Работайте лучше, а не больше: как сделать команду продуктивной по законам Паркинсона

Работа «расширяется», чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение

«Откладывайте на завтра лишь то, что не хотите успеть сделать до смерти», – говорил Пабло Пикассо. Цитата хорошо накладывается на мысль Паркинсона о том, что прокрастинация – главное звено его закона.

Когда сотрудник понимает, что на выполнение работы у него есть определенное время, делать эту работу он будет в последний момент. Такое распределение времени приводит к тому, что задача не закрывается в нужный срок.

Выходит так, что человек крадет время у себя самого: если бы он не растягивал одну задачу на весь день, то смог бы сделать много других полезных дел.

Как расправиться с первым законом Паркинсона?

• Распишите, сколько времени понадобится для выполнения конкретной задачи. Так, чтобы делать ее спокойно и без лишней нагрузки.
• Оцените, насколько быстро можно сделать эту работу.  Попробуйте сократить время на выполнение задачи и проанализируйте, хватит ли вам его.
• Ответьте себе, какой результат будет удовлетворительным. Чтобы рассчитать силы, необходимо понимать, к чему вы стремитесь.
• Не откладывайте все на потом. Возьмитесь за работу сразу и не поддавайтесь соблазнам отложить дело до завтра.

Тайм-менеджмент поможет расправиться с прокрастинаторами и «жертвами» первого закона Паркинсона.

Возьмите за правило практику планирования в команде. Попросите коллег писать личные планы в начале каждого дня, а по вечерам — подводить итоги. Это сделает людей более дисциплинированными, позволит сфокусироваться на задачах. Кроме того, создаст дух здоровой конкуренции: каждый будет видеть объем работ и соотносить со своей занятостью.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Расходы растут вместе с доходами

Закон был опубликован во второй книге Паркинсона «Закон и прибыли». Автор дает неутешительный прогноз: человек тратит все деньги (и даже больше в эпоху кредиток) независимо от того, сколько зарабатывает. Реальность состоит в том, что денег никогда не будет достаточно.

С ростом доходов растут и расходы. Примечательно, что с уменьшением заработка потребности не становятся ниже. Высокий доход чаще приводит к новым тратам: вы покупаете более дорогую одежду, позволяете себе больше путешествовать, приобретать дорогое жилье и автомобили.

Как оптимизировать расходы?

Заняться финансовой грамотностью. Существуют специальные курсы, но самый простой способ – откладывать часть денег. Например, 10% дохода откладывать на отдельный счет, с которого нельзя снимать деньги для бытовых целей. Необходимо выработать привычку: поначалу будет казаться сложно. Мотивация будет повышаться, когда будет понятно, сколько можно сохранить таким образом.

Лучше завести дневник, в котором фиксировать расходы. Например, писать в заметках траты и прогнозировать, сколько понадобится денег в следующий месяц. «На бумаге» вы сможете увидеть, какие расходы можно урезать, а от каких отказаться вовсе.

Подобная практика подойдет и владельцам компаний. Упрощенный вариант финансового отчета покажет, куда уходят деньги и в каких местах расходы можно оптимизировать.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Рост приводит к усложненности, а усложненность – это конец пути

Закон опубликован в третьей книге «Свояки и чужаки» и говорит о том, что увеличение элементов в системе грозит ее усложнением, что приводит к упадку.

Приведем пример: начиная бизнес самостоятельно, вы понимаете, что справитесь с большим объемом, берете дополнительную нагрузку. Со временем приходит осознание того, что нужны помощники. Развивается бизнес — растет и команда. Теперь нужно выстроить взаимодействие между сотрудниками и грамотно разделить обязанности. Коммуникация — базовое звено работы команды. Если с общением есть сложности, компания будет стагнировать или рост будет не соответствовать ожиданиям.

Как развиваться без потерь?

В первую очередь важно заметить саму проблему. Для этого нужно погрузиться в работу компании, обратить внимание на коммуникацию между сотрудниками разных отделов и статусов, искать неэкологичные и непрозрачные связи между людьми.

Выявить нарушения коммуникации в одиночку сложно, стоит привлечь HR-отдел, провести опросы и тесты. Увидеть, что у кого-то нагрузки мало, а кто-то с ней не справляется. 

Для этого планируйте нагрузку, создавайте трек-листы и отмечайте результаты работы. Система чатов и правил ведения проектов сделают общение более искренним и дружественным, кодекс и ценности компании вовлекают сотрудников в бизнес-процессы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чек-лист: как противостоять законам Паркинсона

1. Создавайте трек-листы задач на день/неделю/месяц и следите за исполнением;
2. Научитесь откладывать часть денег и ведите дневник расходов;
3. Обращайте внимание на загруженность сотрудников и правильно распределяйте нагрузку;
4. Правильно объясняйте сотрудникам задачи и покажите мотивацию;
5. Дайте понять, на какие уступки пойдет компания для выполнения работы в срок в случае форс-мажоров;
6. Обозначьте зону ответственности сотрудников при выполнении задач и покажите, кому делегировать обязанности вне своей компетенции.

Эти правила позволят вам и вашим компаниям эффективно использовать рабочее время и не переживать из-за срывов дедлайнов.