Что такое фасилитация?

Фасилитация — это организация группового обсуждения при помощи инструментов и приемов, повышающих его эффективность. В буквальном смысле фасилитация (от англ. facilitate — помогать, способствовать) означает содействие в работе как отдельного человека, так и коллектива. Фасилитация деятельности используется как для выполнения бытовых задач, так и для достижения целей бизнеса.

Фасилитация представляет собой мощное средство достижения успеха в современном мире, где внимание к качеству общения и умение быстро адаптироваться к переменам становятся все более важными.

Этот метод происходит напрямую из социальной теории фасилитации, основной тезис которой в том, что в присутствии других людей человек начинает работать лучше. Именно в участии третьего лица в работе группы состоит главный механизм фасилитации. Этим лицом в коллективе и является фасилитатор.

В традиционных моделях командной работы руководитель в одиночку решает организационные задачи: он создает план действий, следит за ходом дискуссии, сам же принимает в ней участие и после обсуждения должен принять решение. При всем этом не раскрывается потенциал каждого участника собрания, и могут быть упущены лучшие идеи. Введение в работу фасилитатора поможет всего этого избежать.

Кто такой фасилитатор?

В психологии фасилитатором называется тот, кто способствует процессу обучения, например, сам психолог тоже берет на себя роль фасилитатора. Фасилитатор в бизнесе — это ведущий группового собрания, модератор встречи. Он устанавливает регламент совещания, фиксирует все идеи участников обсуждения, помогает, если дискуссия зашла в тупик. Фасилитаторы направляют обсуждение, создавая условия для активного общения и открытой связи между участниками.

Фасилитатором может быть как приглашенный специалист в сфере бизнеса, так и сотрудник компании, освоивший техники фасилитации.

«Задача фасилитатора — скоординировать обсуждение так, чтобы были эффективно задействованы все ресурсы группы».

Часто результат фасилитационной сессии напрямую зависит от свойств и навыков ведущего, поэтому хороший фасилитатор должен уметь:

Быть беспристрастным. Фасилитатор занимает нейтральную позицию: он не вступает в споры и не дает оценки. Необходимо избегать навязывания каких-либо точек зрения и приветствовать разнообразие мнений, так как это способствует развитию креативного мышления.
Внимательно слушать. Это важно для всех аспектов встречи, начиная с ее правильной модерации и заканчивая визуальной поддержкой участников группы.
Выстраивать коммуникацию. Этот пункт вытекает из прошлого: важно находить общий язык с присутствующими и поддерживать активное участие в дискуссиях. Интерес со стороны модератора и участников становится ключевым элементом успешной реализации мероприятия.
Задавать вопросы. Уточнения помогут лучше раскрыть идеи сотрудников.
Брать ситуацию под контроль. Участники могут уводить обсуждение в сторону, переходить на эмоции или нарушать правила встречи. Фасилитатор должен предупреждать и регулировать подобные отклонения.
Следить за временем. Только при соблюдении временного регламента каждый сможет высказать свое мнение.
Мотивировать разговор. Если человек теряет мысль, фасилитатор помогает ему снова войти в нужное русло.

За счет работы фасилитатора команда сможет лучше фокусироваться на объекте обсуждения и не тратить время на организационные вопросы.

Методы фасилитации

Фасилитация предполагает приход всех участников собрания к согласию. Чтобы организовать фасилитацию в команде, важно использовать психологические методики и ингибиции (процесс подавления или сдерживания определенных действий), которые могут помочь участникам оставаться открытыми для разных точек зрения. Психология играет важную роль в фасилитации, способствует развитию навыков активного прослушивания, управления конфликтами и формулирования решений.

Один из ключевых шагов в фасилитации — это способность находить общий язык между участниками, даже если люди имеют разные точки зрения и интересы. Это подразумевает активное использование коммуникативных навыков и умение структурировать беседу так, чтобы все члены команды могли выразить свое мнение.

Для успешной фасилитации важно разработать базовую методику и адаптировать ее под конкретные потребности команды или группы. Это может включать в себя использование различных инструментов, таких как стикеры, голосование, создание сценариев для сбора и обсуждения информации.

В этом состоит главная сложность — вся группа должна найти одно решение по каждому вопросу. Чтобы помочь команде в достижении консенсуса, существуют различные методы проведения фасилитационных встреч.

Визуализация процессов

Суть метода в том, что все высказанные идеи фиксируются материально. Из того, в каком виде это осуществляется, происходят разновидности этого метода:

Ментальная карта. В центре доски рисуется кружок с названием темы или вопросом. После высказывания каждого человека вокруг центра появляются кружки с новыми идеями. При помощи этой техники вопрос приобретает объемный вид, превращается в целый комплекс задач и их решений. Детальная разработка ментальной карты позволит сделать поэтапный план действий компании.
Карты мнений. Цель метода — собрать все возможные предложения и найти их общие места. Каждый самостоятельно фиксирует варианты решения проблемы на листе. Потом фасилитатор собирает все листы, группирует изложенные в них мнения и выносит их на обсуждение.
Эмоциональные карты. Этот метод хорошо подходит для ретроспективы — подведения итогов за определенный период. Участникам раздаются несколько карточек разного цвета. На этих картах каждый должен написать, какие ситуации на работе связаны с тем или иным настроением: к примеру, на зеленых карточках будут позитивные, а на красных — негативные. Фасилитатор отмечает положительные события из зеленых карточек и выносит на обсуждения события из красных.

