5 секретов командной работы: меньше хаоса, больше прозрачности

Наводим порядок

Основа продуктивной команды – выстроенные процессы и прозрачная коммуникация между сотрудниками.

Упорядочьте проекты и процессы

Прежде всего, составьте список проектов и их ключевых процессов. По каждому процессу опишите, кто и что должен делать, в какие сроки и с каким уровнем качества.

Управлять процессами будет проще, если внедрить удобный инструмент для общения команды, например, корпоративный мессенджер. Вот как можно организовать работу в нем:

1. Разделите разные проекты по разным рабочим пространствам мессенджера. Так чаты не будут пересекаться, путаницы станет меньше.
2. Внутри одного пространства выделите чаты по отделам и ключевым процессам. По маркетингу, например, могут быть чаты «Маркетинг_бюджеты», «Маркетинг_согласование рекламы» и «Маркетинг_разработка новинок».
3. В каждый чат пригласите только тех, кто ответственен за конкретный процесс. Так сотрудники будут получать только ту информацию, которая им нужна для работы – и ничего лишнего.

Договоритесь о правилах взаимодействия

Правила взаимодействия ускоряют работу и снижают количество ошибок. Вот несколько рекомендаций по ним:

1. Запишите правила взаимодействия и расскажите о них коллегам. В правилах укажите то, что важно для вашей команды. Например, «всегда ставить реакции на сообщениях в главном чате», ведь это повышает вовлеченность. Или «обязательно отмечать руководителя тегом в срочных сообщениях – через знак @», так он быстрее его прочитает.
2. Не перегружайте общий чат обсуждением вопросов – пишите все комментарии в тредах. Такие отдельные ветки комментариев под сообщениями позволяют структурировать беседу и избежать хаоса в переписке.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

3. Договоритесь о наглядной системе быстрых ответов. Например, если задача в работе,  ставьте на ней эмодзи в виде гаечного ключа. На выполненных задачах – зеленую галочку.
4. Заполните профили сотрудников в корпоративном мессенджере – укажите отдел, должность и перечень основных задач человека. Так команде будет проще сориентироваться, к кому и с каким вопросом можно обращаться.

Четко ставьте задачи и контролируйте результат

Используйте мессенджер, чтобы ставить задачи и отчитываться об их выполнении:

1. Для типовых задач можно разработать шаблон сообщения – сделайте его коротким, наглядным и информативным.
2. В чаты можно отправлять краткие отчеты о проделанной работе. Сотрудники отдела продаж, например, в конце рабочего дня могут писать, сколько сделок закрыто и сколько клиентов еще в работе.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Настройте уровни доступа

Настройки доступа важны для безопасности данных компании:

• В разных рабочих пространствах и чатах могут быть разные уровни доступа. Например, где-то можно пересылать и скачивать файлы или записывать голосовые сообщения, а где-то – нет.
• Клиентов компании тоже можно пригласить в корпоративный мессенджер – в Compass, например, для этого предусмотрена функция гостевого доступа.

Добавьте положительных эмоций

Позитивные эмоции заряжают и мотивируют команду:

• Научите сотрудников ставить реакции на сообщениях, чтобы поддерживать коллег.
• Заведите чат «флудилка», чтобы вынести в нее неформальное общение команды – делитесь интересными новостями или мемами.

2. Составляем инструкции по сложным вопросам

Регламенты – это не дань бюрократии, а удобный бизнес-инструмент, который помогает избежать ошибок в работе. Заведите полезную практику составлять регламенты по самым сложным процессам в вашей компании. Вот несколько рекомендаций, как это сделать: 

• Укажите цель регламента и список ситуаций, в которых его надо использовать.
• Опишите алгоритм работы – как попасть из пункта А в пункт В.
• Пишите так, чтобы в тексте разобрался даже новичок. Используйте понятный язык без сложных терминов. Это поможет сотрудникам в процессе онбординга.
• Давайте ссылки на документы, которые указываете в регламенте – так человек сможет быстро их найти. 
• Сделайте удобное оглавление, соблюдайте иерархию заголовков. Чем быстрее сотрудник сможет сориентироваться в большом документе, тем лучше.   
• Сделайте регламент наглядным – используйте схемы, графики, фотографии, видео или ссылки на них. Это упростит понимание инструкции.
• Укажите пределы компетенций – опишите, в каких случаях человеку стоит обратиться за помощью и как ее можно получить.

Готовые инструкции протестируйте на сотрудниках с разным стажем и опытом работы. Попросите у них обратную связь и поправьте те моменты, которые оказались сложными для понимания.

