Адаптация новых сотрудников

Найм: как настроить процесс?

Процесс поиска и адаптации нового сотрудника — это задача, которая порой занимает много времени и усилий. Ведь важно найти не только человека с нужными навыками, но и обеспечить его успешное включение в компанию. 

Сначала, когда в компании возникает потребность в новом сотруднике, обычно разрабатывается план действий. Эта программа включает в себя организационные моменты, такие как составление вакансии, определение ключевых требований к кандидату и разработку материалов для привлечения соискателей. 

Идеальный вариант — когда получается «влюбить» нового сотрудника в компанию в первый же месяц, а еще лучше — с первого контакта с менеджером по персоналу.

Чтобы организовать найм нового сотрудника в компанию, нужно:

• найти человека, подходящего к ценностями компании
• провести грамотный онбординг и интеграцию в команду

Процесс найма может быть упрощен и оптимизирован с помощью современных инструментов. Рассмотрим реальный кейс, как устроена система найма в корпоративном мессенджере Compass:

1. Создается отдельный чат, например, «Резюме – маркетологи», куда добавляются менеджеры по персоналу, занимающиеся поиском маркетологов, и руководитель;
2. В этот чат отдельными сообщениями добавляются резюме подходящих кандидатов. В тредах под каждым резюме ведется поэтапная работа – собеседование, анкетирование, тестовое задание, согласование кандидатуры с руководителем;
3. В этом же чате публикуются ежедневные отчеты HR о том, на каком этапе находится кандидат – это важно не только для руководителя, но и самого специалиста по найму;
4. После успешного найма новых сотрудников чат хранится до тех пор, пока не возникнет необходимость нового поиска по этой вакансии;
5. Для работы с новичком на испытательном сроке создается соответствующий чат с именем и фамилией сотрудника. Здесь хранится как история собеседования, перенесенная из предыдущего чата, так и новая информация – отчеты по дням, неделям, фидбек руководителя, информация о больничных и отгулах. Это, своего рода, личное дело, помогающее принять решение о дальнейшей работе со специалистом после испытательного срока.  

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Адаптация — это время, когда каждый новичок может почувствовать себя частью большой команды, вкладывая свои уникальные навыки и идеи. Уже на момент первого знакомства можно дать кандидату информацию о компании, чтобы он почувствовал себя частью команды. А затем, после оформления, начинать адаптацию. Адаптацию новых сотрудников можно разделить на 2 этапа:

1. Онбординг — это процесс привыкания новых сотрудников к компании. Это не просто введение новеньких в рабочую среду, но и предоставление им необходимых инструментов, знаний и поддержки для успешного выполнения своих обязанностей.

2. Интеграция в команду — время, когда новичок начинает вливаться в коллектив, знакомится с будущими коллегами и учится взаимодействовать в новом рабочем окружении. 

Поговорим сперва про онбординг.

Обучение новых сотрудников

Система обучения правилам, или онбординга в компании — это как ключевой курс, который каждый новый сотрудник должен пройти перед тем, как полноценно влиться в рабочую обстановку. Он включает в себя организационные и обучающие мероприятия, позволяющие новичку получить не только знания и навыки, но и чувство принадлежности к коллективу. 

Программа онбординга включает в себя несколько этапов, начиная с ознакомления с компанией, ее ценностями и культурой. После важно предоставить информацию о структуре компании, ее продуктах или услугах, а также ожидания от роли нового специалиста.

Важной частью плана онбординга является обучение, которое может включать как теоретические занятия, так и практические задачи. Они помогут новому работнику быстрее освоить свои обязанности и начать работать наравне с коллегами.

Например, через чат-боты в Compass новый сотрудник получает доступ к базе знаний, а в тредах к сообщениям в общих чатах может задавать вопросы и получать ответы от более опытных коллег.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Обратная связь

Важная часть успешной адаптации — это обратная связь. После того, как новый сотрудник ознакомится с правилами и ценностями компании, важно собрать его мнение. Эта рефлексия помогает лучше усвоить и запомнить информацию, а также понимать нюансы, которые могут потребовать дополнительного объяснения и избежать лишнего стресса в будущем.

Выдача доступов

Следующий важный аспект — это выдача доступов. Создание отдельного треда «Пароли для входа» в личке нового сотрудника позволяет хранить все пароли в одном месте и обеспечивает быстрый доступ к ним. В тред можно отправить все пароли, чтобы они не терялись в чате. Сотрудник добавляет тред в «Избранные комментарии», и пароли всегда под рукой. Если нужен более системный подход к использованию паролей, то на помощь придут такие хранители ключей, как, например, Keepass.

Профессиональная адаптация

Психологическая и профессиональная адаптация и иногда обучение играют ключевую роль. Поэтому компании все чаще прибегают к проведению специальных тренингов, чтобы новички могли быстрее и успешнее интегрироваться в команду. 

