Автоматизация финансового учета: как считать деньги бизнеса и не сойти с ума

Зачем автоматизировать учет финансов 

Если кратко: чтобы тратить меньше времени на рутину и при этом больше зарабатывать. 

С экономией времени всё понятно — часть работы, связанной с учетом, будет делать система. Но как автоматизация влияет на увеличение прибыли? Тут тоже просто: у вас под рукой всегда будут актуальные данные о финансах, с которыми проще принимать обоснованные решения. А где правильные решения, там развитие бизнеса и рост прибыли. 

{{cta_banner}}

Когда вы ведете учет финансов на салфетке / в блокноте / в таблице (нужное подчеркнуть), можете не заметить, например, что какой-то клиент или проект не приносит вам денег. С автоматизированным и грамотно настроенным учетом вы увидите это еще до того, как потеряете кучу времени и денег. В обратную сторону это тоже работает — легко найти доходное направление и направить туда больше ресурсов. 

Степан Родионов, основатель сервиса финансового учета Adesk:
«Среди наших пользователей есть сооснователь диджитал-агентства, который потерял 1,5 миллиона на нерентабельном отделе. Он брал заказы, платил команде зарплату, но даже не предполагал, что каждый месяц теряет деньги, а не зарабатывает. И только автоматизация учета с распределением данных по проектам помогла ему выявить это». 

С чем еще помогает автоматизация: 

• Снизить риск ошибок. Чем меньше в процессе внесения данных участвует человек, тем ниже вероятность, что в отчеты попадут не те цифры. Автоматизация помогает исключить человеческий фактор если не полностью, то хотя бы частично. 
• Получать развернутую информацию о финансах компании. В сервисах автоматизации финансового учета есть отчеты, графики и диаграммы, с которыми анализировать стабильность и устойчивость компании намного проще, чем если просто фиксировать в блокнот расходы и доходы. Один раз потратив время на внедрение сервиса, вы сможете в любой момент смотреть отчеты, сравнивать исторические данные, следить за ростом бизнеса в динамике. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

• Сделать учет прозрачным, а результаты актуальными. Вам не нужно сначала вносить 100500 операций, чтобы посмотреть итог — автоматизированная система сделает всё сама. Остается только следить за финансовыми результатами, анализировать и принимать решения.

Автоматизация финансового учета может помочь бизнесу работать эффективнее, а предпринимателю — освободить время для стратегического планирования, постановки масштабных целей, поиска точек роста. Но как этого добиться? Что сделать, чтобы учет стал автоматизированным? 

Шаг 1. Выберите инструмент

Для автоматизации финансового учета удобно использовать специальные облачные сервисы. Они не привязаны к конкретному компьютеру, могут использоваться сразу несколькими членами команды и относительно легко внедряются.

Почти все сервисы предлагают пробный период, в среднем от 5 до 14 дней. За это время вы сможете протестировать интеграции, построить первые отчеты, оценить удобство использования и окончательно определиться. 

На что обратить внимание в процессе тестирования:

• Возможности автоматизации — какие процессы позволяет автоматизировать сервис, а что придется делать вручную. 
• Интеграции — с какими банками есть синхронизация, можно ли подключить эквайринг или обмен данными с другими сервисами. 
• Простота использования — легко ли разобраться в логике сервиса, есть ли база знаний с инструкциями. 
• Техническая поддержка — как быстро отвечают специалисты, помогают ли разобраться в вопросе или просто отправляют отписки. 
• Доступные инструменты — какие есть отчеты, графики, инструменты планирования. 

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Для автоматизации также можно использовать более сложные сервисы, например 1С, но тогда будьте готовы к инвестициям. Настройка, внедрение, доработка — все это требует финансовых и человеческих ресурсов. Еще один нюанс связан со спецификой 1С — изначально ее создавали для бухгалтерского учета, а не для управленческого. Конечно, можно установить дополнительные модули или «переписать» сервис под себя, но это тоже требует времени и денег. 

Малому, а иногда и среднему бизнесу, проще и дешевле использовать облачный сервис. Для внедрения Adesk, например, даже программист не потребуется — подключить сервис можно самостоятельно за 1-2 дня. За 14 дней бесплатного доступа вы сможете настроить интеграцию и на своих же данных протестировать все инструменты: от платежного календаря и управленческих отчетов до согласования платежей и товарного учета. 