Регламенты лучше собрать в одном месте – можно использовать для этого чат в корпоративном мессенджере или специальные сервисы для создания базы знаний — например, Teamly.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

При выборе сервиса для размещения регламентов обращайте внимание на следующие функции: 

• Возможность выделить отдельные рабочие пространства под разные проекты или отделы.
• Удобная древовидная структура файлового хранилища – так найти нужную информацию можно будет в несколько кликов.
• Поиск по всем типам файлов с функцией исправления опечаток.
• Возможность систематизировать контент по типам файлов, авторам, датам и другим критериям.
• Гибкие настройки прав доступа для разных пользователей.
• Опция совместного редактирования файлов – это удобно, если над документом работает несколько человек.
• Возможность комментировать отдельные фрагменты текста в документе.
• Удобные настройки для работы с текстом – изменение шрифта, размера и цвета текста помогут выделить важную информацию и структурировать ее.
• Интеграция с другими приложениями, например, корпоративным мессенджером или CRM-системой.

3. Проводим мозговые штурмы в письменном виде

Мозговой штурм – отличный инструмент для поиска нестандартных идей и решения сложных бизнес-задач. Но зачастую обсуждение вопросов в большой команде оборачивается стрессом для сотрудников – кто-то хочет высказаться, но стесняется, а кто-то чересчур активен.  

Хороший альтернативный формат – мозговой штурм в письменном виде. Можно собрать все идеи в чате корпоративного мессенджера, а можно использовать специальные сервисы с совместным доступом к интерактивным онлайн-доскам или интеллект-картам.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Вот несколько рекомендаций для продуктивного мозгового штурма: 

• Обозначьте команде проблему или задачу, которую необходимо решить. За один подход решайте только один вопрос, иначе возникнет путаница.
• Определите формат сбора идей. Если проводите мозговой штурм письменно – ограничьте объем одного сообщения или инфоблока. Слишком длинные тексты будет сложно обрабатывать.
• Ограничьте сбор идей во времени. Если у команды возникнут новые мысли после брейншторма – их можно будет собрать в отдельном месте.
• Выберите модератора – из всех сообщений ему надо будет составить наглядную схему идей. При этом важно не изменять текст сообщений, ведь это может исказить смысл предложения.
• Определите, кто будет выбирать лучшие идеи и принимать решение по дальнейшим шагам для их реализации.

• В процессе сбора идей важно не обсуждать и не оценивать их. И похвала, и критика будут только мешать.
• Если в команде сильно выражена иерархия, важно ее на время «выключить». Для продуктивного мозгового штурма все участники должны быть равны.

После брейншторма обязательно выразите благодарность каждому участнику. Это важная часть процесса – сотрудник, который поделился идеями, должен знать, что его мысли были полезны для команды, даже если их не приняли в дальнейшую работу.

4. Организуем встречи и делимся успехами

Регулярные встречи с коллегами, на которых вы делитесь прогрессом в работе и успехами друг друга, сложно переоценить. Ведь они не только улучшают настроение и поддерживают позитивную атмосферу в коллективе, но и объединяют команду, повышают мотивацию людей двигаться к общим целям.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Вот несколько советов, как сделать такие встречи продуктивными:

• Определите периодичность и формат встреч. Если команда работает удаленно, то их можно проводить онлайн. В этом случае попросите участников включать свои камеры – так лучше передаются эмоции.
• Во время встречи старайтесь обсуждать общие достижения команды – лучше не выделять отдельных «звезд» и, тем более, не называть «отстающих».
• Не формируйте у людей завышенные ожидания. Если кто-то из сотрудников регулярно показывает высокий результат, не ждите, что так будет всегда. Отсутствие права на ошибку может вызвать у человека стресс и выгорание в дальнейшем.
• Спрашивайте у команды, как можно улучшить вашу совместную работу – пусть расскажут, чего, на их взгляд, не хватает или что мешает в достижении целей.
• Говорите с сотрудниками о миссии и ценностях компании – людям важно приносить пользу обществу и быть частью чего-то большего, чем просто работа.

5. Используем ИИ для рутинных задач

Будущее уже наступило – сервисы с искусственным интеллектом активно помогают людям в работе, экономят им время и деньги. Наиболее известный сейчас ИИ-ассистент – ChatGPT, с помощью которого можно анализировать и обрабатывать данные, создавать новый контент, разрабатывать чат-боты и даже обучать персонал.  

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Компании внедряют виртуальных помощников с искусственным интеллектом в свои приложения. Например, ИИ-ассистент в базе знаний от Teamly может составлять краткий пересказ больших текстов, писать деловые письма или посты для соцсетей, формировать списки задач по сотрудникам.

Таким образом искусственный интеллект берет на себя часть рутинных задач и освобождает время команды для решения более сложных вопросов.

Итоги

Для того чтобы работа в команде была менее стрессовой и более продуктивной, используйте пять основных советов:

• Наведите порядок в процессах и проектах – выберите удобный корпоративный мессенджер и договоритесь о правилах взаимодействия в нем.
• Составьте регламенты для всех сложных вопросов и соберите их в единую базу знаний.
• Начните проводить мозговые штурмы в письменном виде – это позволит всем сотрудникам раскрыться, даже самым скромным. В итоге идей будет больше.
• Проводите регулярные встречи для обмена новостями и успехами команды – это вдохновляет и повышает мотивацию к работе.
• Используйте ИИ-ассистентов – они освободят сотрудников от рутинных задач, времени на ключевые вопросы станет больше.