Закон Паркинсона: что это такое и как ему противостоять

Удивительно, что юмористическое эссе, опубликованное в журнале The Economist в 1955 году, станет основой для качественной работы компании. Тогда Сирил Норткот Паркинсон рассказал историю сотрудницы, задачей на день которой стала отправка поздравительной открытки.

Дело трех минут, но женщина потратила на него все рабочее время: час искала карточку, еще больше времени ушло на написание поздравления. Между делом она теряла очки и решала, нужно ли брать с собой зонтик для похода к почтовому ящику. Так и прошел день, за который сотрудница получила заработную плату.

{{cta_banner}}

Рассказал эту историю не тот Паркинсон, который описал паралич. Сирил Паркинсон – британский историк и политолог, известный своими сатирическими работами на тему бизнеса, политологии и управления. Получил всемирную известность благодаря трем законам Паркинсона:

1. Работа «расширяется», чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение;
2. Расходы растут с доходами;
3. Рост приводит к усложненности, а усложненность – это конец пути.

Теперь подробнее о каждом из них.

Работа «расширяется», чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение

«Откладывайте на завтра лишь то, что не хотите успеть сделать до смерти», – говорил Пабло Пикассо. Цитата хорошо накладывается на мысль Паркинсона о том, что прокрастинация – главное звено его закона.

Когда сотрудник понимает, что на выполнение работы у него есть определенное время, делать эту работу он будет в последний момент. Такое распределение времени приводит к тому, что задача не закрывается в нужный срок.

Выходит так, что человек крадет время у себя самого: если бы он не растягивал одну задачу на весь день, то смог бы сделать много других полезных дел.

Как расправиться с первым законом Паркинсона?

• Распишите, сколько времени понадобится для выполнения конкретной задачи. Так, чтобы делать ее спокойно и без лишней нагрузки.
• Оцените, насколько быстро можно сделать эту работу.  Попробуйте сократить время на выполнение задачи и проанализируйте, хватит ли вам его.
• Ответьте себе, какой результат будет удовлетворительным. Чтобы рассчитать силы, необходимо понимать, к чему вы стремитесь.
• Не откладывайте все на потом. Возьмитесь за работу сразу и не поддавайтесь соблазнам отложить дело до завтра.

Тайм-менеджмент поможет расправиться с прокрастинаторами и «жертвами» первого закона Паркинсона.

Возьмите за правило практику планирования в команде. Попросите коллег писать личные планы в начале каждого дня, а по вечерам — подводить итоги. Это сделает людей более дисциплинированными, позволит сфокусироваться на задачах. Кроме того, создаст дух здоровой конкуренции: каждый будет видеть объем работ и соотносить со своей занятостью.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Расходы растут вместе с доходами

Закон был опубликован во второй книге Паркинсона «Закон и прибыли». Автор дает неутешительный прогноз: человек тратит все деньги (и даже больше в эпоху кредиток) независимо от того, сколько зарабатывает. Реальность состоит в том, что денег никогда не будет достаточно.

С ростом доходов растут и расходы. Примечательно, что с уменьшением заработка потребности не становятся ниже. Высокий доход чаще приводит к новым тратам: вы покупаете более дорогую одежду, позволяете себе больше путешествовать, приобретать дорогое жилье и автомобили.

Как оптимизировать расходы?

Заняться финансовой грамотностью. Существуют специальные курсы, но самый простой способ – откладывать часть денег. Например, 10% дохода откладывать на отдельный счет, с которого нельзя снимать деньги для бытовых целей. Необходимо выработать привычку: поначалу будет казаться сложно. Мотивация будет повышаться, когда будет понятно, сколько можно сохранить таким образом.

Лучше завести дневник, в котором фиксировать расходы. Например, писать в заметках траты и прогнозировать, сколько понадобится денег в следующий месяц. «На бумаге» вы сможете увидеть, какие расходы можно урезать, а от каких отказаться вовсе.

Подобная практика подойдет и владельцам компаний. Упрощенный вариант финансового отчета покажет, куда уходят деньги и в каких местах расходы можно оптимизировать.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Рост приводит к усложненности, а усложненность – это конец пути

Закон опубликован в третьей книге «Свояки и чужаки» и говорит о том, что увеличение элементов в системе грозит ее усложнением, что приводит к упадку.

Приведем пример: начиная бизнес самостоятельно, вы понимаете, что справитесь с большим объемом, берете дополнительную нагрузку. Со временем приходит осознание того, что нужны помощники. Развивается бизнес — растет и команда. Теперь нужно выстроить взаимодействие между сотрудниками и грамотно разделить обязанности. Коммуникация — базовое звено работы команды. Если с общением есть сложности, компания будет стагнировать или рост будет не соответствовать ожиданиям.

Как развиваться без потерь?

В первую очередь важно заметить саму проблему. Для этого нужно погрузиться в работу компании, обратить внимание на коммуникацию между сотрудниками разных отделов и статусов, искать неэкологичные и непрозрачные связи между людьми.

Выявить нарушения коммуникации в одиночку сложно, стоит привлечь HR-отдел, провести опросы и тесты. Увидеть, что у кого-то нагрузки мало, а кто-то с ней не справляется. 

Для этого планируйте нагрузку, создавайте трек-листы и отмечайте результаты работы. Система чатов и правил ведения проектов сделают общение более искренним и дружественным, кодекс и ценности компании вовлекают сотрудников в бизнес-процессы.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Чек-лист: как противостоять законам Паркинсона

1. Создавайте трек-листы задач на день/неделю/месяц и следите за исполнением;
2. Научитесь откладывать часть денег и ведите дневник расходов;
3. Обращайте внимание на загруженность сотрудников и правильно распределяйте нагрузку;
4. Правильно объясняйте сотрудникам задачи и покажите мотивацию;
5. Дайте понять, на какие уступки пойдет компания для выполнения работы в срок в случае форс-мажоров;
6. Обозначьте зону ответственности сотрудников при выполнении задач и покажите, кому делегировать обязанности вне своей компетенции.

Эти правила позволят вам и вашим компаниям эффективно использовать рабочее время и не переживать из-за срывов дедлайнов.