Эти тренинги могут быть как организационной, так и производственной направленности. Проводя такие обучающие мероприятия, компания преследует несколько целей. Одна из них — максимально сократить период привыкания и адаптации нового сотрудника к рабочим нормам и условиям, повышение его мотивации, определение зоны ответственности. Ведь от этого во многом зависит его эффективность и успешность в дальнейшей деятельности.Профессиональная адаптация нового специалиста включает знакомство с кругом своих обязанностей, с коллегами по команде и другими отделами. Он сможет задавать вопросы, уточнять детали и получать помощь и обратную связь. Четкие должностные инструкции, лучше — прописанные, в более полной мере.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Интеграция сотрудника в команду

Следующий этап адаптации сотрудника в компании — период его интеграции в команду. 

Понимание ролей

Для знакомства с коллективом можно дать новому сотруднику список коллег с их должностями и видами ролей, чтобы он мог быстро всех запомнить. Но еще удобнее это реализовано в Compass — в корпоративном мессенджере есть профили сотрудников. Карточка показывает его имя, должность и статистику активности работы человека. 

Профиль сотрудника в мессенджере также может содержать полезную информацию о статусе — кто находится в отпуске, к примеру, а кто доступен для общения. Эта функция эффективна на этапе адаптации, когда новый сотрудник может быстро узнать, с кем можно связаться для решения проблем.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Приветствие в общем чате

Процесс знакомства новичка с командой можно эффективно организовать через общий для всех сотрудников чат в мессенджере. Менеджер по персоналу, пригласивший сотрудника, может сделать пост-знакомство в общем чате. 

В посте  стоит анонсировать приход нового участника команды — так его будущие коллеги смогут представиться и поделиться информацией о себе. Это создаст дружелюбную и открытую атмосферу, способствуя быстрой интеграции новичка в коллектив.

{{pc}}

{{/pc}}

{{mobile}}

{{/mobile}}

Например, в известных компаниях интеграция в команду удаленных сотрудников через корпоративный мессенджер стала обыденной практикой. Сотрудники могут нажать на аватарку коллеги и увидеть его название отдела, должность и контактную информацию. В компании FusionTech знакомство с удаленными сотрудниками тоже проходит с форме поста-знакомства в общем чате. 

Чаты отделов и процессов

Одним из шагов в интеграции является добавление нового сотрудника в чаты отдела. На этом этапе новичок становится частью команды, получает доступ к общению, обмену опытом и совместной работе. Это позволит ему сразу войти в рабочий процесс и чувствовать себя на одном уровне с остальными сотрудниками. 

Наставник

Адаптация и взаимодействие на рабочем месте зависит и от непосредственных членов коллектива. Именно они помогают новому сотруднику наладить общение, показать, как работает проект, рассказать о правилах и особенностях работы в офисе. Наставничество играет очень важную роль в этом процессе, и часто успешно введенная практика наставничества позволяет сократить время адаптации.

Наставник – это опытный коллега, который помогает новичку ориентироваться в рабочей среде, разъясняет особенности работы, поддерживает в решении задач, дает оценку результатам и помогает лучше увидеть и исправить ошибки. 

Итоги

Продуманная руководством система адаптации новых сотрудников должна помочь новичкам быстрее адаптироваться в коллективе и начать полноценно выполнять свои обязанности. Ответственные за управление персоналом обычно принимают во внимание как особенности новичка, так и особенности проекта. Организация тренингов, встреч, бесед — все это инструменты, необходимые для знакомства и адаптации новеньких, решения возникающих вопросов.

Важной частью онбординга является также оценка успешности адаптации. Как правило, компания по истечению определенного срока проводит анализ, рассматривая, насколько успешно работник справляется с новыми задачами и условиями. Это дает возможность корректировать процессы адаптации с учетом конкретных потребностей и ресурсов.

Во время испытательного срока сотруднику в течение нескольких месяцев нужно должным образом понять свои обязанности и как они вписываются в общую картину работы компании. В этот период такие условия, как эффективная программа обучения, введение в культуру компании и опытный наставник становятся ключевыми элементами. Испытательный срок помогает организации оценить, насколько новый работник соответствует ожиданиям и как он проявляет себя в коллективе.

Организация менторской поддержки и содействие в решении первых вопросов помогут создать более комфортное окружение для адаптации.

Систематическая работа по адаптации новых сотрудников способствует формированию слаженного коллектива, готового к решению сложных вопросов. В конечном итоге, успешная адаптация способствует укреплению профессионализма персонала, повышению продуктивности и достижению общих целей компании.

На каждом этапе адаптации, начиная с первого дня на новом месте работы и заканчивая работой с наставником, корпоративный мессенджер может стать надежным проводником новичка в компании. Новый сотрудник быстро освоится на рабочем месте, познакомится с коллегами и начнет полноценно выполнять свои задачи. Каждый этап адаптации, подкрепленный обратной связью и поддержкой, поможет новому сотруднику почувствовать себя частью команды в первые месяцы работы.