от перемен и непонятно, как освоить новый формат работы. Если они будут чувствовать поддержку от руководителя — смогут адаптироваться быстрее.

7. Отслеживайте активность

Всех менеджеров на удаленке волнует, как сотрудники проводят свой рабочий день. Точнее планировать задачи на день и проверять статусы задач вам поможет таск-менеджер — trello, todoist, redmine и другие.

Но можно организовать легкий контроль задач прямо в мессенджере. Попросите сотрудников составлять план задач на день с указанием времени на выполнение каждой задачи. А в конце дня — отправлять краткий отчет руководителю о том, что из плана было выполнено.

Планы и таск-менеджеры покажут вам задачи, которые выполнил сотрудник, но не покажут его статус активности в сети в течение дня. Для этого есть лайфхак, который доступен в корпоративном мессенджере — график активности. Этот график позволяет руководителю наглядно увидеть, когда и во сколько его сотрудники были доступны для коммуникации в течение рабочей недели.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Попробуйте Compass

Знакомая ситуация?

Скачайте корпоративный мессенджер для управления командой
Попробуйте мессенджер, который приведёт в порядок рабочее общение.
Узнать больше

Книга по теме

Попробуйте Compass

Скачайте корпоративный мессенджер для управления командой
Узнать больше
Ссылка на скачивание Compass для компьютера скопирована