Шаг 2. Составьте план 

Мало кто составляет план автоматизации бизнес-процессов, считая это бесполезным занятием. Но наш опыт доказывает, что грамотное планирование помогает предпринимателям сэкономить время и нервы. 

Что стоит спланировать:

1. Какие конкретно процессы будут автоматизированы. Например, внесение платежей, распределение по статьям и проектам, построение отчетов, дробление операций на части. Конкретный список зависит от специфики бизнеса, ваших потребностей и выбранного сервиса автоматизации — в каждом свой набор возможностей. 
2. Кто будет пользоваться сервисом и как. Определите, кто из сотрудников будет следить за данными, анализировать, принимать решения. В небольших компаниях это может быть один человек (чаще собственник), в среднем и крупном бизнесе — несколько сотрудников или целый отдел. 
3. Как сотрудники научатся работать в сервисе. Возможно, стоит разработать какие-то регламенты или прописать инструкции. Если у выбранного сервиса есть база знаний, можно давать ее в качестве учебного пособия, если нет — сделать самостоятельно. 
4. Какой бюджет нужно заложить на внедрение. Заранее посчитайте, сколько денег нужно выделить, чтобы подключить и настроить сервис. Если выбрали облачный сервис, отдельно рассчитывайте бюджет на использование — такие сервисы работают по подписочной модели, то есть доступ оплачивается на определенный период.

Боязнь перемен и ощущение хаоса — нормальная реакция на перемены. Но если вы составите подробный план, то убедитесь, что все не так страшно, и не бросите автоматизацию финучета на полпути.

Шаг 3. Перейдите к реализации

Вы можете внедрить сервис сами или привлечь специалистов — это зависит от желания, свободного времени и сложности выбранной системы. При самостоятельном подключении попросите в службе поддержки инструкцию и не стесняйтесь задавать вопросы. 

Хорошо, если разработчики проводят персональные презентации — это видеовстречи, где вас знакомят с возможностями сервиса и рассказывают, как настроить его под нужды вашего бизнеса. 

Шаг 4. Пользуйтесь новыми возможностями

Автоматизация финансового учета — это только первый шаг к грамотным управленческим решениям. Чтобы извлекать из нее максимум, анализируйте отчеты, осваивайте планирование, пробуйте формировать фонды. Не ограничивайтесь фиксацией расходов и доходов, ведь финансовый учет — это намного больше. 

Постепенно внедряйте все инструменты выбранного сервиса автоматизации учёта — так вы сможете не только экономить время, но и улучшать финансовые показатели своего бизнеса. 

В уже упомянутом сервисе Adesk, например, можно:

• Избегать кассовых разрывов с платежным календарем. 
• Ставить финансовые цели и отслеживать их выполнение с бюджетами план-факт анализом. 
• Анализировать результаты компании с разных сторон с помощью отчетов ДДС и ОПиУ и гибких настроек. 
• Отслеживать темпы роста богатства компании и показатели здоровья бизнеса с балансовым отчетом.
• Оценивать эффективность конкретных направлений, вовремя находить нерентабельные или масштабировать доходные проекты. 

Осваивать инструменты рекомендуем постепенно: сначала настроить все нужные интеграции и автоматизацию, потом подключить к работе отчеты, дальше — добавить платежный календарь, потом бюджеты. Если решите использовать всё и сразу, велика вероятность, что вы запутаетесь и бросите идею с автоматизацией.

Главное об автоматизации

• Автоматизация финучета экономит время и нервы собственника, делает данные более точными, а при определенных усилиях и желании помогает влиять на финансовые показатели бизнеса. 
• Для автоматизации можно использовать облачные сервисы или 1С. Первый вариант рекомендуем малому и среднему бизнесу, второй — крупным компаниям, которые готовы инвестировать в настройку и адаптацию программы под себя. 
• Начать внедрение сервиса автоматизации лучше с построения плана. Так вы не откажетесь от затеи на половине пути, потому что «хаос, ничего не понятно, я лучше останусь в таблицах». 
• Сервисы автоматизации помогают экономить время и всегда иметь доступ к отчетам, аналитике и инструментам планирования. 

Но, конечно, автоматизация финансового учета — это не волшебная таблетка. Вы не начнете больше зарабатывать и меньше переживать только потому, что подключили сервис. Чтобы видеть реальную пользу для бизнеса, важно вооружиться еще и желанием собственника или финансового директора.