Мировое кафе

Такой метод фасилитации обычно используется в больших группах и подходит для решения комплексных задач. Участники группами рассаживаются за разными столами, и на каждый стол назначается своя тема дискуссии или список вопросов. Позже участники по отдельности переходят за другие столы и принимают участие в других

обсуждениях. Так происходит до того момента, пока каждый не внесет предложения за всеми столами.

Открытое пространство

Каждый желающий записывает на доске свой вопрос в рамках общей темы. После этого все пишут свои имена напротив того вопроса, который хотят обсудить, и так распределяются по группам. После обсуждения фасилитатор дает слово лидерам групп, каждый из которых представляет полученные выводы и пути решения задачи.

Поляризация мнений

Участники составляют самые пессимистические и оптимистические прогнозы в рамках темы. Этот метод позволяет группе выплеснуть все негативные эмоции по поводу темы совещания и посмотреть на проблему шире.

Мозговой штурм

Классический метод, в котором крайне важна роль фасилитатора. Брейнсторминг отличается более хаотичным поиском решения задачи. Чтобы информация не терялась и не повторялась лишний раз, фасилитатор фиксирует идеи, суммирует их и обозначает новые пути для обсуждения.

Эти пять методов — одни из самых распространенных и эффективных в практике фасилитации. Оппозиция традиционным видам обсуждения не только подчеркивает важность фасилитации на совещаниях, но также способствует появлению у команды энтузиазма к работе в новых форматах.

Когда нужна фасилитация?

Очевидно, что фасилитация не станет универсальным вариантом для каждой встречи. В каких-то случаях применения обычных схем будет достаточно. Проведение фасилитационной сессии станет хорошим решением для встреч по поводу:

Стратегического планирования. Когда необходимо объективно оценить обстановку в компании и за ее пределами и составить план работы.
Проведения крупных преобразований. Таких как, ребрендинг, перестановка кадров или смена рабочей модели.
Наступившего кризиса. Время, когда высока потребность в генерации идей и усиленном участии всей команды.
Ретроспективы. Участники собрания подводят итоги за продолжительный период (итоги года, квартала), обсуждают, что прошло хорошо, а что нуждается в изменениях.
Ежедневных задач. Сотрудники в течение 20 минут делятся выполненными за прошлый день заданиями, текущим планом работы и новостями.

В последнем случае роль фасилитатора не так очевидна, как в остальных. В обсуждении ежедневных задач речь идет о малом промежутке времени. Чтобы уложиться в 20 минут и при этом дать слово каждому, нужно организовать собрание. Приглашать специалиста каждый день на такие совещания не получится, поэтому фасилитатором должен стать один из сотрудников компании.

На этом примере видно, что малые процессы также могут подвергаться фасилитации и что роль фасилитатора может примерить на себя любой член команды.

Польза фасилитации

Сформулируем выводы о положительных эффектах фасилитации. Внедрение фасилитатора в коллектив способствует:

Поднятию командного духа. Сотрудники учатся слушать друг друга, работать путем взаимодействия, за счет чего растет сплоченность коллектива.
Сохранению времени. Вопросы организации и регулирования собрания берет на себя фасилитатор, поэтому участники могут не тратить время на выработку плана встречи.
Формированию творческого подхода. Методы фасилитации предотвращают ответы «‎по формулам», когда человек ждет конца встречи больше, чем достижения ее целей.
Целостности ментального здоровья участников. Фасилитатор не позволит людям срываться друг на друга и отпускать неуместные комментарии.
Знакомству работников с новым опытом. Корпоративное обучение само по себе предполагает получение новых знаний, но фасилитация также способствует обмену опыта между сотрудниками.
Упрощению сложных задач. В результате фасилитации комплексные вопросы путем дискуссии разбиваются на множество простых.
Подготовке к любым ситуациям. Фасилитация также помогает менеджменту разрабатывать базовую стратегию и руководство в решении конкретных проблем. Это происходит на практических упражнениях, где коллеги могут вместе столкнуться с различными вызовами и оценить свою способность работать в команде.
Мотивации каждого участника. Человек во время фасилитационной сессии чувствует себя значимым, так как его ход мыслей влияет на ход работы.
Пониманию групповой динамики. Фасилитация встреч открывает руководителю возможность посмотреть по-новому на своих подчиненных и понять особенности их работы.

Это не все достоинства фасилитационных сессий, но остальные будут неизбежно вытекать из обозначенных выше.

Как таковые минусы в фасилитации деятельности определить сложно. Стоит упомянуть разве что возникновение у сотрудников желания прилагать меньше усилий во время групповой работы. Это явление известно как эффект социальной лени. Потенциально оно не представляет большой угрозы для групповых встреч, но делать выводы лучше, исходя из практики. Единственный способ проверить, насколько альтернативные методы соответствуют целям бизнеса — путем экспериментов. Фасилитация довольно пластична в применении, и в каждой компании процесс ее внедрения может сопровождаться разными решениями.

Ошибки в фасилитации могут привести к низкой продуктивности и недостаточной активности участников. Поэтому важно уметь управлять процессом, сохранять интерес и вовлекать всех.

Итоги

Фасилитация — это не просто модное слово в сфере управления, но и ценный инструмент, который помогает разрабатывать компетенции, обмениваться опытом и достигать успеха в реальных профессиональных сферах. Она позволяет развивать личности в сотрудниках, их поведение в команде, менеджмент, а также вместе создавать креативные решения для будущего.